檔案管理基本情況精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基本情況范文

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;適應(yīng)新形勢(shì)

中圖分類號(hào):C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)19-0192-01

1.加強(qiáng)人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ),也是豐富人事檔案內(nèi)容和開(kāi)展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上,做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補(bǔ)充工作,及時(shí)與各部門(mén)聯(lián)系,要求他們定期送交檔案材料。對(duì)缺少的材料要善于聯(lián)系溝通,變被動(dòng)為主動(dòng),及時(shí)追補(bǔ)和不斷充實(shí)新的資料。

2.變“被動(dòng)保管”為“主動(dòng)服務(wù)”:圍繞醫(yī)院人事工作的需要,堅(jiān)持“以人為本”的人力資源管理理念,樹(shù)立檔案工作的服務(wù)觀念、時(shí)效觀念、價(jià)值觀念,拓展服務(wù)領(lǐng)域,積極主動(dòng)提供利用人事檔案。服務(wù)觀念即從被動(dòng)坐等上門(mén)的接待方式,逐步走向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,努力開(kāi)拓檔案利用的新途徑。時(shí)效觀念即醫(yī)院參與醫(yī)療衛(wèi)生市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),歸根結(jié)底就是人才的競(jìng)爭(zhēng),檔案人員要樹(shù)立效率觀念,在檔案提供利用工作中,及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案,為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)。價(jià)值觀念即醫(yī)院人事檔案人員要充分認(rèn)識(shí)人事檔案的作用,特別是人才就是潛在的生產(chǎn)力,一旦發(fā)揮作用,就能為醫(yī)院創(chuàng)造效益。

3.管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動(dòng)態(tài)管理:醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充體現(xiàn)個(gè)人特色和時(shí)展的新內(nèi)容,增加一些反映個(gè)人特色的內(nèi)容,可以是誠(chéng)信材料,如病人滿意度,也可以是德、能、勤、績(jī)的考核材料,還應(yīng)將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、工資情況等及時(shí)歸檔,實(shí)現(xiàn)真正意義上的全面動(dòng)態(tài)管理,即通過(guò)查閱檔案,能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)事人所有的信息,并能查到當(dāng)事人某一階段的真實(shí)情況。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化:近年來(lái),隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高,傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案管理信息化程度的高低,直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。這就要求將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中,利用計(jì)算機(jī)將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦,使檔案據(jù)化、信息化,在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評(píng)價(jià)等功能,不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵,為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。

(1)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將干部檔案資料整理輸入微機(jī),通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化,在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。同時(shí),檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后,不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息,而且可以記錄干部職級(jí)、學(xué)歷、工資、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息,一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí),可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī),保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。(2)建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng),實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理。適應(yīng)人才流動(dòng)的需求,為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn),可以將干部個(gè)人中能夠公開(kāi)部分的內(nèi)容制成電子檔案。該檔案由主管部門(mén)制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改,由個(gè)人持有,用人單位只能閱讀無(wú)法更改。個(gè)人電子檔案的建立,可以有效地減少棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象。

第2篇：檔案管理基本情況范文

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容。事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，承擔(dān)著科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、社會(huì)福利等方面的社會(huì)公共服務(wù)功能，其工作開(kāi)展的好壞對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的順暢發(fā)展、社會(huì)的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂(lè)業(yè)有著至關(guān)重要的影響，也是國(guó)家綜合國(guó)力和社會(huì)發(fā)展水平的一個(gè)具體體現(xiàn)。由于業(yè)務(wù)范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個(gè)領(lǐng)域，聚集了大批相應(yīng)領(lǐng)域的工作人才。如何做好事業(yè)單位的人才管理和使用，提高事業(yè)單位工作水平，推進(jìn)我國(guó)公共服務(wù)事業(yè)的順利開(kāi)展，是相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門(mén)的重要工作任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案通過(guò)一系列數(shù)量眾多、內(nèi)容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各自成長(zhǎng)階段的基本情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)、工作的經(jīng)歷、取得的榮譽(yù)和受到的懲處，集中反映了每個(gè)人的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。

1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案作為事業(yè)單位開(kāi)展人事管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位工作人員維護(hù)自身合法權(quán)益的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，各類社會(huì)活動(dòng)正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多個(gè)人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時(shí)間跨越幅度大，單憑個(gè)人記憶難以明確，同時(shí)也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當(dāng)事人各個(gè)時(shí)期的基本情況和學(xué)習(xí)、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據(jù)，對(duì)于捍衛(wèi)工作者個(gè)人合法權(quán)益極有幫助。在當(dāng)今的社會(huì)環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強(qiáng)人事檔案管理，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突、維護(hù)事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)秩序、營(yíng)造良好社會(huì)氛圍的必要條件。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位一直對(duì)人事檔案的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案管理工作的支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動(dòng)力，主動(dòng)性不強(qiáng)，工作質(zhì)量無(wú)法保證。

2.2 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。由于缺乏重視，單位在人事檔案管理的人選安排上往往比較隨意。檔案管理人員主動(dòng)性差，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負(fù)責(zé)，雖然他們具有較強(qiáng)的事業(yè)心和主動(dòng)性，但由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和成體系的專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)人事檔案管理工作缺乏深入了解，工作很難到位。

2.3 人事檔案管理的制度有待健全。我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒(méi)有建立起完善的管理制度體系。現(xiàn)有的少數(shù)制度陳舊落后、呆板僵化，漏洞很多，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)復(fù)雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是一個(gè)主要表現(xiàn)。

2.4 人檔分離、棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的高速發(fā)展，人員流動(dòng)日益頻繁。當(dāng)人員從一個(gè)城市流動(dòng)到另一個(gè)城市時(shí)，如果相關(guān)制度規(guī)范、配套措施沒(méi)有跟上，就會(huì)發(fā)生人檔分離的情況，時(shí)間一長(zhǎng)，次數(shù)一多，就會(huì)發(fā)生棄檔現(xiàn)象。

2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低。以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用為特點(diǎn)的信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)角落，影響著人類社會(huì)的發(fā)展。但是，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化程度不高，阻礙了檔案管理工作效率的提高。

第3篇：檔案管理基本情況范文

現(xiàn)在，人類進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人力資源管理也摒棄了傳統(tǒng)的管理方式，在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候也應(yīng)用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時(shí)代的要求，在這些新的趨勢(shì)的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應(yīng)該對(duì)這些新的趨勢(shì)進(jìn)行分析，才能確保企業(yè)中人事檔案管理能夠起到實(shí)質(zhì)性的作用。

（一）完善企業(yè)的核心價(jià)值體系。

在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候，企業(yè)的文化在人事檔案管理中占據(jù)重要的分量，企業(yè)要根據(jù)自身的企業(yè)文化，制定人事檔案管理的相關(guān)政策。

（二）建立不同層次的價(jià)值評(píng)估政策。

在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，在傳統(tǒng)的管理中，一般都是定期對(duì)人事進(jìn)行考核，現(xiàn)在，在對(duì)人力資源進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)該加大人力資源考核評(píng)價(jià)的力度，將原本單一的考核體系轉(zhuǎn)變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領(lǐng)域的角度發(fā)展，在人力資源管理的過(guò)程中，不僅僅要分析個(gè)人的素質(zhì)，同時(shí)也要注重其對(duì)企業(yè)的績(jī)效做出的貢獻(xiàn)，將個(gè)人的成績(jī)與企業(yè)的績(jī)效結(jié)合在一起，對(duì)人力資源的績(jī)效進(jìn)行全方位的考察。

（三）建立以績(jī)效為方向的薪酬回報(bào)機(jī)制。

在企業(yè)內(nèi)部，一定要完善員工的薪酬體系，運(yùn)用薪酬來(lái)激勵(lì)人力資源，將人力資源的態(tài)度和能力作為薪酬回報(bào)的基礎(chǔ)，強(qiáng)度個(gè)人力量與團(tuán)隊(duì)力量，強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部合作的機(jī)制。

（四）將職業(yè)化作為評(píng)價(jià)人力資源管理水平的重要指標(biāo)。

職業(yè)化指的是在人力資源管理的過(guò)程中，要具有一定的知識(shí)體系和專業(yè)技能，管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德，能夠自覺(jué)地遵守值得規(guī)范，能夠按照職業(yè)規(guī)范的內(nèi)容去管理。

2企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

現(xiàn)在，企業(yè)在人事檔案管理的過(guò)程中還是存在一些問(wèn)題的，這些問(wèn)題直接影響到了企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理的效率，限制了企業(yè)的發(fā)展。

（一）企業(yè)的服務(wù)意識(shí)薄弱，沒(méi)有上進(jìn)心。

企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，其管理思想不能與時(shí)俱進(jìn)，比較陳舊，在人事檔案管理過(guò)程中，管理人員不能創(chuàng)新管理內(nèi)容，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取的精神，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)型的工作。

（二）企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，沒(méi)有較強(qiáng)的合作意識(shí)。

企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，他們都是進(jìn)行單獨(dú)管理的，各個(gè)部門(mén)沒(méi)有加強(qiáng)溝通與合作，但是，企業(yè)的人事檔案管理部門(mén)與人力資源管理部門(mén)是相對(duì)獨(dú)立的，二者沒(méi)有進(jìn)行有效地溝通，這就導(dǎo)致了企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。

（三）企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中缺乏完善的管理制度的約束。

企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏制度的約束，導(dǎo)致認(rèn)識(shí)檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序?qū)崿F(xiàn)檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。

3加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的工作，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理的新要求

（一）企業(yè)內(nèi)部要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

在新時(shí)期，企業(yè)人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，要變被動(dòng)為主動(dòng)，積極地為人力資源管理部門(mén)提供服務(wù)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。

（二）企業(yè)人事檔案管理要強(qiáng)化合作意識(shí)

企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理部門(mén)和人力資源管理部門(mén)的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)二者相互聯(lián)系、相互依存，人事檔案管理部門(mén)要為人力資源管理部門(mén)提供詳實(shí)的資料，使人力資源管理部門(mén)在工作的過(guò)程中有據(jù)可依。

4結(jié)語(yǔ)

第4篇：檔案管理基本情況范文

一、基層黨校教務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

在新形勢(shì)下，基層黨校教務(wù)檔案管理在多個(gè)方面都存在著一定的問(wèn)題，但是總結(jié)起來(lái)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理缺乏規(guī)范性

目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對(duì)檔案管理工作也缺乏足夠認(rèn)識(shí)，各科室沒(méi)有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開(kāi)展了公開(kāi)課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動(dòng)嘗試等活動(dòng)，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。

（二）檔案管理內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性

開(kāi)辦黨校的最終目的是進(jìn)行我黨理論和工作的宣傳以及對(duì)黨員進(jìn)行黨性知識(shí)教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進(jìn)行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒(méi)有及時(shí)移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報(bào)送論文題目，沒(méi)有按時(shí)把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開(kāi)展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒(méi)有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來(lái)。

（三）檔案管理信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個(gè)人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對(duì)學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開(kāi)辦過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。

二、加強(qiáng)黨校教務(wù)檔案管理的對(duì)策

（一）建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度

進(jìn)行黨校教務(wù)檔案信息化就是要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門(mén)需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實(shí)際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨?；顒?dòng)檔案以及其他檔案管理實(shí)施細(xì)則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實(shí)施細(xì)則，并對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進(jìn)入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。

（二）更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化

隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級(jí)立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來(lái)越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢(shì)在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實(shí)領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對(duì)檔案管理工作的實(shí)際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對(duì)檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實(shí)際操作從手工建檔的工作中解脫出來(lái)，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計(jì)算機(jī)錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)絡(luò)化管理和利用。

（三）嚴(yán)守秘密，處理好教務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)利用與保密的關(guān)系

在教務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，要堅(jiān)持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時(shí)也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開(kāi)發(fā)開(kāi)放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對(duì)教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對(duì)教師的評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開(kāi)上網(wǎng)的，要經(jīng)過(guò)學(xué)校認(rèn)真審核。但對(duì)于那些可以及時(shí)開(kāi)放的檔案信息，也要及時(shí)上網(wǎng)，避免造成信息利用價(jià)值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。

事實(shí)上，黨校教務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題是多方面的，所以，對(duì)于其加強(qiáng)管理措施的研究也就可以從多個(gè)方面進(jìn)行考慮。而以上僅僅只是對(duì)黨校教務(wù)檔案管理問(wèn)題的幾個(gè)方面的研究，并且每一個(gè)方面的研究都還比較粗略，所以，僅僅憑借這些研究來(lái)促進(jìn)黨校教務(wù)檔案管理工作的提高是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，對(duì)于該課題的研究還需要黨校檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)人士進(jìn)行進(jìn)一步的研究和探索。

第5篇：檔案管理基本情況范文

1.高校檔案計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)狀

目前,高校檔案的計(jì)算機(jī)管理已基本普及,但對(duì)那些規(guī)模較小的院校來(lái)說(shuō)仍存在著管理水平不高的問(wèn)題,網(wǎng)上檔案管理較其他網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)物還顯得稚嫩、不成熟,高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的現(xiàn)狀還不容樂(lè)觀,有鏈接標(biāo)識(shí)的檔案管理僅占上網(wǎng)總數(shù)的百分之幾,而與此相比,幾乎每個(gè)上網(wǎng)高校都有圖書(shū)館的主頁(yè),究其原因,可歸納為以下幾點(diǎn):①傳統(tǒng)檔案管理在宣傳力度和服務(wù)意識(shí)上有一定欠缺;②檔案管理人員自身缺乏應(yīng)有的現(xiàn)代化意識(shí)和勇于開(kāi)拓的精神;③檔案管理人員計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)和現(xiàn)代化設(shè)備的操作能力有待進(jìn)一步提高;④高校領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理不夠重視。

2.高校檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)注意解決的幾個(gè)問(wèn)題

2.1更新觀念,解放思想。檔案管理人員應(yīng)從現(xiàn)在做起,改變現(xiàn)有狀況,有關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、上網(wǎng)等方面的培訓(xùn),進(jìn)行更新觀念的教育,提高創(chuàng)新意識(shí),以適應(yīng)信息時(shí)代給人們帶來(lái)的新挑戰(zhàn)。

2.2制訂規(guī)劃,分步實(shí)施。高校應(yīng)致力于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)上檔案資源的開(kāi)發(fā),服務(wù)于大眾,重塑檔案管理的良好形象,借鑒網(wǎng)上圖書(shū)館的成功經(jīng)驗(yàn),有計(jì)劃、分步驟、實(shí)實(shí)在在地下功夫進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)上檔案管理的各項(xiàng)建設(shè)。

2.3領(lǐng)導(dǎo)重視,措施得力。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視這項(xiàng)工作,在資金、設(shè)備、人才上給予充分的支持和保證,努力辦出富有個(gè)性、別具特色的計(jì)算機(jī)網(wǎng)上檔案管理。

3.高校檔案計(jì)算機(jī)管理要圍繞服務(wù)開(kāi)展

工作服務(wù)是檔案管理的目的,是檔案管理的關(guān)鍵所在,一個(gè)沒(méi)有實(shí)際服務(wù)功能的檔案管理部門(mén)就沒(méi)有存在的意義。高校檔案的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)化管理要為檔案利用者提供更全面、更方便的查詢服務(wù),做好以下幾方面的工作。

第6篇：檔案管理基本情況范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；作用；存在問(wèn)題；改進(jìn)措施

企業(yè)人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力以及獎(jiǎng)罰情況進(jìn)行記錄和如實(shí)反映的重要管理工作。企業(yè)在不斷地發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業(yè)在人力資源開(kāi)發(fā)、員工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依據(jù)。

一、人事檔案在人才使用中的作用

1.直接反映企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀。企業(yè)的人事檔案是企業(yè)人才基本情況的真實(shí)反映。通過(guò)對(duì)人事檔案的匯總和分析，可以了解企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長(zhǎng)等基本情況，能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，也能夠大體的反映和判斷一個(gè)企業(yè)的發(fā)展水平。對(duì)于企業(yè)管理者而言，通過(guò)將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出那些方面的人力資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著積極作用，哪些方面的人力資源還需要加強(qiáng)和改進(jìn)，為人力資源開(kāi)發(fā)提供依據(jù)。2.為企業(yè)用人選才提供真實(shí)信息。人事檔案管理為企業(yè)用人選才和制定用人計(jì)劃提供依據(jù)。對(duì)擬選用員工考察的第一手資料信息一般都來(lái)自人事檔案。在考察工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據(jù)，所以人力資源管理部門(mén)則需要利用人事檔案中的信息，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)和能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并做出科學(xué)、合理的決策。人事檔案材料如實(shí)反映員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲、個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況，這些信息為企業(yè)選才用人提供重要依據(jù)。3.為優(yōu)化人力資源配置提供重要依據(jù)。人力資源配置是將人與物有效地搭配，從而更好地發(fā)揮人潛力，提高工作效率。一方面，由于人力資源處于不斷地變化狀態(tài)下，人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，所以可以通過(guò)人事檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，對(duì)人力資源的需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，在促進(jìn)人力資源合理流動(dòng)的基礎(chǔ)上，也能夠?qū)θ肆Y源配置進(jìn)一步進(jìn)行優(yōu)化。另一方面，企業(yè)人力資源管理可以從人事檔案中充分地挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在更合適的崗位上能夠發(fā)揮最大的效能，這對(duì)于更好地發(fā)揮人力資源的作用具有極為重要的意義。

二、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

1.對(duì)企業(yè)人事檔案管理不夠重視。雖然人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中占據(jù)重要地位，但不會(huì)產(chǎn)生直接、明顯的經(jīng)濟(jì)效益，故而一些中小型企業(yè)及少數(shù)大型企業(yè)不重視人事檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理背后的實(shí)際意義，從而導(dǎo)致人員配置缺失、設(shè)備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。2.人事檔案管理模式落后。在傳統(tǒng)模式中，人事檔案所記錄的信息一般不對(duì)外公開(kāi)，而只用在本單位或者是上一級(jí)的人事部門(mén)，為他們查閱時(shí)提供方便。在更新和完善人事檔案時(shí)也主要以人才在本單位的思想品德和工作表現(xiàn)為主要依據(jù)，屬于封閉式的管理形式。這種現(xiàn)象使人事檔案得不到充分利用，讓實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享的目標(biāo)有了約束，讓人才配置和流動(dòng)不夠合理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)企業(yè)人事檔案管理的工作內(nèi)容及實(shí)際要求發(fā)生了很大變化，但目前一些企業(yè)相關(guān)人事檔案管理工作，仍以紙質(zhì)檔案和人工管理的傳統(tǒng)管理模式為主，工作效率低，檔案管理質(zhì)量差，檔案信息有效利用率較低，無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。3.管理機(jī)制不夠靈活性?，F(xiàn)代企業(yè)管理理念中，人才資源占據(jù)重要地位，直接決定了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，增加了企業(yè)對(duì)于優(yōu)秀人才的實(shí)際需求，促進(jìn)了企業(yè)用人方式的靈活發(fā)展。這種環(huán)境背景下，企業(yè)員工的流動(dòng)性大大增加，給人事檔案管理工作帶來(lái)巨大的工作困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對(duì)目前越來(lái)越靈活的企業(yè)用人模式，表現(xiàn)出較為明顯的不適應(yīng)性和局限性，無(wú)法發(fā)揮人事檔案管理工作的實(shí)際效用。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的措施

1.提高對(duì)人事檔案管理工作的重視度。人事檔案是企業(yè)用人決策的重要參考依據(jù)，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有重要作用。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用。人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，企業(yè)管理者需全面重視內(nèi)部人事檔案管理工作，將其作為企業(yè)發(fā)展重點(diǎn)工作，加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增加對(duì)其的資源投入，從而提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，規(guī)范人事檔案管理流程，以充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的實(shí)際效用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)定發(fā)展。2.提升人事檔案管理理念和管理模式。在信息時(shí)代背景下，企業(yè)需積極創(chuàng)新自身人事檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)并重視信息資源對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強(qiáng)各項(xiàng)人事資源管理措施的有效落實(shí)，奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，企業(yè)需科學(xué)規(guī)范人事檔案管理工作流程，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業(yè)內(nèi)部人事檔案資料遭到泄露和篡改。3.健全人事檔案管理體制。系統(tǒng)、完善的制度是人事檔案管理工作質(zhì)量提高的基礎(chǔ)保障。企業(yè)應(yīng)結(jié)合人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展需求，對(duì)原有人事檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，從而規(guī)范人事檔案管理行為，落實(shí)人事檔案管理優(yōu)化措施，提高人事檔案管理工作的針對(duì)性和科學(xué)性，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效益的良性增長(zhǎng)。比如，企業(yè)制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明，使企業(yè)的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。此外，企業(yè)需要努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。4.充實(shí)人事檔案的內(nèi)容和時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新。如獎(jiǎng)勵(lì)懲處，評(píng)優(yōu)評(píng)先，工作調(diào)動(dòng)，職務(wù)任免，何因何果、完成任務(wù)總結(jié)，組織評(píng)價(jià)結(jié)論等。一句話，看到檔案就如見(jiàn)其人、看完檔案就能對(duì)其人有一個(gè)總體上輪廓上的把握，看完組織鑒定就能大致了解和掌握其人的本質(zhì)特征和德，能，勤，績(jī)，廉方面的情況。一方面，充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。在原有檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行完善，將能夠反映個(gè)人個(gè)性化的一些信息和材料補(bǔ)充到人事檔案中來(lái)。另一方面，加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，針對(duì)流動(dòng)的人才，對(duì)他們的信息，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該有效追蹤記載，保證他們信息真實(shí)完整，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。

第7篇：檔案管理基本情況范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)生，學(xué)籍檔案，檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1.收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹(shù)立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施意義就在于統(tǒng)一，要切實(shí)改變各自為政、各行其是的局面，主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時(shí)要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問(wèn)題；要樹(shù)立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動(dòng)，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。

3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開(kāi)展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門(mén)應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來(lái)抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過(guò)去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)并努力充實(shí)業(yè)務(wù)能力，包括聽(tīng)、說(shuō)、寫(xiě)、計(jì)算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計(jì)算機(jī)房，引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評(píng)審提供了翔實(shí)的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

6.大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、檔案資料查詢等提供有效信息。

第8篇：檔案管理基本情況范文

關(guān)鍵詞：高中；貧困生；檔案管理；新舉措

1 高中貧困生檔案管理與利用的必要性

我國(guó)教育改革和發(fā)展的一個(gè)焦點(diǎn)問(wèn)題就是高中貧困生問(wèn)題，不少高中都存在著家庭困難的學(xué)生，對(duì)于這些學(xué)生而言，學(xué)校的科學(xué)、公平的資助體系是為他們搭建繼續(xù)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。而要想建立普通高中資助體系就必須重視高中貧困生檔案管理與利用。

2 我校過(guò)往貧困生檔案管理與利用的現(xiàn)狀

2.1 貧困生認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)模糊，缺乏公平性和可操作性

貧困生認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)模糊，存在缺陷。有些是班主任直觀判斷和班級(jí)民主評(píng)議或以主觀印象代替客觀考察，形式重于實(shí)際，流程散亂缺乏制度性，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，主觀性強(qiáng)，偏離了學(xué)生資助的本旨。此外，對(duì)因突發(fā)事件造成的家庭貧困需提供的證明材料沒(méi)有給予相關(guān)統(tǒng)一的規(guī)定，只憑借模糊的界定去審核材料，沒(méi)有規(guī)范統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 貧困生認(rèn)定材料核查困難，缺乏真實(shí)性

在貧困生資助工作中，由于高中檔案管理不合理，高中貧困生檔案工作未得到應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致關(guān)于貧困生的各種第一手資料凌亂和不完整，缺乏真實(shí)性，這樣既不利于對(duì)檔案的查閱和對(duì)學(xué)生情況的了解，也不利于檔案工作順利開(kāi)展。

2.3 檔案的管理和利用缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性

對(duì)于貧困生這一特殊群體的關(guān)心和政策在實(shí)踐過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。尤其在材料保存過(guò)程中，由于我校需要每一位高中貧困生每年9月份都要上交《高中學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難情況調(diào)查表》、《高中階段學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表》、低保低收入證明材料及本人身份證和家庭戶口本復(fù)印件等材料，這些存檔的材料重復(fù)率高，不僅給學(xué)校存檔帶來(lái)巨大負(fù)擔(dān)，也會(huì)浪費(fèi)學(xué)校資源和空間。

3 探索我校貧困生檔案管理與利用新舉措

3.1 提高對(duì)高中貧困生檔案管理的認(rèn)識(shí)

為使師生了解資助工作要求，學(xué)校應(yīng)注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。首先，我校針對(duì)貧困學(xué)生，開(kāi)展了兩次專題資助會(huì)議，通過(guò)宣傳、咨詢，使學(xué)生全面了解可以獲得資助的條件及相關(guān)政策及流程，使學(xué)生能夠詳細(xì)了解我省對(duì)貧困學(xué)生資助政策有關(guān)情況、操作流程、提交材料及相關(guān)注意事項(xiàng)，使學(xué)生不會(huì)上交無(wú)用材料或是錯(cuò)誤材料，從而極大的減輕檔案歸類整理壓力。

3.2 貧困生檔案應(yīng)客觀真實(shí)，采取動(dòng)態(tài)的管理辦法

在全面開(kāi)展貧困生檔案的建立之前，我校向全校學(xué)生公布建檔的要求及流程，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?，聆?tīng)與收集學(xué)生的意見(jiàn)和建議，以達(dá)到公平、公正、公開(kāi)的原則，增強(qiáng)學(xué)生的責(zé)任感和認(rèn)同感，這樣不僅可以讓經(jīng)濟(jì)有困難的學(xué)生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時(shí)也可對(duì)整個(gè)貧困生檔案建立細(xì)則與制度進(jìn)行完善和修正。

3.3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)貧困生檔案管理信息化

促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到貧困生檔案信息管理中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大檔案資源的利用范圍和深度廣度。加強(qiáng)對(duì)于軟件的開(kāi)發(fā)和利用，建立一個(gè)既方便又能控制利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，使學(xué)校的局域網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相通，形成更大范圍的信息收集和利用，提高資源利用效率，讓檔案資料服務(wù)更多的人。

4 我校貧困生檔案管理與利用新舉措下的狀況

4.1 近年來(lái)我校檔案利用基本情況

從上表中可知我校檔案室2015至2016年圓滿完成了各項(xiàng)貧困生檔案接待利用工作，實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的接待利用服務(wù)。近兩年接待總量繼續(xù)保持增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，相應(yīng)調(diào)卷數(shù)、復(fù)印打印頁(yè)數(shù)也大幅增長(zhǎng)，其中接待達(dá)1347人次、利用檔案2222卷、復(fù)印打印1238頁(yè)。近兩年貧困生檔案利用提高體現(xiàn)了人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到檔案的各種用途及優(yōu)勢(shì)，具體分為以下幾方面：

4.2 檔案利用量大，利用目的多樣

從表中可知貧困生檔案查閱人次均超百人，由于檔案具有科學(xué)公正真實(shí)的特點(diǎn)，所以建立起的檔案能夠被各種教學(xué)研究所利用，因此檔案利用量非?？捎^。首先貧困生檔案可以讓學(xué)校了解貧困生的基本情況、個(gè)性特征和心理健康狀況，從而采取有效手段幫助解決貧困生學(xué)習(xí)、生活及心理問(wèn)題，也能讓各級(jí)政府和相關(guān)管理部門(mén)準(zhǔn)確掌握經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生家庭情況，更好的制定資助政策，提高資助政策的運(yùn)行效率，讓最需要幫助的貧困家庭學(xué)生有效獲得資助。其次貧困生檔案可以用在貧困生升學(xué)中，為貧困生升學(xué)鋪平道路。

4.3 貧困生檔案在社會(huì)方面的利用

高中貧困生檔案可以為管理服務(wù)、為學(xué)術(shù)研究服務(wù)，其中心理健康檔案可以被心理研究人員用作分析研究素材。高校人員能夠通過(guò)貧困生檔案看到其中的吃苦耐勞的優(yōu)秀學(xué)生，有助于選拔優(yōu)秀學(xué)生，也有利于促進(jìn)貧困學(xué)生得到更好的教育資源。教育管理和研究人員可以用來(lái)研究貧困生的教育與管理，促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展。

4.4 n案導(dǎo)向性作用強(qiáng)

檔案利用真實(shí)可靠。因?yàn)槭峭ㄟ^(guò)科學(xué)規(guī)劃出的高中貧困生檔案建立流程，在定性標(biāo)準(zhǔn)、定量標(biāo)準(zhǔn)，及根據(jù)我市最低生活保障線及當(dāng)前社會(huì)的消費(fèi)水平及物價(jià)水平科學(xué)界定我校貧困生的劃分標(biāo)準(zhǔn)線的情況下，使檔案真實(shí)可靠。我校老師能夠通過(guò)貧困生建檔，實(shí)時(shí)了解學(xué)生的基本情況、學(xué)生經(jīng)濟(jì)困難情況、貧困學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、品行及成長(zhǎng)記錄及貧困生接受資助的文件、心理變化的測(cè)試表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、品行進(jìn)步的證明、各種獲獎(jiǎng)的榮譽(yù)證書(shū)等觀察學(xué)生的這些變化，對(duì)教學(xué)研究具有深刻的指導(dǎo)作用。

4.5 新舉措下取得的成績(jī)

4.5.1我校立足自身實(shí)際，使資助工作初見(jiàn)成效。我校與上級(jí)資助部門(mén)和社會(huì)團(tuán)體積極協(xié)調(diào)好作用關(guān)系，加強(qiáng)對(duì)助學(xué)金的保存和保管，?？顚Ｓ?，使資金用對(duì)地方，用對(duì)人，用對(duì)方式，防止私人挪用和占用。通過(guò)拓寬思路利用各種形式籌措資助經(jīng)費(fèi)，填補(bǔ)了各方面的開(kāi)支，保證學(xué)校良好運(yùn)轉(zhuǎn)，為學(xué)生提供了良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，也提高了學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)力。

4.5.2我校進(jìn)一步規(guī)范了學(xué)生資助工作檔案管理，極大的促進(jìn)了學(xué)生資助工作檔案建設(shè)的效率和質(zhì)量。我校切實(shí)執(zhí)行我市制定的《學(xué)生資助檔案管理制度》，根據(jù)其中規(guī)定，明確內(nèi)容，責(zé)任到人。通過(guò)把新媒體技術(shù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔相結(jié)合的形式正確地把有價(jià)值的不同形式和載體的歷史記錄分類歸檔，堅(jiān)持資助檔案管理實(shí)事求是和集中統(tǒng)一原則，方便查閱和了解學(xué)生各方面情況。同時(shí)通過(guò)所有資助檔案都由專人負(fù)責(zé)收集、分類、裝訂、編號(hào)、保存等工作，加強(qiáng)了檔案的保密性和安全性，謹(jǐn)防遺失。

4.5.3我校將資助檔案管理納入了中學(xué)生資助考核項(xiàng)目，通過(guò)督促檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；每學(xué)期召開(kāi)一次資助人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)或現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，在明確學(xué)生資助工作檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，通過(guò)培訓(xùn)負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)以及通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)不斷提高工作能力。同時(shí)通過(guò)開(kāi)展貧困生咨詢和幫扶工作機(jī)制，極大的促進(jìn)了老師對(duì)自己班級(jí)學(xué)生的了解和溝通，促進(jìn)了班級(jí)團(tuán)結(jié)友愛(ài)良好風(fēng)氣的形成。

5 結(jié)論

建立健全高中貧困生檔案的管理是高中資助工作順利開(kāi)展的重要依據(jù)，是促進(jìn)學(xué)校資助工作事半功倍的助推器，也是構(gòu)建和諧校園關(guān)系促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定的基本要求。

參考文獻(xiàn)

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[2]張蕊.高校困難學(xué)生資助體系的探索與實(shí)踐[J].科技信息，2008年第15期.

第9篇：檔案管理基本情況范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門(mén)--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對(duì)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．