檔案管理?xiàng)l例精選(九篇)

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第1篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：n案管理；現(xiàn)代化；信息化；有效策略

檔案管理信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下的產(chǎn)物，其使檔案管理部門的工作走向現(xiàn)代化的領(lǐng)域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變是其在未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，因此在檔案管理工作中需要根據(jù)實(shí)際的需求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，依靠信息技術(shù)及管理內(nèi)容等方面提高檔案管理質(zhì)量及水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式

為了實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化需要從以下幾個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行改革。

1.1 將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對(duì)實(shí)質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，主要保管內(nèi)容包括紙質(zhì)、圖片、錄像等形式的資料，對(duì)這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進(jìn)行，越來(lái)越多的檔案資料使管理人員的工作內(nèi)容更加繁瑣，并且這些實(shí)質(zhì)資料還會(huì)占據(jù)一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實(shí)質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作效率，并且電子存儲(chǔ)的方式更利于對(duì)檔案的存儲(chǔ)及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發(fā)展。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變

新科技的不斷進(jìn)步，也改變了檔案存儲(chǔ)的方式。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)管理中，需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間，而且還需要有場(chǎng)地的支持。新的存儲(chǔ)方式的出現(xiàn)，使檔案資源能夠在較小的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)較多內(nèi)容的存儲(chǔ)，對(duì)于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數(shù)字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將電子信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置與優(yōu)化，進(jìn)而對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理。

2 建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺(tái)，通過信息管理系統(tǒng)的使用，提高檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化的程度，在建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)中需要注意以下內(nèi)容。

2.1 建立科學(xué)的管理程序

計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對(duì)于未來(lái)檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動(dòng)工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)

檔案中包含著許多機(jī)密資料及數(shù)據(jù)，一旦泄露所產(chǎn)生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行定期的檢查，做好日常的信息平臺(tái)維護(hù)工作，防止系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)泄露，保證檔案資料的機(jī)密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求，因此需要依據(jù)現(xiàn)代化管理手段對(duì)原有的檔案管理體制進(jìn)行改革，其可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行管理體制的完善。

3.1 強(qiáng)化檔案管理體制的作用

相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)各檔案館對(duì)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視

當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當(dāng)前的檔案管理人員在現(xiàn)代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)該方面內(nèi)容的管理，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。為此，需要檔案管理的相關(guān)部門從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：

4.1 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)積累

現(xiàn)代化的檔案管理也需要現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而更好的推進(jìn)工作的開展。為此，要求相關(guān)部門通過培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，豐富自身的專業(yè)知識(shí)創(chuàng)造條件。同時(shí)，要求檔案管理人員要自覺的對(duì)當(dāng)前新的知識(shí)與內(nèi)容進(jìn)行了解與掌握，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)自身素質(zhì)的完善。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)水平并且可以使用相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備，因此需要對(duì)其管理技術(shù)及專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)管理人員自身的素質(zhì)水平及檔案管理工作中的需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對(duì)檔案管理有一定的安全意識(shí)。首先，通過對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)與安全意識(shí)的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識(shí)。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議的方式，利用法律效力來(lái)約束其行為，從而達(dá)到保證檔案管理工作安全性的目的。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)在檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化，需要從改革管理模式、建立管理系統(tǒng)、完善管理體制、加強(qiáng)人員素質(zhì)幾個(gè)方面入手，通過對(duì)傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作走向現(xiàn)代化。在信息化時(shí)代，檔案管理工作只有走向信息化與現(xiàn)代化才符合時(shí)展的要求，因此需要協(xié)調(diào)好二者之間的關(guān)系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

參考文獻(xiàn)

第2篇：檔案管理?xiàng)l例范文

一、民生檔案的種類

根據(jù)對(duì)各單位民生檔案情況的調(diào)查，東城區(qū)屬相關(guān)機(jī)關(guān)單位保存的民生檔案內(nèi)容龐雜，形式多樣，主要有以下幾個(gè)方面:

(一)東城區(qū)檔案館現(xiàn)保存的涉及民生的檔案，包括婚姻檔案、招工檔案、知青檔案、公私合營(yíng)檔案、退伍軍人分配檔案等。其他區(qū)縣檔案館還保存有部分房產(chǎn)檔案、拆遷檔案等。

(二)東城區(qū)屬機(jī)關(guān)單位保存的涉及民生的檔案有:

1、工商局保存的關(guān)于個(gè)體工商戶、企業(yè)注冊(cè)、廣告登記等工商類檔案。

2、民政局保存的婚姻登記檔案，關(guān)于追烈、評(píng)殘、換證、補(bǔ)證、一次性撫恤金等優(yōu)撫檔案，關(guān)于見義勇為人員確認(rèn)檔案，關(guān)于審批低保、生活補(bǔ)助、臨時(shí)救助、醫(yī)療救助、冬季燃煤、清潔能源自采暖、高等教育新生入學(xué)、扶貧捐款等低保檔案。

3、房屋管理局、房屋土地經(jīng)營(yíng)管理中心、國(guó)土資源局東城分局以及城市綜合管理委員會(huì)保存的關(guān)于拆遷、私產(chǎn)等房屋檔案，關(guān)于協(xié)議書、售房合同、拆遷資料等經(jīng)營(yíng)檔案，關(guān)于戶口本、身份證和房產(chǎn)證復(fù)印件、評(píng)估報(bào)告、拆遷協(xié)議、審批表、領(lǐng)款憑證等拆遷檔案，二手房出讓檔案，關(guān)于土地登記發(fā)證等土地登記檔案。

4、勞動(dòng)局保存的關(guān)于招工審批與備案、職工單對(duì)調(diào)等招工檔案，關(guān)于審批退休、審批勞動(dòng)能力鑒定、勞動(dòng)仲裁、退休醫(yī)療等審批檔案，關(guān)于養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、醫(yī)療支付等社保檔案。

5、司法局保存的關(guān)于民事、經(jīng)濟(jì)、涉外的公證檔案。

6、殘聯(lián)保存的關(guān)于殘疾人康復(fù)服務(wù)、康復(fù)救助、輔助用具發(fā)放審批等殘疾人康復(fù)檔案，關(guān)于殘疾人就業(yè)安置、教育培訓(xùn)情況登記調(diào)查等殘疾人教育就業(yè)檔案，關(guān)于殘疾人狀況登記、申請(qǐng)辦理殘疾人證審批等殘疾人證辦理檔案等。

7、各街道保存的關(guān)于殘疾人保障金(就業(yè))、保障(助學(xué)、安置)、康復(fù)等殘疾人檔案，醫(yī)療救助檔案，關(guān)于申辦獨(dú)生子女證、審批二胎申報(bào)表、一胎隨父入戶材料、獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)等有關(guān)計(jì)生檔案，關(guān)于低保、自謀職業(yè)、醫(yī)保、靈活就業(yè)協(xié)議書等社保所檔案等。

8、東城各中小學(xué)幼兒園及直屬成人學(xué)院關(guān)于學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍卡、畢(肄)業(yè)證書存根、中高考成績(jī)及去向、市區(qū)級(jí)學(xué)生表彰冊(cè)、校級(jí)學(xué)生獎(jiǎng)懲名單、學(xué)籍管理等教育教學(xué)檔案。

9、公檢法以及紀(jì)檢等機(jī)關(guān)保存的各種訴訟、判案等案件檔案。

二、民生檔案在管理利用中存在的各種問題

通過對(duì)東城區(qū)屬單位保存民生檔案的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)民生檔案在管理與利用中存在以下主要問題:

(一)民生檔案種類龐雜、數(shù)量較多、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)

民生檔案涉及各個(gè)領(lǐng)域，觸及社會(huì)民眾生活的各個(gè)方面，因此產(chǎn)生的種類多種多樣，數(shù)量也是頗為龐大。由于民生檔案往往是以人為單位組卷，因此無(wú)論是與個(gè)體相關(guān)的民生檔案，還是與某一群體相關(guān)的民生檔案，都比一般意義上的文書檔案等的產(chǎn)生量要多得多。而且在數(shù)量變化上，體現(xiàn)了較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，往往以個(gè)體為單位的民生檔案，在一年中會(huì)有多次數(shù)量的變更。

(二)民生檔案歸屬繁雜、管理標(biāo)準(zhǔn)不一

1、調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多民生檔案的歸屬不清，無(wú)法確定由哪一部門負(fù)責(zé)管理。比如公證檔案，行政單位司法局有，各街道事業(yè)單位司法所也有。原來(lái)各街道司法所的檔案管理由街道指導(dǎo)管理，但隨著機(jī)構(gòu)改革，司法所已脫離街道系統(tǒng)，在行政管理上，街道已無(wú)權(quán)管理各司法所的檔案，而司法局又認(rèn)為自己中途插手不便管理，造成此部分檔案保管的分散。再如低保檔案，民政局也有，各街道社保所也有，也是沒有牽頭單位出面統(tǒng)一管理。2、民生檔案由于種類繁雜，保存部門不一，其管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。有的由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門制定統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，比如房管局的房產(chǎn)檔案;有的由本部門根據(jù)工作實(shí)際自行制定管理辦法;但大多數(shù)是既沒有行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有相關(guān)的實(shí)際操作管理辦法，更沒有檔案部門相應(yīng)的規(guī)范化指導(dǎo)，導(dǎo)致部分民生檔案處于成包打捆、裝箱入柜、無(wú)人整理的狀態(tài)。

(三)民生檔案接收進(jìn)館的范圍沒有明確界定

很多民生檔案保存于各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部職能業(yè)務(wù)科室，而非檔案室，其保存條件有限，有的甚至很糟糕，出現(xiàn)潮濕水浸跡象。這些現(xiàn)象一是由于部分單位行政管理沒有理清、理順，不知道應(yīng)向誰(shuí)尋求幫助與指導(dǎo)，不知道檔案是否應(yīng)當(dāng)移交，移交給誰(shuí);二是各區(qū)縣檔案館對(duì)民生檔案的接收進(jìn)館范圍也沒有明確的界定，相關(guān)民生檔案移交、接收工作無(wú)從開展。

(四)民生檔案利用率較高，但數(shù)字化程度較低，檢索不便

由于民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的，因此大部分的利用率都較高;但由于管理不到位，民生檔案信息的檢索體系還不完備，數(shù)字化、信息化程度較低，檢索查詢、提供利用方面還無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速便捷的效果。

三、民生檔案管理與利用應(yīng)采取的措施

針對(duì)民生檔案存在的上述各種問題，筆者認(rèn)為檔案部門當(dāng)務(wù)之急應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作:

(一)檔案部門需對(duì)管轄范圍內(nèi)產(chǎn)生、保存的各類民生檔案進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查研究，摸清家底，做好民生檔案排查和登記工作

1、各單位基層檔案室應(yīng)當(dāng)結(jié)合本機(jī)關(guān)單位工作職能以及內(nèi)部科室職能，研究各科室可能產(chǎn)生的民生檔案種類，并深入科室進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、排查，對(duì)各科室實(shí)有民生檔案種類、數(shù)量、整理現(xiàn)狀、保管條件、利用率等各方面情況進(jìn)行登記、匯總。2、各區(qū)縣檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)本區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的民生檔案進(jìn)行分類登記、匯總，做到心中有數(shù)，特別是對(duì)民政局、勞動(dòng)局、轄區(qū)街道等形成民生檔案的重點(diǎn)單位，應(yīng)當(dāng)深入實(shí)際，詳細(xì)調(diào)研?？梢越⒚裆鷻n案登記和年檢制度，詳細(xì)記錄本區(qū)域民生檔案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進(jìn)館規(guī)定等信息，以便掌握民生檔案管理和利用情況，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管。

(二)根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定各自的管理標(biāo)準(zhǔn)或遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)民生檔案實(shí)體進(jìn)行分散保管，同時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)管理

各級(jí)檔案部門應(yīng)當(dāng)從源頭抓起，確保民生檔案不流失、不散失。指導(dǎo)涉民檔案管理部門完善相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定各自的管理標(biāo)準(zhǔn)或遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，努力打造民生檔案管理和服務(wù)的制度保障體系。重點(diǎn)抓好出生、學(xué)籍、勞動(dòng)就業(yè)、婚姻、社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療衛(wèi)生、城市拆遷、房地產(chǎn)、企業(yè)職工等民生檔案管理。統(tǒng)籌管理，將民生檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單歸類、整合、集中控制民生檔案信息數(shù)據(jù)。

(三)綜合考慮民生檔案的各種情況，合理規(guī)定進(jìn)館范圍

根據(jù)以下幾方面考慮、制定區(qū)縣檔案館民生檔案進(jìn)館范圍:1、是否在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有較大利用需求。檔案管理的最終目的是為了提供利用，所以民生檔案接收進(jìn)館的首要標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否有利用需求，且是否在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有較大的利用需求。如果民生檔案只在三、五、十年等很短暫的期限內(nèi)有利用價(jià)值，則沒必要接收進(jìn)館，保存在各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部提供利用即可。如果民生檔案在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有較大利用需求，如婚姻檔案的保管期限為100年，當(dāng)然要列入?yún)^(qū)縣檔案館民生檔案的接收范圍。2、進(jìn)館檔案實(shí)體材料動(dòng)態(tài)性是否較強(qiáng)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，檔案自形成之日起滿10年向縣級(jí)國(guó)家檔案館移交，也就是說(shuō)如果民生檔案滿10年向檔案館移交之后，仍需要不斷地在原檔案材料中添加新的材料，以確保此民生檔案構(gòu)成一個(gè)完整的整體，那么筆者認(rèn)為此類檔案不宜接收進(jìn)館。3、進(jìn)館檔案是否便于提供利用。在民生檔案接收進(jìn)館前，需要考慮到區(qū)縣檔案館提供檔案利用的人員對(duì)相關(guān)專業(yè)民生服務(wù)政策的掌握與實(shí)際問題的處理是否能夠到位，是否能夠自如地解決相關(guān)民生檔案利用限制、政策解釋、檔案查找相關(guān)線索等問題。如果民生檔案接收進(jìn)館，可能會(huì)造成民生檔案產(chǎn)生單位與區(qū)縣檔案館之間的工作摩擦、相關(guān)工作的銜接不暢、公眾利用民生檔案的不便等問題，應(yīng)當(dāng)慎重考慮是否接收進(jìn)館。

第3篇：檔案管理?xiàng)l例范文

一、二維條碼的定義

二維條碼在設(shè)計(jì)的過程中，主要是從條碼結(jié)構(gòu)的橫向和縱向兩個(gè)方向來(lái)對(duì)具體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行表達(dá)。信息的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度相對(duì)較高，在檔案管理工作中，二維條碼和一維條碼之間的區(qū)別較大，主要是以信息符號(hào)作為信息存儲(chǔ)的載體。這種信息管理技術(shù)是對(duì)傳統(tǒng)管理的突破。在應(yīng)用的過程中也比較簡(jiǎn)單，只需要將各種不同的字符堆積在一個(gè)面積較小的方框內(nèi)部，不僅可以降低技術(shù)應(yīng)用的成本，還可以提升應(yīng)用的便利性。因此，這種二維條碼技術(shù)受到了檔案管理人員的高度重視。

二、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)模型

二維條碼技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用范圍比較廣，而且工作原理也相對(duì)比較簡(jiǎn)單，主角要是將紙張和數(shù)據(jù)等內(nèi)容封裝在一起，然后通過現(xiàn)代化的處理方式來(lái)對(duì)其進(jìn)行分析和檢測(cè)，然后設(shè)計(jì)成一定的條碼結(jié)構(gòu)。眾所周知，二維碼的信息生成之后，就很難進(jìn)行更改，元數(shù)據(jù)內(nèi)容在傳遞和應(yīng)用的過程中，也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的變更的現(xiàn)象。如果紙質(zhì)文件流傳到新的部門當(dāng)中，管理人員就會(huì)及時(shí)地根據(jù)信息的內(nèi)容支撐二維條碼的形式，便于檔案管理。

三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

二維條碼技術(shù)的應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，而且應(yīng)用范圍也在逐漸增加，不僅簡(jiǎn)便性比較突出，而且和方便檔案管理工作人員的應(yīng)用。尤其是在社會(huì)現(xiàn)代化的過程中，二維條碼應(yīng)用和管理的效果比較明顯，工作人員需要從全面的角度來(lái)對(duì)這一問題借鑒介紹和分析：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無(wú)論選擇哪一種都要注意要轉(zhuǎn)換成長(zhǎng)期存取格式，這主要是因?yàn)槎S條碼具有不可更改性，一旦形成了相應(yīng)的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長(zhǎng)期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴(yán)重后果，因此這成為使用二維條碼技術(shù)的關(guān)鍵。

2、制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術(shù)，這種技術(shù)既能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的儲(chǔ)存，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不能任意為之。因此制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)使用二維條碼技術(shù)來(lái)說(shuō)也十分重要。只要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行即可。制定標(biāo)準(zhǔn)要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應(yīng)更大的范圍，而易用主要是簡(jiǎn)便，不能因?yàn)槎S條碼技術(shù)的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣范圍得不償失。另外，因?yàn)槎S條碼有一定的容量，因此需要對(duì)其存儲(chǔ)元數(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)練的處理。一般情況下，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，所選擇的數(shù)據(jù)元素都具有通用性以及基礎(chǔ)性的特點(diǎn)。

3、完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)

二維條碼技術(shù)的使用，最需要解決就是與現(xiàn)行應(yīng)用的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，以解決用戶面臨的實(shí)際問題。目前所使用的二維條碼技術(shù)主要是識(shí)讀技術(shù)，而使用的重點(diǎn)就是與目前的系統(tǒng)進(jìn)行融合。為了更加的做好融合工作，應(yīng)該從以下入手：

第一，建立測(cè)試平臺(tái)，該平臺(tái)的主要作用就是對(duì)檔案管理中所使用的各種軟件以及其他的硬件能否達(dá)到要求，只有通過相關(guān)的平臺(tái)測(cè)試，這些軟件以及硬件才能進(jìn)入市場(chǎng)，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺(tái)的部門是專門的檔案管理部門，因?yàn)闄n案管理部門儲(chǔ)存各種文件，尤其是非常重要的文件，而如果儲(chǔ)存檔案的相關(guān)的軟硬件出現(xiàn)問題，其后果將十分嚴(yán)重，因此需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術(shù)，很多的行業(yè)和領(lǐng)域都使用該技術(shù)，但是傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)資源長(zhǎng)度有限，已經(jīng)不能使用各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，因此通過不斷地改進(jìn)，形成為二維條碼技術(shù)，但是要想將該技術(shù)的功能發(fā)揮到最大，也需要對(duì)其系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計(jì)。其設(shè)計(jì)主要針對(duì)以下兩方面，一是生成正式文件，使用二維條碼的生成技術(shù)，將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式并與著錄信息一起轉(zhuǎn)換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應(yīng)位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質(zhì)文件。為保證著錄信息的準(zhǔn)確完整、文件信息的長(zhǎng)期可讀，應(yīng)將以上流程設(shè)計(jì)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)流程；另一個(gè)是收文登記，利用二維條碼的識(shí)讀技術(shù)，自動(dòng)采集電子文件及其著錄信息，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高效率與質(zhì)量，是原收文登記的“改良”，在管理上實(shí)現(xiàn)電子文件將與紙質(zhì)文件的合拍與一致。如果收到的紙質(zhì)文件上的：維條碼是遵循《機(jī)關(guān)公文二維條碼使用標(biāo)準(zhǔn)》，也應(yīng)該能識(shí)讀。

第4篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞大數(shù)據(jù)檔案管理挑戰(zhàn)和機(jī)遇

1引言

信息化進(jìn)程的加劇以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使大部分行業(yè)的檔案管理工作都開始趨于電子化，以數(shù)字的形式對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)可以從根本上提升資料使用效率。電子檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量的不斷提升使檔案數(shù)據(jù)資料管理也加入了大數(shù)據(jù)的行列，需要通過各種新生技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化。大數(shù)據(jù)一般情況下均代表指數(shù)增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)，且這部分?jǐn)?shù)據(jù)要有廣泛可用性，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)特性明顯，所以不可以通過傳統(tǒng)的軟件和傳統(tǒng)工作技術(shù)對(duì)其進(jìn)行研究。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)

2.1隱私與安全方面的挑戰(zhàn)

隱私安全一直以來(lái)都是大數(shù)據(jù)發(fā)展過程中的阻礙因素，而且已經(jīng)悄然成為大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的主要挑戰(zhàn)之一。隱私和安全問題不僅局限在技術(shù)方面，同時(shí)也會(huì)涉及一些相關(guān)的法律問題，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需要明確其定義，讓該系統(tǒng)在提升檔案資料工作效率的基礎(chǔ)上還能保證資料的安全性。從國(guó)家的角度來(lái)看，如果機(jī)密檔案被泄露，會(huì)給國(guó)家?guī)?lái)巨大損失，影響國(guó)家安全系統(tǒng)的正常運(yùn)行。從個(gè)人的角度來(lái)看，如果使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中泄露了個(gè)人的私密信息，可能也會(huì)對(duì)相關(guān)人員的家庭帶來(lái)影響。

2.2在存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)處理方面的挑戰(zhàn)

近年來(lái)我國(guó)在各行各業(yè)中的數(shù)據(jù)都在呈指數(shù)增長(zhǎng)，部分地區(qū)檔案管理工作部門正在使用的存儲(chǔ)設(shè)備已經(jīng)不能滿足時(shí)展的需求。雖然云盤技術(shù)的發(fā)展在一定程度上緩解了該問題，可以短暫地解決存儲(chǔ)空間不足的問題，但是依然難以滿足后期發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)會(huì)對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并根據(jù)分析的結(jié)果來(lái)處理相關(guān)消息，所以要保證大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)就必須要更換傳統(tǒng)的存儲(chǔ)設(shè)備。總結(jié)近年來(lái)的工作情況發(fā)現(xiàn)，如果將TB模式的數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆票P中，要消耗大量時(shí)間，而且這部分?jǐn)?shù)據(jù)是會(huì)隨著時(shí)展而不斷變化的，所以數(shù)據(jù)的時(shí)效性比較差，要隨時(shí)更換數(shù)據(jù)，提升了工作量。云計(jì)算分布式性質(zhì)也會(huì)影響大數(shù)據(jù)運(yùn)作效率，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)需要將數(shù)據(jù)從存儲(chǔ)點(diǎn)傳輸?shù)教幚睃c(diǎn)上，在這一過程中如果數(shù)據(jù)流量過大，會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)傳輸速度產(chǎn)生明顯影響。在面對(duì)該問題時(shí)，可以將一些不需要的數(shù)據(jù)從其中剔除，或者將數(shù)據(jù)直接在存儲(chǔ)點(diǎn)位置進(jìn)行處理，簡(jiǎn)化傳輸結(jié)果量。大數(shù)據(jù)處理精確性雖然比較高，但是整個(gè)處理過程需要消耗較多的時(shí)間，如果對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描，工作量過大，所以不可能實(shí)現(xiàn)。目前工作人員正在研究如何在獲取數(shù)據(jù)或者存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的時(shí)候就構(gòu)建索引結(jié)構(gòu)，全面控制數(shù)據(jù)處理時(shí)間，提升大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

2.3在大數(shù)據(jù)處理技術(shù)方面的挑戰(zhàn)

首先是容錯(cuò)率方面的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)容錯(cuò)計(jì)算難度比較大，涉及許多算法，并且想要將安全性提升到100%基本是不可能的，目前也沒有可以達(dá)到該要求的容錯(cuò)設(shè)備和容錯(cuò)軟件，所以系統(tǒng)通常情況下都是盡量減少出現(xiàn)失敗的幾率，使其整體達(dá)到可以接受的水平。但是想要將錯(cuò)誤幾率控制在最低的范圍內(nèi)，需要大力提升系統(tǒng)研發(fā)成本，部分經(jīng)濟(jì)條件不允許的地區(qū)大數(shù)據(jù)處理結(jié)果精確性比較差。目前比較常見的檔案系統(tǒng)容錯(cuò)率提升方式是將計(jì)算任務(wù)分配到不同節(jié)點(diǎn)來(lái)完成對(duì)應(yīng)計(jì)算，將所有節(jié)點(diǎn)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)視為觀察節(jié)點(diǎn)使用，通過該節(jié)點(diǎn)來(lái)觀察其余的節(jié)點(diǎn)是否處在正常工作狀態(tài)。如果在工作過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，只有部分節(jié)點(diǎn)會(huì)從零重新開始工作，可以最大程度地減少工作量。其次是可擴(kuò)展性方面的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)平行運(yùn)算都是依靠硬件來(lái)完成的，會(huì)通過并行的方式對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行處理。但是目前所使用的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在分析數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理系統(tǒng)則需要通過硬件和分析軟件相互搭配才能實(shí)現(xiàn)平行運(yùn)算。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)一般使用云計(jì)算的方式完成工作，因?yàn)樵朴?jì)算可以對(duì)不同工作負(fù)荷進(jìn)行匯聚，所以必須要有更為完善的資源共享設(shè)備才能保證系統(tǒng)的低成本運(yùn)行，否則會(huì)提升運(yùn)行成本，還會(huì)增加數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率。

2.4人才方面的挑戰(zhàn)

近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展速度比較快，但是相對(duì)應(yīng)的專業(yè)人才數(shù)量卻比較少。許多地區(qū)都存在引入系統(tǒng)之后沒有專業(yè)工作人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行利用的情況，數(shù)據(jù)處理效率也比較低下，影響工作的正常開展。大數(shù)據(jù)的發(fā)展為傳統(tǒng)檔案管理工作人員帶來(lái)了機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，而且已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)展趨勢(shì)，所以檔案管理人員只有不斷地完善自身技能，才能保證在時(shí)展的前提下不被淘汰。在對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)時(shí)，要從理論知識(shí)和實(shí)踐技能這兩方面入手，全面綜合近年來(lái)社會(huì)范圍內(nèi)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，并將這部分工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)踐中，分析經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)性。大數(shù)據(jù)背景要求工作人員不僅要有專業(yè)化工作技能，還要有與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，掌握檔案管理人才發(fā)展方向與多門技術(shù)。比如現(xiàn)在比較欠缺的大數(shù)據(jù)深度分析工程師，這部分工程師必須要徹底地掌握申請(qǐng)、使用大數(shù)據(jù)分析的所有技術(shù)，并且要明白如何通過大數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件和硬件操作，提升工作效率。目前我國(guó)檔案管理分布廣泛，涉及各行各業(yè)，所以單靠傳統(tǒng)的硬件工程師以及數(shù)據(jù)庫(kù)工程師是不能滿足時(shí)展需求的，需要從社會(huì)各方面入手，才能保證人才數(shù)量與需求之間的關(guān)系。

3大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

3.1提升檔案信息資源管理工作效率

前些年的檔案管理工作大多是將紙作為媒介，通過卷期進(jìn)行記錄。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該從傳統(tǒng)的工作模式中轉(zhuǎn)化出來(lái)，通過字段以及數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理相關(guān)資料。在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)，要從傳統(tǒng)的“頁(yè)”為單位，轉(zhuǎn)變成GB為單位。相關(guān)工作人員要打破工作局限，從電子檔案收錄管理利用中走出來(lái)，將主要工作精力集中在監(jiān)控電子檔案生成以及保證電子檔案的可讀性方面，提升檔案的安全性。高速增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)需要憑借云計(jì)算平臺(tái)為支撐，并對(duì)云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行不斷的完善和深入挖掘，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源和信息存儲(chǔ)的動(dòng)態(tài)發(fā)展，常見的大數(shù)據(jù)檔案管理工作流程。

3.2完善檔案數(shù)據(jù)挖掘

前些年比較常見的檔案管理工作都是將文檔管理作為主導(dǎo)工作來(lái)看待，而檔案通常都是被動(dòng)利用狀態(tài)的，沉積下來(lái)的檔案不僅沒有人去利用，也沒有人對(duì)其進(jìn)行分析。零技術(shù)工具挖掘?qū)е聶n案的利用效率低下，影響檔案自身價(jià)值的正常發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案系統(tǒng)當(dāng)中不僅會(huì)存在較多的文檔，還會(huì)存在一部分結(jié)構(gòu)優(yōu)化數(shù)據(jù)問題，數(shù)據(jù)的價(jià)值體現(xiàn)也要比文檔利用效果更好。相關(guān)的檔案部門在收集到數(shù)據(jù)以后，可以通過對(duì)數(shù)據(jù)使用人員使用需求進(jìn)行調(diào)查的方式來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)相關(guān)性分析，明確不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，提升數(shù)據(jù)的使用效率與數(shù)據(jù)的價(jià)值，打破傳統(tǒng)工作理念，保證檔案管理數(shù)據(jù)挖掘工作的正常開展。

3.3通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理擴(kuò)展性

社會(huì)的不斷發(fā)展增加了檔案數(shù)據(jù)量，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化擴(kuò)展。許多地區(qū)目前都出現(xiàn)了數(shù)據(jù)多、系統(tǒng)弱的問題，工作難度明顯提升。大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)相輔相成，云計(jì)算技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源存儲(chǔ)以及動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，保證資源可以按需分配，提升資源的實(shí)際使用效率，這一情況為檔案管理系統(tǒng)可拓展性帶來(lái)了新的機(jī)遇。各地區(qū)檔案管理工作可以按照云計(jì)算框架對(duì)檔案管理框架進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過動(dòng)態(tài)的方式來(lái)提升資源與存儲(chǔ)資源的增長(zhǎng)速度，減少IT系統(tǒng)資金投入量，從側(cè)面提升經(jīng)濟(jì)效益。

3.4構(gòu)建檔案資源管理中心

大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展需要數(shù)據(jù)與存儲(chǔ)功能的支撐，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源統(tǒng)一化管理。為了全面提升檔案安全性以及檔案資源綜合使用效率，各單位需要對(duì)檔案進(jìn)行備份。當(dāng)前比較常見的備份方式是電子檔案?jìng)浞?，并且需要?gòu)建檔案?jìng)浞葜行模瑢?shí)現(xiàn)資源共享。首先要對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)劃，之后驗(yàn)證流程是可行的。檔案管理需要全技術(shù)支持，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)量的增長(zhǎng)速度比較快，所以在對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候要通過云計(jì)算等方式，提升檔案管理系統(tǒng)的可拓展性，結(jié)合服務(wù)器擴(kuò)張需求來(lái)減少IT系統(tǒng)投資成本。

4結(jié)語(yǔ)

近20年來(lái)世界范圍內(nèi)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總和已經(jīng)超越了之前3000年世界范圍內(nèi)數(shù)據(jù)量的總和，所以當(dāng)今世界已經(jīng)走入了數(shù)據(jù)的時(shí)代，人們的生活處處也都離不開數(shù)據(jù)。從信息獲取的角度來(lái)看，大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷完善使人們可以更加簡(jiǎn)便地獲取信息，通過網(wǎng)絡(luò)等媒介對(duì)資料和信息進(jìn)行收集。大數(shù)據(jù)技術(shù)理念比較新穎，對(duì)人們的思維方式以及工作方式產(chǎn)生著巨大的影響，所以人們也需要不斷地挖掘大數(shù)據(jù)的潛力，使其更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。檔案信息資源是社會(huì)發(fā)展中必不可少的組成部分，傳統(tǒng)的檔案信息管理多以紙為媒介，不論是保存還是查閱難度都比較大，所以要緊跟時(shí)展的腳步，將大數(shù)據(jù)理念和檔案管理相結(jié)合，提升其工作效率。上文以目前大數(shù)據(jù)檔案管理工作過程中遇到的制約因素為出發(fā)點(diǎn)，從構(gòu)建檔案資源管理中心、通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理擴(kuò)展性、完善檔案數(shù)據(jù)挖掘、提升檔案信息資源管理工作效率等方面提出了相應(yīng)的完善措施及大數(shù)據(jù)使用中應(yīng)當(dāng)注意的問題，旨在全面提升大數(shù)據(jù)與檔案管理的契合度，使其在促進(jìn)檔案管理工作開展的前提下，保證我國(guó)經(jīng)濟(jì)更好更快地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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第5篇：檔案管理?xiàng)l例范文

[關(guān)鍵詞]高校 檔案管理 信息公開

一、高校檔案館在高校信息公開中的意義和作用

1.意義

高校屬于教育公共事業(yè)單位,是政府信息公開的重要主體,高校信息公開是學(xué)校推行民主管理的有力舉措,確保了校內(nèi)外師生和公眾的知情權(quán),在方便師生和社會(huì)公眾對(duì)信息需求的同時(shí),有助于師生和公眾理解高校制定的各項(xiàng)措施,了解高校的辦學(xué)方向和使命;通過知情權(quán)的落實(shí)能進(jìn)一步促進(jìn)參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)和表達(dá)權(quán),對(duì)于提高高校的管理水平能發(fā)揮重要作用。

2.作用

高校檔案館保存著高校師生、教育教學(xué)、科研、管理和建設(shè)等活動(dòng)的歷史記錄,是高校信息資源的收集保管地和主要管理機(jī)構(gòu)。在高校信息公開的政策下,擔(dān)當(dāng)著高校信息公開的重要任務(wù)。高校檔案館能為信息公開提供豐富的歷史資料。我國(guó)很多高校檔案部門就利用自身的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn),開展了高校信息公開工作。近幾年來(lái),通過各高校教學(xué)水平評(píng)估和人對(duì)檔案館信息的查閱、復(fù)印等,我們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到高校檔案館不僅是高校信息公開的主要場(chǎng)所,而且在高校信息公開中更發(fā)揮著不可替代的作用。高校檔案館是高校信息公開的主要場(chǎng)所,這是由高校檔案館的功能、作用決定的。檔案館是高校的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),是永久保管檔案的基地,是科學(xué)研究和各方工作利用檔案史料的中心,是高校信息的主要集中地。

二、當(dāng)前高校檔案管理不利于信息公開的問題

1.歸檔管理不力,材料收集不全面

檔案材料是信息公開的前提和基礎(chǔ),檔案資料收集的是否齊全直接關(guān)系著信息公開的效果。當(dāng)前,高校的部分院系和部門對(duì)工作中產(chǎn)生的信息資料不能及時(shí)歸檔,文檔資料多數(shù)積壓在各業(yè)務(wù)部門,造成丟失以致檔案材料不齊。在信息公開的條件下,無(wú)法滿足用戶的查詢需要。檔案管理者歸檔意識(shí)和管理工作力度不夠,沒有嚴(yán)格按照歸檔制度進(jìn)行歸檔管理的也是造成材料不齊全的另一原因。

2.檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)有待提高

高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技能性較強(qiáng)的工作,但是目前的管理人員多是檔案或歷史專業(yè)畢業(yè),學(xué)科知識(shí)過于單一,而高校的學(xué)科檔案資料往往具有較強(qiáng)的學(xué)術(shù)性,這是阻礙檔案管理人員工作效率提高的主要原因。高校檔案館多半被認(rèn)為是高校的二級(jí)管理部門,無(wú)法為青年人才提供施展才華的機(jī)會(huì),館員年齡偏大,缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)和信息化管理的能力,接受信息的能力有限,更新管理理念的能力不高。在高校信息公開的要求下,檔案管理人員既要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí),還要掌握檔案管理軟件的操作及電子文件管理方法。

3.資金和設(shè)備投入不足

在高校信息公開的條件下,檔案利用的主體由高校的管理者、院系部門擴(kuò)大到高校師生、財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)、工商管理等。校內(nèi)外師生以及社會(huì)公眾對(duì)檔案資料的利用率明顯增加,高校檔案的利用方式也從一般性查閱向復(fù)雜性查閱發(fā)展。檔案利用方式也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案、人事檔案發(fā)展到電子化的教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、科研檔案等。需歸檔的檔案信息資料越來(lái)越龐大,檔案管理的技術(shù)含量也越來(lái)越高。但是,多數(shù)高校還未對(duì)這一問題引起重視,因此,資金、設(shè)備的投入遠(yuǎn)未達(dá)到信息公開的管理需求。

三、信息公開條件下的高校檔案管理改進(jìn)策略

1.提高信息公開意識(shí),正確處理公開和保密的關(guān)系

自《高等學(xué)校信息公開內(nèi)容基本要求》頒布開始,高校檔案館就已經(jīng)開始逐漸開放共享信息了。隨著信息化高校檔案管理形式的逐步建立,越來(lái)越多的信息資源能夠?yàn)楦咝熒蜕鐣?huì)公眾所共享,其利用的空間和利用的范圍也就逐漸擴(kuò)大,這反映著檔案信息公開的總趨勢(shì),也反映了社會(huì)公眾對(duì)檔案信息公開的總要求,這些信息知識(shí)時(shí)代的發(fā)展變化都要求高校檔案館管理人員要提高信息公開意識(shí)。高校檔案信息具有著開放性的同時(shí),一部分資料和信息也具有著機(jī)密性。部分涉及學(xué)?；顒?dòng)和師生個(gè)人隱私的歷史資料是不能夠共享和公開的。高校信息開放應(yīng)在法律允許范圍內(nèi)的公開,是一個(gè)兼開放與控制為一體的管理系統(tǒng)。檔案信息公開工作要求檔案管理更有序、更科學(xué)、更適應(yīng)信息時(shí)代高校和師生發(fā)展的需求。因此需制定政策,對(duì)現(xiàn)行檔案進(jìn)行分類、鑒別。高校檔案館既要堅(jiān)持信息的開放和利用,又要堅(jiān)持保存、保密的原則。隨時(shí)對(duì)檔案信息開放進(jìn)行動(dòng)態(tài)的調(diào)整。保證公開的信息不涉及受法律保護(hù)的機(jī)秘、個(gè)人隱私以及其他需保密的內(nèi)容。

2.加強(qiáng)檔案材料的收集管理工作

高校信息公開的實(shí)施要求高校檔案材料齊全、完整,檔案材料缺乏,高校信息公開工作就無(wú)法順利開展。為了做到檔案材料的齊全與完整,檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),使檔案工作服從和服務(wù)于高校的中心工作。檔案部門要加強(qiáng)與高校各部門的密切聯(lián)系,不失時(shí)機(jī)地注視學(xué)校每個(gè)階段的中心工作,做到學(xué)校工作轉(zhuǎn)移到哪里,檔案工作就延伸到哪里。要圍繞提高教學(xué)質(zhì)量和科研能力、培養(yǎng)合格人才、提高辦學(xué)知名度、擴(kuò)大學(xué)校影響、積極開展檔案的收集工作。檔案管理部門還應(yīng)依據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和規(guī)范,對(duì)文件形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),以保證高校檔案材料收集齊全、整理規(guī)范。只有做好了高校檔案材料的收集、歸檔工作,才能為高校信息公開工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。否則,材料不齊全,整理不規(guī)范,高校信息公開工作就很難開展。

3.加強(qiáng)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理隊(duì)伍專職化是高校信息開放的必然要求。高校檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)高校檔案工作的發(fā)展需要,強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)陪訓(xùn)制度。定期通過各種形式對(duì)工作人員進(jìn)行有目標(biāo)、有計(jì)劃、有步驟的繼續(xù)教育,補(bǔ)充檔案學(xué)科、信息技術(shù)、外語(yǔ)及法律等方面的新知識(shí)、新技術(shù)。通過培訓(xùn)使他們掌握檔案管理、檔案修復(fù)技能,使其熟知高校的運(yùn)作機(jī)制,提高信息公開條件下服務(wù)意識(shí)。以熟練的技能、溫和的態(tài)度為師生和公眾提供高效、便捷的信息服務(wù)。

4.增加投入,建立電子化檔案信息管理

在信息化時(shí)代,實(shí)現(xiàn)高校信息公開就必須對(duì)高校信息和檔案進(jìn)行集成化、數(shù)字化的管理,開發(fā)和應(yīng)用檔案管理軟件,為師生提供檔案信息的檢索服務(wù),滿足高校信息公開的需要。為達(dá)到這一目標(biāo),就要改變現(xiàn)有檔案管理設(shè)備落后的局面,增加資金和設(shè)備的投入,通過高校門戶網(wǎng)站積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。方便無(wú)紙化時(shí)代的電子文件的交流。對(duì)大量電子文檔進(jìn)行及時(shí)的歸檔管理,實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案館作為高校信息公開的門戶,需盡快解決當(dāng)前不足。加大資金和設(shè)備的投入,實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化、集成化管理,提高管理人員的歸檔意識(shí)、專業(yè)化素質(zhì)和服務(wù)意識(shí),使高校檔案館更好地為高校信息公開服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]董近東,王曉燕.政府信息公開與檔案開放[J].檔案與建設(shè),2009,(08).

第6篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：獨(dú)立； 現(xiàn)代化； 規(guī)范

中圖分類號(hào)：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2012）03-175-001

筆者在醫(yī)院做財(cái)務(wù)檔案管理工作已數(shù)載，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案日趨增多，檔案存檔及管理方式也在不斷變化，逐步由紙質(zhì)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)甚至無(wú)紙化辦公。筆者根據(jù)工作中的得與失，談?wù)剬?duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的一些見解。

一、了解醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容

財(cái)務(wù)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。作為一名醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員，對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容應(yīng)了如指掌，俗話說(shuō)：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,是對(duì)醫(yī)院資金的籌集、分配、使用、清償?shù)葮I(yè)務(wù)進(jìn)行決策、計(jì)劃、組織、執(zhí)行和控制等工作的總稱。醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理一般包括:建立和健全醫(yī)院財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度;根據(jù)基本建設(shè)規(guī)劃、大型醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、零星土建維修、藥品采購(gòu)、衛(wèi)生材料采購(gòu)等資料編制財(cái)務(wù)計(jì)劃;資金籌集、資金投放、資金分配和清償以及日常的資金、財(cái)物管理;辦理應(yīng)收應(yīng)付款的結(jié)算;核算分析財(cái)務(wù)計(jì)劃的執(zhí)行情況;監(jiān)督財(cái)經(jīng)紀(jì)律遵守情況等。加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,可以促進(jìn)醫(yī)院合理地使用資金,提高資金使用效率,加速資金周轉(zhuǎn),降低醫(yī)療服務(wù)成本,提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。

二、設(shè)置獨(dú)立的財(cái)務(wù)檔案部門

設(shè)置獨(dú)立的財(cái)務(wù)檔案部門，財(cái)務(wù)檔案的安全和保密性才能得以保障。檔案部門是財(cái)務(wù)檔案管理工作的組織保證，設(shè)置獨(dú)立財(cái)務(wù)檔案部門是工作的需要也是法律規(guī)章的要求。還要配備專人，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的有效管理，這樣才能保證檔案保管規(guī)范，保證檔案的完整、安全和保密。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作重視，保證管理工作所需的人力物力，依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，配備專人管理財(cái)務(wù)檔案，把檔案清點(diǎn)、裝訂成冊(cè)，做好匯總清冊(cè)記錄，保證財(cái)務(wù)檔案整齊有序、內(nèi)容齊全：做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，嚴(yán)格執(zhí)行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實(shí)保障會(huì)計(jì)資料的安全、完整、保密，是加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理、提高管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理有效的根本保證。

三、明確醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括:醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料,上級(jí)部門下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料,隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展,很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇;從廣義上講,還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

四、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

會(huì)計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低，因此，財(cái)政部門必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容常抓不懈，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)及操作技能，經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)比、考核，將檔案規(guī)范化內(nèi)容納入日常管理工作中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量，對(duì)確保會(huì)計(jì)資料及國(guó)有資產(chǎn)的安全完整具有重要意義。

五、做好財(cái)務(wù)檔案的收集工作

要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無(wú)誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫(kù)存核對(duì)無(wú)誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行。

六、用現(xiàn)代化手段管理醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案

充分利用現(xiàn)代管理手段管理財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案已由原始的紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子的、磁質(zhì)的，由于電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)易被修改，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)、審批制度，加強(qiáng)安全保密措施，建立會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限管理方法，對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)維護(hù)、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導(dǎo)致信息損失、失真。對(duì)電算化會(huì)計(jì)資料的分類、歸檔、整理，應(yīng)充分利用優(yōu)質(zhì)的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間、內(nèi)容，分門別類進(jìn)行管理，以充分壓縮存儲(chǔ)空間，減少存儲(chǔ)成本。信息化會(huì)計(jì)以其強(qiáng)大的核算管理功能，是會(huì)計(jì)發(fā)展的必由之路，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，切實(shí)保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整、堵塞經(jīng)營(yíng)漏洞。實(shí)現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享,才能逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化體系的開展必須在合理的管理體制、完善的規(guī)則制度、穩(wěn)定的工作秩序、嚴(yán)密的內(nèi)部監(jiān)控制度的基礎(chǔ)上實(shí)施。財(cái)務(wù)管理工作程序化，管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，報(bào)表文件統(tǒng)一化，數(shù)據(jù)資料完整化，才能真正使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮作用。

第7篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：商品條碼；管理；檔案

商品條碼是由一組規(guī)則排列、尺寸和顏色有一定規(guī)定的條、空及對(duì)應(yīng)數(shù)字構(gòu)成的特殊符號(hào)，是表示一定信息的商品標(biāo)識(shí)。它是一種利用光電掃描閱讀設(shè)備給計(jì)算機(jī)輸入數(shù)據(jù)的特殊代碼，以便于機(jī)器讀出的形式傳輸信息，是實(shí)現(xiàn)商業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)制造和流通、電子商務(wù)等領(lǐng)域。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快移動(dòng)終端技術(shù)的發(fā)展，商品條碼在現(xiàn)代化商業(yè)中的作用越來(lái)越受到重視，商品條碼系統(tǒng)中成員數(shù)量井噴式發(fā)展，在這一過程中產(chǎn)生了大量的業(yè)務(wù)檔案，而商品條碼編碼所要求的唯一性、永久性原則要求我們需要對(duì)各系統(tǒng)成員的歷次業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行有效的管理，本文將針對(duì)如何對(duì)商品條碼系統(tǒng)成員的檔案管理問題進(jìn)行闡述，以便為商品條碼及系統(tǒng)成員的產(chǎn)品管理提供原始依據(jù)，保障條碼市場(chǎng)有效運(yùn)營(yíng)。

1 加強(qiáng)商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的必要性

商品條碼系統(tǒng)成員檔案是在商品條碼注冊(cè)、續(xù)展、變更等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括申領(lǐng)單位提交的各類材料的原件、復(fù)印件等各種原始文件。在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，檔案是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、工程建設(shè)、科學(xué)研究的信息基礎(chǔ)，對(duì)維持經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益有著具足輕重的作用。自1988年我國(guó)成立中國(guó)物品編碼中心以來(lái)，我國(guó)的商品條碼工作已有近30年的歷史，大大推進(jìn)了我國(guó)電子商務(wù)和商品流通領(lǐng)域信息化的發(fā)展。在申請(qǐng)商品條碼系統(tǒng)成員資格時(shí)，企業(yè)必須提供所需的申請(qǐng)材料到所在地的編碼分支機(jī)構(gòu)辦理廠商識(shí)別代碼注冊(cè)手續(xù)，由國(guó)家物品編碼中心審核后賦碼，此后還要定期續(xù)展，有必要的還要辦理變更、合并等相應(yīng)手續(xù)，最近幾年來(lái)，國(guó)家中心又將系統(tǒng)成員的產(chǎn)品信息備案作為工作的重點(diǎn)，要求系統(tǒng)成員填報(bào)本企業(yè)所有產(chǎn)品信息，致使在日常業(yè)務(wù)中形成的原始文件越來(lái)越多，鑒于大多系統(tǒng)成員由于管理制度不完善或人員素質(zhì)不高，對(duì)本公司的登記或產(chǎn)品狀況管理混亂，常常需要查詢相關(guān)的企業(yè)登記信息或產(chǎn)品信息，給我們加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理提出了需求，另一方面，我們需要更好地掌握系統(tǒng)成員的歷史沿革，確保碼段的合理規(guī)范分配和條碼市場(chǎng)的合規(guī)運(yùn)營(yíng)，檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)信息資源構(gòu)成的一個(gè)重要組成部分，信息儲(chǔ)量大，具有廣泛的實(shí)用性。只有深刻認(rèn)識(shí)到商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的重要性，才能保證商品條碼成員檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。但從目前的情況看，商品條碼系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作尚處于初期階段，并未形成全國(guó)統(tǒng)一的管理體制和體系，為了更好地為商品條碼系統(tǒng)成員的管理提供更可靠的原始依據(jù)，所以，近幾年來(lái)國(guó)家物品編碼中心一直強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2 做好商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的建議

鑒于商品條碼成員業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展和系統(tǒng)成員檔案管理工作的現(xiàn)狀以及開發(fā)利用的前景，商品條碼系統(tǒng)成員檔案的管理問題成為目前需要解決的重點(diǎn)問題之一。筆者針對(duì)現(xiàn)有情況提出了幾點(diǎn)建議，希望在今后的工作中，可以不斷完善檔案的管理流程，使之得到更好的發(fā)展。

2.1 采用有效手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的質(zhì)檔文件具有較強(qiáng)的憑證價(jià)值，雖然商品條碼基本信息檔案管理相對(duì)于綜合檔案管理而言，在鑒定、歸檔立卷、整理等各方面都比較簡(jiǎn)單，但如果沒有明確的管理制度為指導(dǎo)，很容易造成管理上的混亂。所以首先應(yīng)當(dāng)確定檔案管理工作流程，對(duì)歸檔范圍、立卷方法、利用和銷毀程序都要根據(jù)實(shí)際需要做出明確的規(guī)定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和制度。按照商品條碼工作規(guī)范，系統(tǒng)成員基本信息檔案包括基本信息登記表、批準(zhǔn)證書、相關(guān)單位的證明文件及其他一些必須文件，這些都是應(yīng)該收集的原始資料，應(yīng)認(rèn)真按照歸檔要求收集審核歸檔整理，為避免檔原始文件丟失盡量爭(zhēng)取在業(yè)務(wù)辦理完成后一周內(nèi)接收歸檔。應(yīng)按照系統(tǒng)成員的存續(xù)時(shí)間科學(xué)地確定保管期限，建議對(duì)于已經(jīng)注銷的系統(tǒng)成員的商品條碼檔案也應(yīng)長(zhǎng)期保存。

按照商品條碼的編碼規(guī)則，一般情況下國(guó)家物品編碼中心給每個(gè)系統(tǒng)成員分配一個(gè)廠商識(shí)別代碼，系統(tǒng)成員再自行分配產(chǎn)品代碼，因此應(yīng)按照存續(xù)狀態(tài)（現(xiàn)存或注銷）――注冊(cè)年度進(jìn)行分類，將每家系統(tǒng)成員作為立檔單位，按照廠商識(shí)別代碼編號(hào)和排序，將注冊(cè)、續(xù)展、變更、補(bǔ)證、膠片訂單等檔案文件按時(shí)間順序進(jìn)行排放，這種檔案管理方式是當(dāng)前比較推崇的，也是一種科學(xué)化的手段，不僅可以保證各系統(tǒng)成員商品條碼基本信息檔案的獨(dú)立性、完整性、客觀地反映每個(gè)系統(tǒng)成員的歷史面貌，而且有利于將新產(chǎn)生的檔案文件歸檔和卷內(nèi)文件的查詢利用。

2.2 利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理

人們對(duì)檔案的利用需求是多方面的，依靠傳統(tǒng)的手工檢索方式已不能滿足社會(huì)的需要，而數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息量的資源進(jìn)行信息化管理已經(jīng)非常成熟，開發(fā)利用專用管理軟件、建設(shè)對(duì)外互聯(lián)網(wǎng)開放管理平臺(tái)已經(jīng)是緊迫需要?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的要求。用對(duì)于商品條碼系統(tǒng)成員來(lái)說(shuō)，成員檔案原件即是信息資源，應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描歸檔入電子數(shù)據(jù)庫(kù)，使用電子設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益，推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理和檔案信息共享。

實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括紙質(zhì)申報(bào)材料的電子化、索引數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建、文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的建立，電子檔案的調(diào)閱應(yīng)用等，不僅需要攝像頭、數(shù)碼相機(jī)、高速掃描儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等各種硬件設(shè)施，更需要相應(yīng)的軟件技術(shù)作支持。不僅要實(shí)現(xiàn)電子檔案的采集、傳輸、存儲(chǔ)、管理、質(zhì)量審核、應(yīng)用等系統(tǒng)功能，更需要安全加密、容災(zāi)處理等功能，不僅要保護(hù)電子檔案信息的安全，還要保護(hù)檔案信息存儲(chǔ)載體和系統(tǒng)設(shè)備的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立機(jī)讀目錄時(shí)要采集廠商識(shí)別代碼、檔案分類、建檔時(shí)間、錄檔時(shí)間等信息，開發(fā)快捷的檢索方式。當(dāng)然，電子檔案建立是基礎(chǔ)，應(yīng)用才是服務(wù)于社會(huì)的重點(diǎn)。電子檔案管理系統(tǒng)建成后，通過廠商識(shí)別代碼、企業(yè)名稱等對(duì)電子檔案進(jìn)行模糊檢索，并根據(jù)檢索得到的電子檔案題錄信息調(diào)閱電子檔案全文，還可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行打印操作。另外，還應(yīng)積極開發(fā)受理或網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理時(shí)同步采集電子檔案，實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，大大提高檔案工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息資源的開發(fā)，就是應(yīng)社會(huì)需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來(lái)，以起到擴(kuò)大社會(huì)化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。我們應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中國(guó)物品編碼中心.商品條碼應(yīng)用指南[M].中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2003.5.

[2]張飛.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（27）.

第8篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；矛盾問題；措施辦法

現(xiàn)階段，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也在深入推進(jìn)，檔案信息“四化”（即存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化）已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。信息化條件下，如何運(yùn)用新思路新辦法來(lái)解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，更好地為國(guó)家高等教育服務(wù)，成為當(dāng)前各高校檔案工作面臨的新課題。

1 存在的矛盾問題

1.1 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力偏弱，編配不合理

一是相關(guān)管理人員重視程度不高。沒有充分認(rèn)識(shí)到工作的必要性及其對(duì)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類工作對(duì)學(xué)校的管理工作無(wú)關(guān)緊要。不少檔案管理人員抱怨：檔案工作不是中心工作，業(yè)務(wù)上屬于小崗位、冷專業(yè)，排不上隊(duì)，擺不上位，不受關(guān)注，沒有前途。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識(shí)上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動(dòng)上對(duì)檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對(duì)于檔案社會(huì)服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無(wú)實(shí)質(zhì)性的操作措施。二是管理人員業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理工作對(duì)于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識(shí)以及技能，就難以勝任檔案管理工作。目前，高校檔案管理中，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問題比較突出。高校檔案隊(duì)伍相對(duì)于一般企事業(yè)單位的檔案隊(duì)伍文化水平偏高，但真正科班出身、從事專職檔案管理人員比較少。很多兼職檔案管理人員未接受全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)技能較差。懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的檔案管理人員數(shù)量更少。三是檔案管理體制建設(shè)不健全。目前我國(guó)高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo)，配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員，但在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)了一些高校檔案資料歸檔整理不及時(shí)，造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。

1.2 檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無(wú)法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因?yàn)橄嚓P(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無(wú)法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國(guó)現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個(gè)高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過程中，計(jì)算機(jī)編程人員對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致開放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無(wú)法勝任高校檔案管理工作。

1.3 資源共享存在弊端，檔案資源利用率較低

一是信息收集與統(tǒng)計(jì)過程中存在信息重復(fù)收集。目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門，導(dǎo)致在對(duì)信息收集與統(tǒng)計(jì)過程中存在信息重復(fù)收集，資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來(lái)隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。二是一些高校檔案館藏單一.不能滿足檔案需求。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢(shì)，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。。學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會(huì)的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力.能夠?qū)崿F(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

2 對(duì)策措施

2.1 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，優(yōu)化高校檔案管理模式

檔案管理工作較為繁瑣，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有句話“檔案工作是個(gè)良心活，好漢不愿干，懶漢干不了”。責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，干事敷衍拖拉，體現(xiàn)到業(yè)務(wù)工作中就會(huì)造成檔案材料歸檔不及時(shí)、收集不全、信息“老化”，檔案服務(wù)質(zhì)量必然打折扣。只有增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，才能做到對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)本人負(fù)責(zé)。檔案工作者要刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練把握各項(xiàng)指標(biāo)要求，吃透各項(xiàng)制度規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)日常管理制度，只有這樣才能保證檔案的及時(shí)、有效利用。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)觀念，拓展檔案利用的價(jià)值空間。檔案工作必須始終堅(jiān)持把服務(wù)放在首位，變傳統(tǒng)的“守?cái)偸健狈?wù)為“應(yīng)用式”主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作更高層次、更大范圍發(fā)揮服務(wù)保障效能。信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，要通過樹立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

2.2 搞好頂層設(shè)計(jì)，增強(qiáng)制度規(guī)定的生機(jī)活力

制度規(guī)定要著眼實(shí)際與時(shí)俱進(jìn)，一要適應(yīng)歷史發(fā)展實(shí)際，適當(dāng)調(diào)整檔案材料有關(guān)規(guī)定?？煽紤]刪除家庭出身、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等參考價(jià)值不大的表格項(xiàng)目，增加性格特點(diǎn)、愛好特長(zhǎng)、指紋信息等能反映個(gè)性特征的欄目；可適當(dāng)增加個(gè)人年度總結(jié)、考核材料、民主測(cè)評(píng)結(jié)果、述職（述學(xué)）報(bào)告、專業(yè)技術(shù)成果、參加重大活動(dòng)等反映現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料?？煽紤]建立合理的監(jiān)督機(jī)制，改革檔案不能與個(gè)人見面的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)雙向互動(dòng)的檔案材料信息常更新常維護(hù)。二要緊貼工作實(shí)際，形成更加細(xì)化、具體化的操作機(jī)制。在規(guī)范檔案日常管理方面，根據(jù)有關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際，制訂細(xì)化完善《人才信息中心崗位職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理規(guī)定》、《機(jī)房管理規(guī)定》、《信息查詢規(guī)定》、《檔案借查閱規(guī)定》、《安全保密規(guī)定》等制度規(guī)定。其次，還要建立完善各項(xiàng)登記，如檔案接收、轉(zhuǎn)遞、借查和銷毀檔案材料，以及入網(wǎng)審批、系統(tǒng)備份、信息收集查詢、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等。同時(shí)，進(jìn)一步明確各級(jí)機(jī)關(guān)、各類人員的崗位職責(zé)，做到統(tǒng)一規(guī)范、各司其職、辦事有據(jù)。三要形成督促檢查機(jī)制。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問題，要不定期的對(duì)所屬單位檔案室進(jìn)行實(shí)地檢查，通過勤幫多促，不斷推動(dòng)檔案質(zhì)量建設(shè)。對(duì)管檔人員，要定期考核政策水平，業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際操作技能，搞好資格認(rèn)證。凡因工作失職、管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案缺件、假件，造成不良后果的，堅(jiān)決追究管檔人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2.3 立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加快高校檔案信息化管理建設(shè)

為適應(yīng)日益發(fā)展的信息時(shí)代的要求，高校應(yīng)把檔案室建成各類數(shù)字信息資源庫(kù)，并逐步使其內(nèi)容擴(kuò)大到文件、資料、語(yǔ)音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫(kù)通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略知識(shí)庫(kù)，使檔案真正為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案工作人員須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，積極探索檔案工作在實(shí)踐中的發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用科學(xué)的管理方法來(lái)指導(dǎo)現(xiàn)行的高校檔案工作。要加大現(xiàn)代化設(shè)備投入，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)配置現(xiàn)代化辦公用具和自動(dòng)化設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)，努力推進(jìn)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)材料電子化建設(shè)，建立電子檔案查閱網(wǎng)站，豐富網(wǎng)上信息資源，為檔案工作提供快捷、高效、多功能服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范簡(jiǎn)化網(wǎng)上查閱程序，拓展服務(wù)范圍，增強(qiáng)服務(wù)的有效性和主動(dòng)性，以服務(wù)手段的創(chuàng)新來(lái)促進(jìn)檔案服務(wù)效能提高，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。

第9篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞:無(wú)紙化辦公；檔案管理；特點(diǎn)；新挑戰(zhàn)；研究

當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，如何有效地提高檔案管理效率？針對(duì)上述問題，我們就“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進(jìn)行了研究。

一、無(wú)紙化辦公的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是office automation的縮寫（簡(jiǎn)稱oa系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來(lái)的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)。

oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到oa辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過程完全實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財(cái)力。

二、檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)

（一）檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動(dòng)化已經(jīng)是無(wú)紙化辦公，與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質(zhì)有所變化，轉(zhuǎn)變成電子文件，與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來(lái)源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來(lái)，使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時(shí)庫(kù)，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。

同時(shí)歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無(wú)紙化”只是相對(duì)的，電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)。電子文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。

對(duì)電子文件加蓋電子檔號(hào)章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后，通過軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號(hào)章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號(hào)章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

（三）電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對(duì)開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請(qǐng)查閱，提交的查閱申請(qǐng)能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍耍枰峤活I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級(jí)審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。

檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

（四）電子文件保管的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來(lái)新的管理規(guī)范。

由于電子文件存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲(chǔ)在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對(duì)電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和對(duì)電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對(duì)安全。

電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。