電子檔案的管理精選(九篇)

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第1篇：電子檔案的管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問(wèn)題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢(shì)

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的目標(biāo)。節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，查閱起來(lái)極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過(guò)程中的權(quán)威性。除此之外，對(duì)于檔案信息也能夠隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無(wú)限的復(fù)制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式?？梢越鉀Q使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，能隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢，而不需要回到儲(chǔ)存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時(shí)間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費(fèi)。

3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)上可以直接查詢相關(guān)資料。便于查找，在進(jìn)行電子檔案的查找的時(shí)候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個(gè)人檔案的關(guān)鍵字就會(huì)出來(lái)相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個(gè)過(guò)程只需要輸入查找條件的幾個(gè)關(guān)鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時(shí)間。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對(duì)于大部分的單位來(lái)說(shuō)，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說(shuō)，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務(wù)，電子檔案的產(chǎn)生，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過(guò)簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來(lái)，并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲(chǔ)存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個(gè)檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。

3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛快發(fā)展，越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無(wú)法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。能夠快速、及時(shí)地滿足單位行使各項(xiàng)職能時(shí)對(duì)文件、檔案信息的需求，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)由于各種原因，會(huì)對(duì)電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作。

1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性，由于電子化信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以通過(guò)掃描等手段進(jìn)行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，才能進(jìn)行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。檔案管理部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，解決信息報(bào)送不及時(shí)問(wèn)題，使檔案收集更為及時(shí)，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設(shè)定電子檔案密級(jí)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。電子檔案密級(jí)設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級(jí)別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。

3、加強(qiáng)檔案人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。

4 小結(jié)

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

第2篇：電子檔案的管理范文

[關(guān)鍵詞]電子文件 電子檔案 特點(diǎn) 管理

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0052-01

齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。

趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。

一、電子文件、電子檔案的特點(diǎn)

（一）信息傳遞快

經(jīng)濟(jì)全球化把世界上不同國(guó)度、不同角落從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)個(gè)體在短時(shí)間內(nèi)就能了解自己的商務(wù)活動(dòng)并作出反應(yīng)。電子信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無(wú)論是世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的前沿報(bào)道，還是某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)法規(guī)的公布都可以通過(guò)電子文件公布出來(lái)，很短時(shí)間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟(jì)的最新進(jìn)展。在沒(méi)有電子文件、沒(méi)有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)行、發(fā)展幾乎是不可能的。

（二）一體化趨勢(shì)強(qiáng)

電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢(shì)，它不僅能縱向形成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的紀(jì)要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)議題影響的價(jià)值信息快速記錄下來(lái)。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項(xiàng)、縱不缺限”，無(wú)論是從時(shí)間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟(jì)全球化也不是單向的，國(guó)家之間、公司之間甚至個(gè)人之間進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從對(duì)話到最后達(dá)成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無(wú)形中影響到其他國(guó)家或民眾的關(guān)注。特別是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重要國(guó)際會(huì)議議題，如改善衛(wèi)生服務(wù)、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問(wèn)題都會(huì)使其他國(guó)家或民眾作出反應(yīng)并出臺(tái)相關(guān)政策應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化。從這層意義上講經(jīng)濟(jì)全球化又是一體化的過(guò)程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟(jì)全球化相對(duì)稱，它對(duì)國(guó)家根據(jù)國(guó)際形勢(shì)變化探究經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)、推定經(jīng)濟(jì)走向、制定經(jīng)濟(jì)法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對(duì)國(guó)家在經(jīng)濟(jì)全球化中開(kāi)展國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)提供了更為寬廣的信息來(lái)源。

（三）保存與查詢

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，電子文件、電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)變得更加便捷，且保存簡(jiǎn)易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過(guò)電子文件和保存的電子檔案進(jìn)行查詢，尤其是當(dāng)發(fā)生重大自然災(zāi)害，如暴雨、雷電、地震等災(zāi)難時(shí)，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進(jìn)行原始電子文件恢復(fù)，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國(guó)家在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)中應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會(huì)給國(guó)家提供法律依據(jù)，打贏國(guó)際官司、挽回經(jīng)濟(jì)損失功不可沒(méi)。

二、電子文件、電子檔案的管理

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

檔案作為真實(shí)記錄社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)活動(dòng)的第一手材料，是人類社會(huì)記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)歷史文化財(cái)富的重要載體。伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財(cái)富。各地區(qū)、各單位應(yīng)提高對(duì)保存電子文件和電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將對(duì)電子文件形成及管理全過(guò)程的要求相應(yīng)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、電子文件形成部門(mén)和檔案部門(mén)或人員的職責(zé)范圍，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整及有效性。

（二）做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)和應(yīng)用工作

各地區(qū)、各單位在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問(wèn)題。檔案部門(mén)或人員應(yīng)在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員的技術(shù)指導(dǎo)及對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件形成全過(guò)程充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，全面、準(zhǔn)確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時(shí)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的整個(gè)過(guò)程中，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)和維護(hù)人員要與檔案部門(mén)或人員密切合作，以保證辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。

（三）及時(shí)做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作

各單位應(yīng)將具有憑證和參考價(jià)值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時(shí)，同時(shí)歸檔同版本的紙質(zhì)文件及保證電子文件長(zhǎng)期可讀的相關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息。檔案部門(mén)或人員負(fù)有對(duì)本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責(zé)。各單位還要按照同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案。

第3篇：電子檔案的管理范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理；要求；模式

一、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性

紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點(diǎn)，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點(diǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，為了保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來(lái)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，而且檔案在使用過(guò)程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過(guò)程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進(jìn)行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使其更好的為使用者服務(wù)。在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)化，從多個(gè)層面來(lái)有效的提高電子檔案的法律地位，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長(zhǎng)處，有效的保存好具有較強(qiáng)真實(shí)性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時(shí)更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)二者進(jìn)行整合管理，有效的維護(hù)好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

當(dāng)前信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應(yīng)用，構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息辦公平臺(tái)?，F(xiàn)代化檔案管理主要針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢(shì)下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對(duì)于收集的紙質(zhì)文件需要認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在歸檔過(guò)程中，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時(shí)要存入到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，同時(shí)還要標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進(jìn)行整理，這主要是由于無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號(hào)，信息也基本相同，因此在整理時(shí)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨(dú)特性，而且所具有功用性也不同，當(dāng)前二者并存于檔案各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案無(wú)論是在信息傳輸、開(kāi)發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點(diǎn)，這是電子檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢(shì)而言，其安全性無(wú)法得到有效的保障，因此需要對(duì)紙質(zhì)文件或其副本進(jìn)行備份保存。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無(wú)紙化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中一個(gè)重要的過(guò)程，二者共存發(fā)展有利于互補(bǔ)，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說(shuō)，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對(duì)于具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實(shí)現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實(shí)行辦公自動(dòng)化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實(shí)施“雙套制”管理模式。無(wú)論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的。但是，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箼n案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，無(wú)紙化是檔案工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無(wú)紙化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中必然的一個(gè)過(guò)程，因此在當(dāng)前二者共存發(fā)展的形勢(shì)下，我們需要了對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，并并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開(kāi)發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補(bǔ)各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，以便于更好的推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]田永麗.論電子方案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].才智，2015.19.

第4篇：電子檔案的管理范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；保護(hù)；問(wèn)題；策略

在信息時(shí)代下，現(xiàn)代科技得到了廣泛運(yùn)用。電子檔案管理技術(shù)能夠?qū)Υ罅繖n案文件進(jìn)行收集整理，因此在社會(huì)的工作實(shí)踐中得到了日益廣泛的運(yùn)用。同時(shí)，社會(huì)對(duì)電子檔案技術(shù)的操作性與安全性提出了更高的要求。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，提高電子檔案管理的效果，本文對(duì)電子檔案在管理與保護(hù)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討應(yīng)對(duì)策略。

一、電子檔案管理與保護(hù)中存在的問(wèn)題

電子檔案即以計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)為載體，對(duì)實(shí)體的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理并儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，通過(guò)將虛擬數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)用戶能夠認(rèn)知的文字、符號(hào)、圖像等檔案信息，為用戶提供信息服務(wù)。由于電子檔案技術(shù)依賴于一定的內(nèi)外部條件，因此具有一定的不穩(wěn)定性。現(xiàn)階段的電子檔案管理與保護(hù)存在以下問(wèn)題[1]。首先，計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)以及內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)空間作為電子檔案信息傳輸?shù)闹饕d體，其檢修與維護(hù)工作重視性不足；其次，電子檔案的安全性需要健全的安全機(jī)制進(jìn)行保障，在電子檔案的使用過(guò)程中，可能在防火墻、電子印章、數(shù)字證書(shū)等方面產(chǎn)生部分漏洞，形成安全隱患；最后，電子檔案的正常傳輸依賴于信息管理與維護(hù)人員的技術(shù)水平，部分技術(shù)人員的技能難以滿足電子檔案的需求，影響了電子檔案的維護(hù)與運(yùn)行。

二、電子檔案管理保護(hù)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）注重軟硬件設(shè)施維護(hù)，保障檔案系統(tǒng)運(yùn)行

電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)是新型的信息科學(xué)技術(shù)，其作業(yè)能力的發(fā)揮依賴于軟硬件設(shè)備的正常運(yùn)行，因此，對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行檢修與維護(hù)具有重要意義。電子檔案系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施包括電子計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)，以及內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的公用網(wǎng)絡(luò)空間，在使用過(guò)程中存在有機(jī)器老舊、故障以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的惡意攻擊等威脅。因此，在實(shí)際工作中需重視對(duì)設(shè)施的定期檢修和維護(hù)，同時(shí)注重設(shè)備和技術(shù)的革新，以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

硬件設(shè)施的檢修包括對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部組成零件的檢測(cè)、更換，以及對(duì)光盤(pán)、磁盤(pán)等電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體的質(zhì)量保護(hù)，檢修工作可以通過(guò)以下方式開(kāi)展：第一，招聘專業(yè)的設(shè)備檢修人員與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全工程師，該類技術(shù)人員均經(jīng)過(guò)專業(yè)的檢修知識(shí)以及檢修技能的學(xué)習(xí)，對(duì)計(jì)算機(jī)的組成原理、磁盤(pán)光盤(pán)的維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的監(jiān)測(cè)具備一定的了解程度與豐富的操作經(jīng)驗(yàn)，能夠有效執(zhí)行對(duì)軟硬件設(shè)施的檢修[2]。第二，信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使得軟硬件設(shè)施的革新速度不斷加快，因此，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)注重軟硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，及時(shí)淘汰系統(tǒng)中的老舊硬件設(shè)備，同時(shí)關(guān)注先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)用技術(shù)，不斷提升軟件環(huán)境的兼容性與革新度。通過(guò)軟硬件設(shè)施的雙重維護(hù)，保障檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（二）健全安全防御機(jī)制，提升檔案信息安全

檔案信息的傳輸依賴于內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部的公共網(wǎng)絡(luò)空間的數(shù)據(jù)交換，在傳輸過(guò)程中，面臨著計(jì)算機(jī)黑客以及電腦病毒帶來(lái)的安全隱患，對(duì)信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網(wǎng)絡(luò)的安全及防御機(jī)制的主要內(nèi)容包括對(duì)局域網(wǎng)的安全維護(hù)、對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的防范、對(duì)TCP/IP協(xié)議的管理，涉及到各服務(wù)點(diǎn)的防火墻維護(hù)以及虛擬內(nèi)部網(wǎng)的劃分[3]。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制的完善，提升電子檔案系統(tǒng)的安全性能。

電子檔案完善的安全防御措施包括身份認(rèn)證措施、信息加密措施、訪問(wèn)控制管理措施等，身份認(rèn)證措施包括數(shù)字信封、數(shù)字簽名等安全管理認(rèn)證技術(shù)，可以有效保證電子檔案的信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對(duì)稱密鑰與非對(duì)稱密鑰，兩種加密系統(tǒng)配合使用，將電子檔案進(jìn)行加密、解密處理，降低信息內(nèi)容的泄露威脅。訪問(wèn)控制管理措施包括網(wǎng)絡(luò)權(quán)限和入網(wǎng)訪問(wèn)，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規(guī)性使用。除對(duì)安全加密技術(shù)的采用，還可使用網(wǎng)絡(luò)入侵的檢測(cè)防御設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)段中出現(xiàn)的外部入侵或內(nèi)部破壞行為，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的警報(bào)或攔截，以彌補(bǔ)部分網(wǎng)絡(luò)防火墻軟件在網(wǎng)段邊界保護(hù)上存在的漏洞，保障電子檔案信息傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>

（三）強(qiáng)化人員技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案文件以紙質(zhì)材料為主要載體，對(duì)管理人員的信息技術(shù)水平要求較低，現(xiàn)代檔案管理方式的革新，使得檔案內(nèi)容由實(shí)體文字、圖片轉(zhuǎn)換為字節(jié)、比特等虛擬數(shù)據(jù)形式，在管理工作中涉及到對(duì)各類機(jī)器、設(shè)備的操作以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基本配置方式的掌握[4]。部分工作人員由于缺乏計(jì)算機(jī)信息知識(shí)培訓(xùn)，在實(shí)際作業(yè)中不能按要求完成電子數(shù)據(jù)的復(fù)制、刻錄和存盤(pán)操作，并且作業(yè)流程缺乏規(guī)范性，易造成對(duì)設(shè)備的人為損害，影響檔案管理的效率。

對(duì)電子檔案管理人員的能力培訓(xùn)可通過(guò)以下途徑：第一，在管理人員內(nèi)部開(kāi)設(shè)培訓(xùn)課程，根據(jù)其計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)的掌握程度進(jìn)行分班教學(xué)，目的在于提升基礎(chǔ)較弱學(xué)員的計(jì)算機(jī)基本操作原理，強(qiáng)化基礎(chǔ)較強(qiáng)學(xué)員的理論知識(shí)梳理，教學(xué)內(nèi)容包括電子檔案管理軟件（如超易、智信等）理論知識(shí)介紹，以及相關(guān)設(shè)備的規(guī)范操作方法，通過(guò)教學(xué)全方面提升管理人員整體的技術(shù)水平。第二，通過(guò)向管理人員敘述實(shí)際工作中的電子檔案安全保護(hù)案例，直觀地介紹由于操作失誤或技術(shù)能力缺失所導(dǎo)致的安全隱患，為用戶隱私及和社會(huì)安全機(jī)制帶來(lái)的威脅，從而提升管理人員的安全防范意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)的快速發(fā)展造成了檔案文件的大量產(chǎn)生，電子檔案技術(shù)的運(yùn)用也日益廣泛深入。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案系統(tǒng)在安全方面的發(fā)展將日益完善、健全。在電子檔案的使用過(guò)程中應(yīng)始終注重對(duì)系統(tǒng)設(shè)施的維護(hù)、對(duì)防御機(jī)制建設(shè)以及對(duì)人員技能的培訓(xùn)。通過(guò)全面的保障策略，促進(jìn)電子檔案技術(shù)的長(zhǎng)效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]包晶飛.試論電子檔案管理面臨的問(wèn)題及解決策略[J].民營(yíng)科技，2014，15（01）：101.

[2]丹.關(guān)于電子檔案整理與保護(hù)的探討[J].黑龍江史志，2014，24（05）：109.

第5篇：電子檔案的管理范文

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

中圖分類號(hào)：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、紙質(zhì)檔案管理概況

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：

1. 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國(guó)內(nèi)、國(guó)際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級(jí)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買(mǎi)賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買(mǎi)賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢(shì)下出臺(tái)，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國(guó)際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開(kāi)發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問(wèn)題檔案往往使公、檢、法部門(mén)輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門(mén)之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬(wàn)檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來(lái)，輸入證號(hào)快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬(wàn)份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過(guò)一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對(duì)。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫(kù)房為止。

檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對(duì)檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫(xiě)內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫(huà)就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)、大容量硬盤(pán)等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：

1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤(pán)的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫(xiě)滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤(pán)就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。

2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對(duì)于檔案資料的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國(guó)檔案出版社，2007-8-1.

[2]王雪梅.論紙質(zhì)和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.

[3]高穎，吳荔妍.對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考[J].福建檔案，2002（01）.

第6篇：電子檔案的管理范文

一、注重電子檔案制作與管理人員的管理

電子檔案依靠的是信息化技術(shù)，但是卻不是自動(dòng)生成，其需要人工制作，無(wú)論是存儲(chǔ)，還是傳輸都是由人來(lái)完成，正是如此，電子檔案制作與管理人員的素質(zhì)對(duì)電子檔案的原始性關(guān)系重大。相關(guān)電子檔案部門(mén)在聘請(qǐng)相關(guān)人員時(shí)，就應(yīng)該設(shè)高門(mén)檻，工作態(tài)度不認(rèn)真，業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)的人員都不能從事電子檔案的制作工作，同時(shí)有關(guān)部門(mén)還應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作，要求從事該項(xiàng)工作的人員必須經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格之后，才能上崗。另外，檔案管理部門(mén)需要構(gòu)建一整套審查制度，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做好把關(guān)工作，從而源頭上徹底消除影響電子檔案真實(shí)性的因素，確保其原始性。人是感性與理性并存的生物，當(dāng)外界環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，非常容易受到影響，如不不加強(qiáng)管理，很有可能就會(huì)背離初衷，所以一定要加強(qiáng)人員管理，以免工作人員出現(xiàn)懈怠。但是對(duì)于電子文件制作人員來(lái)說(shuō)，只是單純的依靠審查制度，并不能達(dá)到預(yù)期效果，因此在制定制度之后，還需要對(duì)具體措施進(jìn)行明確的規(guī)定，每個(gè)工作人員的責(zé)任都必須要落實(shí)，以此確保每項(xiàng)政策都能夠正確的實(shí)施下去。除此之外，有關(guān)管理者對(duì)電子檔案制作人員還需要進(jìn)行教育，一定要其了解到電子檔案原始性的重要性，同時(shí)培養(yǎng)制作人員認(rèn)真工作的態(tài)度，整個(gè)制作團(tuán)隊(duì)都要養(yǎng)成優(yōu)良的工作作風(fēng)，高超的制作水平，只有如此，才能真正的從源頭上杜絕電子檔案信息虛假。

二、公平合理的分配電子檔案制作任務(wù)

每一位參與電子檔案制作的人員都有義務(wù)確保檔案真實(shí)性，同時(shí)也對(duì)此也應(yīng)該富有一定的責(zé)任，以此保證在整個(gè)電子檔案制作過(guò)程中不會(huì)產(chǎn)生任何的失誤。公平合理的分配任務(wù)之后，制作人員就很少會(huì)出現(xiàn)相互抱怨以及扯皮的情況，以此保證制作工作能夠順利完成。公平合理的分配任務(wù)的前提就是管理者對(duì)每位人員都工作能力都有清楚的了解，尤其是各個(gè)員工擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，這樣在分配任務(wù)時(shí)，才能讓每個(gè)人都滿意，從而認(rèn)真的工作。尤其電子檔案的制作規(guī)模比較龐大，需要多個(gè)人共同合作完成，此時(shí)責(zé)任劃分更顯重要，責(zé)任劃分之后，每個(gè)人只能負(fù)責(zé)其專門(mén)的領(lǐng)域，不得管理其他領(lǐng)域，干涉其他員工的工作，否則就需要給予相應(yīng)的處罰。如果有工作需要，工作人員可以將電子檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x模式，便于員工進(jìn)行調(diào)閱，這樣可以有效的避免誤操作或者故意增加會(huì)刪改，這也是確保電子檔案原始性的一個(gè)有效的措施。

三、建立電子檔案全過(guò)程管理的制度

電子檔案從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性的危害。因此，及早地建立電子檔案全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子檔案的收集、積累比紙質(zhì)文件要復(fù)雜得多，稍有不慎，就可能造成無(wú)法挽回的損失。因此，一開(kāi)始就要明確由誰(shuí)進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和要求。嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性的重要措施。電子檔案的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無(wú)誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處置措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性造成極大危害。

四、建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)

紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子檔案形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子檔案的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子檔案建立必要的記錄制度，從收集、積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子檔案的管理和使用情況。用電子檔案形成、處理、保管過(guò)程中，都有真實(shí)記錄可供查詢，來(lái)證實(shí)電子檔案的原始性、真實(shí)性。

第7篇：電子檔案的管理范文

電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。但某些具體的與電子文件特點(diǎn)有關(guān)的問(wèn)題需要進(jìn)一步說(shuō)明：

草稿和定稿。在電子文件中，對(duì)“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來(lái)：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過(guò)拷貝保留原文，加稿本號(hào)后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動(dòng)態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進(jìn)來(lái)的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對(duì)于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個(gè)數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改。拷貝間隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容而定，如一個(gè)星期、一個(gè)月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M(jìn)行，也可由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)實(shí)施。

電子郵件（E―mail）。

會(huì)議文件。電子時(shí)代很多會(huì)議將采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議方式，與會(huì)者身處異地，通過(guò)電腦屏幕“見(jiàn)面”、做主題發(fā)言、討論問(wèn)題、做出決議。

與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時(shí)應(yīng)把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。

與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒(méi)有達(dá)到完全“無(wú)紙化”的時(shí)候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應(yīng)納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時(shí)間與歸檔前的檢測(cè)、鑒定

（一）歸檔時(shí)間

總的說(shuō)來(lái)，邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機(jī)關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對(duì)應(yīng)處置和對(duì)應(yīng)查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點(diǎn)確定一個(gè)歸檔期限；技術(shù)文件、科研項(xiàng)目文件等可在項(xiàng)目完成后歸檔。由于電子文件易于復(fù)制，歸檔后并不影響形成部門(mén)的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時(shí)間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進(jìn)行。電子文件的流動(dòng)性很強(qiáng)，及時(shí)加以控制是十分必要的。在完全辦公自動(dòng)化的文檔一體化時(shí)代，文件將實(shí)行完全的邏輯實(shí)時(shí)歸檔，即文件的形成之時(shí)就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在正式批準(zhǔn)簽署文件時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將自動(dòng)將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果說(shuō)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實(shí)行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致。考慮到其保存的密集性與長(zhǎng)期性，可適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時(shí)應(yīng)適當(dāng)集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤(pán)即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤(pán)、一寫(xiě)多讀光盤(pán)、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

（三）存儲(chǔ)電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填上編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)機(jī)讀目錄存在同一載體上。如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。

（七）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質(zhì)移交

電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行管理。

電子文件移交時(shí)，首先要進(jìn)行電子文件的檢驗(yàn)。檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子文件檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

第8篇：電子檔案的管理范文

關(guān)鍵詞：工會(huì)電子檔案；檔案管理；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

一、工會(huì)電子檔案的基本要求

（一）完整性。工會(huì)電子檔案與其他文書(shū)檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤(pán)的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。

（二）真實(shí)性。工會(huì)電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在工會(huì)電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。工會(huì)電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成工會(huì)電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

（三）安全性。工會(huì)電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害工會(huì)電子檔案的安全性，而且磁盤(pán)、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證工會(huì)電子檔案的安全性。

二、工會(huì)電子檔案的優(yōu)越性

（一）工會(huì)電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書(shū)檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

（二）工會(huì)電子檔案有利于文檔的保密。紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但工會(huì)電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請(qǐng)無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，保證了文件的保密性。

（三）工會(huì)電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是由人來(lái)完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來(lái)諸多不便。但若文書(shū)檔案從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書(shū)檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

三、加強(qiáng)工會(huì)電子檔案管理制度

（一）工會(huì)電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善 。在形成工會(huì)電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體工會(huì)電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于工會(huì)電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的工會(huì)電子檔案具有完整性。

（二）工會(huì)電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是工會(huì)電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同工會(huì)電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；工會(huì)電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；工會(huì)電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要對(duì)工會(huì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)工會(huì)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過(guò)程中，應(yīng)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國(guó)已通過(guò)先后頒布實(shí)施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺(tái)，確保了工會(huì)電子檔案在歸檔過(guò)程中的科學(xué)性和規(guī)范性。

（三）建立嚴(yán)格的保管制度。工會(huì)電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，工會(huì)電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密工會(huì)電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)工會(huì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。

（四）規(guī)范工會(huì)電子檔案的利用制度。在工會(huì)電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對(duì)提供利用過(guò)程的管理和對(duì)人員的管理兩方面。要制定完善的工會(huì)電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對(duì)上述兩個(gè)要素加以明確。在利用制度中對(duì)利用過(guò)程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供工會(huì)電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以工會(huì)電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。工會(huì)電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和工會(huì)電子檔案保管人員等。

綜上所述，檔案工作要緊跟時(shí)代步伐，工會(huì)電子檔案是新生事物，也是社會(huì)潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時(shí)代的信息豐富、傳遞迅速的社會(huì)特點(diǎn)，我們要全力以赴采取多種措施管理好工會(huì)電子檔案，利用好工會(huì)電子檔案，使其更好的為我們工作、學(xué)習(xí)、生活服務(wù)。

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[1]王曉偉.淺談數(shù)字檔案管理制度的完善.科技創(chuàng)業(yè)家，2011（1）.

第9篇：電子檔案的管理范文

檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展過(guò)程中，具有很重要的作用。檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位歷年發(fā)展足跡的見(jiàn)證，對(duì)機(jī)關(guān)單位科學(xué)化管理、發(fā)展及進(jìn)步都起到重要的作用。機(jī)關(guān)單位相關(guān)人員應(yīng)做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，明確發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)，使機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠科學(xué)的規(guī)范化的發(fā)展[1]。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位檔案多為紙質(zhì)檔案，在管理與存儲(chǔ)過(guò)程中，容易破損，存儲(chǔ)占用空間大，保存成本高。將機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行信息化管理，把檔案保存到政府?dāng)?shù)據(jù)平臺(tái)，不用擔(dān)心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔(dān)心因?yàn)槿藛T翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲(chǔ)空間，減少機(jī)關(guān)單位的用紙量，提升綠色政務(wù)辦公的形象。信息化檔案管理不再需要大量的人力進(jìn)行維護(hù)，管理，備份，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時(shí)間，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本[1]。

機(jī)關(guān)單位檔案電子化管理方便信息查找共享，節(jié)約時(shí)間，提高效率。例如，上級(jí)部門(mén)在政審環(huán)節(jié)需要來(lái)查詢某個(gè)人的檔案信息，詢多年之前資料，按照原來(lái)的紙質(zhì)檔案信息管理方法，需要工作人員去檔案庫(kù)，細(xì)翻查找大量的檔案，消耗大量時(shí)間，也增加了工作量。然而通過(guò)建立機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理平臺(tái)，管理員僅僅需要錄入關(guān)鍵詞即可實(shí)現(xiàn)信息的查詢及定位，在一定程度上節(jié)省了人力及時(shí)間，提升了服務(wù)水平，體現(xiàn)以人為本的理念。

2 機(jī)關(guān)單位檔案電子管理的問(wèn)題呈現(xiàn)

調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，雖然機(jī)關(guān)單位檔案電子管理提升了服務(wù)水平及運(yùn)行效率，但是在實(shí)踐層面受多因素制約，仍存在諸多問(wèn)題。

2.1 電子檔案安全性有待提升

在機(jī)關(guān)單位電子檔案的過(guò)程中，安全問(wèn)題是制約其發(fā)展的關(guān)鍵。如果一旦在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)泄漏，則失去了檔案電子化管理的意義，還很可能造成嚴(yán)重的后果，影響國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會(huì)的穩(wěn)定。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，黑客技術(shù)也在提升自身技術(shù)水平，在機(jī)關(guān)單位電子檔案的傳輸、收集及歸檔等環(huán)節(jié)，稍有不慎不法分子就會(huì)入侵，從而使得機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)遭到病毒侵害或者非法入侵，產(chǎn)生信息泄露在所難免。

2.2 電子檔案管理機(jī)制不完善

筆者調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在電子檔案管理中，制度建設(shè)體系存在漏洞。如某些機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行電子檔案管理中，沒(méi)有劃定責(zé)任人及具體的工作任務(wù)，導(dǎo)致管理中扯皮現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，影響了工作效率。同時(shí)，缺乏科學(xué)的分類劃分模式，是制約機(jī)關(guān)單位電子檔案有序運(yùn)行的主要因素，時(shí)常導(dǎo)致運(yùn)行混亂，影響了電子檔案管理工作的可持續(xù)運(yùn)行發(fā)展。

2.3 電子檔案人員綜合素質(zhì)偏低

基于目前機(jī)關(guān)單位電子檔案的發(fā)展現(xiàn)況來(lái)看，機(jī)關(guān)單位的電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)缺乏合理性、對(duì)新鮮事物的接受能力較差等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了機(jī)關(guān)單位電子檔案的發(fā)展，影響了檔案管理的效率及質(zhì)量[2]。所以，對(duì)機(jī)關(guān)單位電子檔案方面改革，首先要加強(qiáng)電子檔案人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)力度，提升從業(yè)人員的服務(wù)質(zhì)量和綜合能力，使得機(jī)關(guān)單位電子檔案工作健康、可持續(xù)發(fā)展。

3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位電子檔案管理的對(duì)策措施

結(jié)合機(jī)關(guān)單位電子檔案管理上暴露的諸多問(wèn)題，筆者從三個(gè)方面展開(kāi)對(duì)策設(shè)計(jì)，旨在提升其綜合運(yùn)行質(zhì)量。

3.1 技術(shù)創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”

在創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實(shí)踐過(guò)程中通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)解決目前遇到的相對(duì)棘手的安全隱患問(wèn)題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應(yīng)對(duì)措施，或在具體學(xué)習(xí)實(shí)踐中結(jié)合問(wèn)題進(jìn)行分析思考，提煉出新方法、新觀點(diǎn)、新技術(shù)等，從而對(duì)現(xiàn)有技術(shù)??現(xiàn)創(chuàng)新，來(lái)提高機(jī)關(guān)單位電子檔案人員的運(yùn)行穩(wěn)定性。同時(shí)，技術(shù)水平的提升才是保障機(jī)關(guān)單位電子檔案安全管理的根基。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行責(zé)任明晰，將具體職責(zé)落實(shí)到人，制定工作細(xì)則，要求安全管理工作嚴(yán)格按照規(guī)范開(kāi)展。同時(shí)針對(duì)遇到的安全故障，應(yīng)不定期地開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，使得技術(shù)水平不斷提升， “安全系數(shù)”匹配時(shí)展[3]。

3.2 建立健全電子檔案管理機(jī)制

新時(shí)期下，應(yīng)充分明晰大數(shù)據(jù)平臺(tái)的核心技術(shù)特征，按照機(jī)關(guān)單位的實(shí)際運(yùn)維特點(diǎn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。首先，要強(qiáng)化責(zé)任主體的意識(shí)，要求機(jī)關(guān)單位檔案負(fù)責(zé)部門(mén)應(yīng)盡快制定電子檔案的管理機(jī)制，采用量化的指標(biāo)將工作進(jìn)行細(xì)化，制定檔案責(zé)任關(guān)聯(lián)機(jī)制，確保保密制度落實(shí)，制定工作開(kāi)展的細(xì)則文件，使檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。其次，要加強(qiáng)資金及技術(shù)投入，確保電子檔案的管理機(jī)制切實(shí)發(fā)揮價(jià)值，為機(jī)關(guān)單位信息化的開(kāi)展扮演了重要的角色效應(yīng)。最后，在完善機(jī)制的過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進(jìn)行檔案管理的無(wú)序性、低精確度等多重問(wèn)題，從而提升機(jī)關(guān)單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，基于算法分析完成對(duì)平臺(tái)的推廣性及判斷性，強(qiáng)化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機(jī)關(guān)單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強(qiáng)化了對(duì)檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點(diǎn)、來(lái)源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時(shí)也便捷了檔案的處理及不同部門(mén)之間的有效交流[4]。

3.3 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

機(jī)關(guān)單位電子檔案管理人員專業(yè)能力的高低，將直接影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量，因此，要從多重角度來(lái)強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)。首先，機(jī)關(guān)單位電子檔案信息化的開(kāi)展涉及多個(gè)運(yùn)行學(xué)科及領(lǐng)域，主要包含網(wǎng)絡(luò)搭建、硬件設(shè)計(jì)、軟件設(shè)計(jì)部署、信息安全、數(shù)據(jù)融合、信息規(guī)范、數(shù)據(jù)邏輯處理等。因此在新時(shí)代下，應(yīng)構(gòu)建階梯化的機(jī)關(guān)單位信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有管理模式實(shí)行“破冰”，通過(guò)不定期開(kāi)展專業(yè)技能培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)技能，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，分層次、有重點(diǎn)的進(jìn)行電子檔案的系統(tǒng)化培訓(xùn)，提升其信息化的運(yùn)用能力及水平，使得電子檔案管理人員在培訓(xùn)中互相探討、互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。其次，充分調(diào)動(dòng)電子檔案管理人員的積極性，深化人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及運(yùn)行效率；最后，健全的基礎(chǔ)設(shè)施是保障機(jī)關(guān)單位信息化“提質(zhì)增效”的動(dòng)力源泉，因此應(yīng)根據(jù)實(shí)踐需求，健全機(jī)關(guān)單位信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理設(shè)備的升級(jí)[5]。