檔案管理方法精選(九篇)

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第1篇：檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；方法；問(wèn)題與對(duì)策

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)以及事業(yè)等單位為了自身更好的發(fā)展，從而在市場(chǎng)占據(jù)有利的位置，對(duì)于人力資源的開發(fā)越來(lái)越全面，也因此，對(duì)于人事檔案管理方法的研究也越來(lái)越深刻，但是不可否認(rèn)的是，目前，人事檔案管理方法仍然存在很多的問(wèn)題，這不僅導(dǎo)致企業(yè)以及事業(yè)單位無(wú)法根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行人員的調(diào)配，影響自身的發(fā)展，也會(huì)導(dǎo)致整個(gè)社會(huì)的人力資源開發(fā)不合理的情況發(fā)生，但是人事檔案管理在社會(huì)發(fā)展中有著不可取代的位置，因此，必須采取一定的措施解決人事檔案管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題。

1人事檔案管理方法的現(xiàn)狀

1.1認(rèn)知意識(shí)不足雖然人事檔案管理工作的重要性逐漸被整個(gè)社會(huì)所認(rèn)可，但是由于人事檔案的概念進(jìn)入我國(guó)的時(shí)間較短，使得絕大多數(shù)的人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)知不全，就會(huì)嚴(yán)重影響了單位的人員調(diào)度，而人事檔案管理的認(rèn)知不足最主要是由于人事檔案管理工作屬于服務(wù)型工作，而服務(wù)性工作使得檔案管理人員無(wú)法認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，從而使得人事檔案管理工作流于表面，進(jìn)而在阻礙人事檔案管理工作開展的同時(shí)，也影響了人事檔案管理工作的發(fā)展。1.2管理制度不健全由于人事檔案管理人員對(duì)于自己工作的認(rèn)知不全，重視度不夠，就會(huì)嚴(yán)重影響工作態(tài)度，從而衍生管理制度不健全的情況發(fā)生，進(jìn)一步的影響人事檔案管理工作的開展并限制了人事檔案工作的發(fā)展前景。換句話說(shuō)，人事檔案管理制度的不健全就會(huì)使得整體人事檔案管理無(wú)序，混亂，嚴(yán)重影響人力資源的進(jìn)一步的開發(fā)，也會(huì)使得人事檔案管理工作的安全性極大的降低，從而導(dǎo)致人事部?jī)?nèi)的人事檔案嚴(yán)重流失，這在一定程度上侵犯了個(gè)人的隱私。1.3管理人員專業(yè)素質(zhì)較低正是由于人事檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，這才使得工作人員的工作激情下降的同時(shí)，也會(huì)使得管理人員的素質(zhì)逐漸降低，對(duì)自己的工作不重視，極易出現(xiàn)偷奸耍滑的情況，進(jìn)而影響工作的進(jìn)度以及人力資源工作的開發(fā)；再加上由于人事檔案管理工作所需的技術(shù)不高，使得人事檔案工作上手容易，從而導(dǎo)致從事人事檔案管理工作的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而致使人事檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)序的情況，使得人事檔案管理工作名存實(shí)亡。

2優(yōu)化人事檔案管理方法的對(duì)策

人事檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)有著十分重要的作用，但是由于目前人事檔案管理工作出現(xiàn)了各種問(wèn)題，限制了人事檔案事業(yè)的發(fā)展，所以必須采取措施優(yōu)化人事檔案管理方法。2.1強(qiáng)化認(rèn)知認(rèn)知不全就會(huì)導(dǎo)致對(duì)工作不重視，進(jìn)而影響一個(gè)新興行業(yè)的發(fā)展，而對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不健全，不僅會(huì)影響人力資源的開啊發(fā)，也會(huì)衍生其他的問(wèn)題，影響人事檔案管理工作，所以為了人事檔案能更好的發(fā)展，必須強(qiáng)化工作人員的認(rèn)知意識(shí)，從而工作人員對(duì)自己工作的重視度，從而使得人事檔案管理工作能落于實(shí)際，健全人事檔案管理工作的整體機(jī)構(gòu)，可以使得整個(gè)人事檔案管理機(jī)構(gòu)能夠有序的開展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保證管理工作有序開展的重要因素，而為了進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作，必須健全人事檔案管理工作，人事檔案管理工作十分重要，不僅體現(xiàn)在人員調(diào)度上，也體現(xiàn)在了人員的潛能開發(fā)上；從另一方面來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作是整個(gè)公司相對(duì)重要的工作，所以為了更大程度的規(guī)范人事檔案工作，必須健全人事檔案管理制度，除此之外，建立相應(yīng)的監(jiān)督環(huán)節(jié)就會(huì)最大程度的降低人事檔案失竊的情況，進(jìn)而保證管理工作有序開展。2.3培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)人員是一個(gè)工作開展的關(guān)鍵，因此工作人員的專業(yè)素質(zhì)正是保障管理人員工作開展的關(guān)鍵，所以為了提高人事檔案管理工作的效率，必須提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。眾所周知，人事檔案管理工作十分的繁復(fù)，也十分重要，所以工作人員需要投入大量的人力、物力保證工作的開展，而其中也參雜著大量的專業(yè)知識(shí)，因此，必須加強(qiáng)人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，降低人員流動(dòng)所帶來(lái)的損失，從而保證人事檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的效用，進(jìn)而提高人事檔案管理質(zhì)量以及管理效率。2.4其他解決措施除卻加強(qiáng)社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，健全人事檔案管理制度這三種方法來(lái)提高人事檔案管理的工作效率，還可以通過(guò)建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理來(lái)提高人事檔案管理的工作效率，近些年來(lái)，由于計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及使得信息化建設(shè)的逐漸加快了步伐，所以必須將傳統(tǒng)的人事檔案管理方法轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理模式，從而適當(dāng)?shù)墓芾砀臃奖?，加?qiáng)管理效率，使得人事檔案管理能夠發(fā)揮相應(yīng)的效用。

3優(yōu)化人事檔案管理方法的社會(huì)意義

人事檔案記錄著人的一生發(fā)展，而人事檔案的管理更是便于對(duì)人員管理以及調(diào)度的最有效的措施，所以無(wú)論是為了人力資源最大程度的開發(fā)，還是市場(chǎng)的發(fā)展，人事檔案管理都具有一定的重要作用，而從另一方面來(lái)說(shuō)，為了實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)，就必須把力量都使到刀刃上，因此更需要人事檔案管理工作的開展，所以優(yōu)化人事檔案管理方法可以為祖國(guó)的建設(shè)提供一定的助力。綜上所述，當(dāng)今社會(huì)正處于人口大爆發(fā)的時(shí)代，而為了更好的做好民生工作，人事檔案至關(guān)重要，一般情況下，人事檔案僅在企業(yè)以及事業(yè)單位中被廣泛使用，但是實(shí)際上，無(wú)論在何處都有人事檔案的蹤跡，而在新的形勢(shì)下，舊有的人事檔案管理方法并不足以滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)人力資源開發(fā)的目的，這也就致使當(dāng)前的人事檔案管理方法逐漸與社會(huì)脫節(jié)，進(jìn)而影響市場(chǎng)的發(fā)展，因此人事檔案管理方法必須與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而使得人事管理方法能為人力資源的開發(fā)做出一定的貢獻(xiàn)，為國(guó)家穩(wěn)定的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]吳正明.流動(dòng)人員人事檔案管理與改革研究[D].合肥：安徽大學(xué)，2013.

第2篇：檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案、電算化、檔案管理信息化

Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.

Keywords: financial files, computerization, document management informatization

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言

隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，手工會(huì)計(jì)下所采用的檔案管理辦法己不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái)，更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策。

一、會(huì)計(jì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)分析

在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中，財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。

各級(jí)企事業(yè)一單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范田和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

2、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

3、會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

4、電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。

5、電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和質(zhì)量。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案工作策略探討

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，實(shí)行電子簽單制度，建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制等，保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外，為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

2、收集好會(huì)計(jì)檔案

財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷傳與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書及使用手冊(cè)。

3、做好檔案的管理與保存

在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，貼上保護(hù)字樣，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。

4、做好檔案的整理和利用

在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。

三、電算化會(huì)計(jì)下檔案管理注意事項(xiàng)分析

1、注意做好備份工作

備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封:備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所；雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

2、重視計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件維護(hù)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行，將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)人損失。

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失，如果沒有相關(guān)備份的話，將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)攤個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范。

3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，但無(wú)論軟件質(zhì)最如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意地修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，都是不行的。因此，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理，制定相應(yīng)的管理制度。

4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)

網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問(wèn)控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻，隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問(wèn)區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過(guò)防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問(wèn):采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問(wèn)題、設(shè)各故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜}H財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

第3篇：檔案管理方法范文

1． 1 采取專人專管的方式。由專人負(fù)責(zé)醫(yī)護(hù)人員人事檔案的保管和更新工作，將人員更新、醫(yī)技人員職稱晉升等內(nèi)容單獨(dú)存放，一式兩份的材料做好備份。制定人事檔案借閱記錄，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不準(zhǔn)借閱，避免出現(xiàn)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)相互推諉，丟失檔案時(shí)無(wú)處查尋。

1． 2 定時(shí)進(jìn)行血站醫(yī)護(hù)人員人事檔案的續(xù)訂工作。將近期醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人學(xué)歷、晉升、考核等資料進(jìn)行更新; 衛(wèi)校、醫(yī)學(xué)院新畢業(yè)參加工作人員報(bào)到時(shí)就建立接收記錄，適當(dāng)時(shí)候及時(shí)建立本人人事檔案，確保檔案建立的及時(shí)性。

1． 3 人事檔案保存的環(huán)境十分重要。一個(gè)環(huán)境的溫濕度對(duì)保管好檔案，延長(zhǎng)檔案壽命有很大關(guān)系。因?yàn)闄n案紙張由于存放年久而變質(zhì)，這種變化過(guò)程稱為自然老化。高溫、潮濕、低溫和干燥對(duì)檔案的破壞作用是很緩慢的，我們?nèi)庋鄹杏X不到，因此，這就要求我們采取科學(xué)的保護(hù)措施，控制與調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度，避免人事檔案的損壞，所以，保持相對(duì)濕度 50% －65% 以及 10－18℃ 的溫濕度環(huán)境，是對(duì)檔案最好的一個(gè)保管狀態(tài)。

嚴(yán)格的講，血站醫(yī)護(hù)人員的人事檔案資料是一個(gè)人從無(wú)到有的依據(jù)，需要完善的管理制度，為血站職工保存一份完整的人事檔案是必不可少的一項(xiàng)工作。隨著管理人事檔案的負(fù)責(zé)人出現(xiàn)工作調(diào)整，交接過(guò)程中，必需要有交接手續(xù)，不僅是明確檔案負(fù)責(zé)人的責(zé)任，也是維護(hù)檔案安全、完整的必要手段。現(xiàn)在，許多醫(yī)療衛(wèi)生單位形成了檔案由多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。任何一份材料履歷材料的丟失都會(huì)為個(gè)人帶來(lái)一生的遺憾，而內(nèi)容丟失最容易出現(xiàn)的環(huán)節(jié)就是檔案交接的過(guò)程。所以，我們?cè)谧龊醚踞t(yī)護(hù)人員人事檔案保管工作的同時(shí)，更要加強(qiáng)檔案交接工作管理。

2 血站人事檔案交接中應(yīng)注意的問(wèn)題

2． 1 首先要使負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)人員深刻領(lǐng)會(huì)檔案管理的重要意義和檔案交接工作的重要性，上級(jí)主管部門要高度重視所有負(fù)責(zé)檔案管理人員的思想教育工作。檔案管理是一件非常細(xì)小、瑣碎的任務(wù)，所有負(fù)責(zé)人需要有特別強(qiáng)的敬業(yè)精神和端正的工作態(tài)度［1］。如檔案交接過(guò)程中出現(xiàn)了問(wèn)題，不一定是負(fù)責(zé)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有問(wèn)題，更重要的是相關(guān)單位忽視了對(duì)負(fù)責(zé)檔案人員的思想教育工作，使得本單位負(fù)責(zé)檔案管理工作人員缺少責(zé)任心。老檔案人員離職后，新增負(fù)責(zé)檔案管理的人員接管，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)兩人都不愿負(fù)責(zé)，造成檔案丟失、毀壞等情況，責(zé)任分工不明確，相互推諉，從而導(dǎo)致檔案管理前后脫節(jié)。因此，負(fù)責(zé)人事檔案管理的專職人員，首先得端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，有強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能確保人事檔案交接工作嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，使檔案完整無(wú)缺。

2． 2 常規(guī)中人事檔案在移交過(guò)程中先要?dú)w檔分類。在移交前把準(zhǔn)備交接的檔案進(jìn)行整理，做好檔案?jìng)浞?。一般醫(yī)療單位人事檔案中職稱系列的內(nèi)容最為重要，尤其是初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)職稱要保證內(nèi)容齊全，這樣才能為下一次晉升打下良好基礎(chǔ)。這過(guò)程中應(yīng)及時(shí)交接新增的檔案內(nèi)容，有些內(nèi)容還需要再次使用，即使這樣也要先進(jìn)行歸檔，然后需要時(shí)再按制度辦理相關(guān)借閱手續(xù)。有些醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中不能嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，無(wú)故延期或缺失相應(yīng)內(nèi)容，更沒有按人事檔案管理制度中的要求進(jìn)行整理，無(wú)移交人、接管人等，造成部分檔案即使缺失也無(wú)處可查證，給個(gè)別醫(yī)護(hù)人員造成不可彌補(bǔ)的損失。

2． 3 認(rèn)真做好醫(yī)護(hù)人員人事檔案交接監(jiān)管工作，負(fù)責(zé)人要高度重視人事檔案管理工作。在檔案移交過(guò)程中，可由站主管檔案領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督，由直接管理檔案人員進(jìn)行交接，接收移交人員在監(jiān)督人員的監(jiān)督和幫助下對(duì)檔案工作進(jìn)行一些必要的詢問(wèn)，同時(shí)要對(duì)一些疑問(wèn)之處及時(shí)提出問(wèn)題并詳細(xì)了解，在所有事項(xiàng)清點(diǎn)之后無(wú)任何問(wèn)題時(shí)在交接手續(xù)上填寫時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)以及移交內(nèi)容等［2］。

第4篇：檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生；監(jiān)督員；檔案管理

對(duì)執(zhí)法人員的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的探討，是為了更好地為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員檔案提供一些更專業(yè)的理論依據(jù)，最大效用地發(fā)揮檔案管理作用，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)做出更多的貢獻(xiàn)。

一、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案概述

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案是檔案的一種，主要是指國(guó)家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中的執(zhí)法人T，在其執(zhí)業(yè)過(guò)程中，為機(jī)構(gòu)人事部門收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用的，記錄其個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的檔案。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案對(duì)日后進(jìn)行工作研究和科研活動(dòng)具有寶貴的參考價(jià)值。

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案與其他類型檔案相比，不僅地區(qū)空間范圍廣，而且周期性長(zhǎng)，具有不可復(fù)得性。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理內(nèi)容復(fù)雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復(fù)雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理工作有效地開展。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案是對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督管理活動(dòng)的原始記錄，為其監(jiān)督工作的有效開展提供了重要的參考價(jià)值，同時(shí)也維護(hù)了衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)人的合法權(quán)益，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作公正、客觀的開展提供了有效保障。其次，保證衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作的質(zhì)量能夠提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率，指導(dǎo)著衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作的有序開展。此外，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案中記錄的大量原始數(shù)據(jù)可以作為考核衛(wèi)生監(jiān)督人員工作成果的依據(jù)，從而加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作人員的素質(zhì)建設(shè)。

二、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理的意義

（一）具有憑證依據(jù)

檔案可為各級(jí)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)資質(zhì)評(píng)定，人員職稱及職務(wù)晉級(jí)等提供原始、完整而系統(tǒng)的材料；為各項(xiàng)評(píng)估提供原始和真實(shí)的數(shù)據(jù)和資料。專家組通過(guò)對(duì)工作檔案的查閱，可迅速、全面地對(duì)各項(xiàng)工作及指標(biāo)完成情況，質(zhì)量水平等進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，給予客觀評(píng)價(jià)?？梢姡瑱n案的完整性，系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性能全面體現(xiàn)工作成績(jī)，為各項(xiàng)工作評(píng)定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史的重要表現(xiàn)和載體。

（二）是績(jī)效考核的重要組成部分

績(jī)效考核是科學(xué)評(píng)價(jià)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作落實(shí)程度，促進(jìn)各級(jí)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)切實(shí)履行基本公共職責(zé)的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進(jìn)政府部門切實(shí)履行管理指導(dǎo)職責(zé)的重要手段，規(guī)范的檔案管理是績(jī)效考核的重要內(nèi)容，按照績(jī)效考核要求，將日常工作真實(shí)而原始的工作形成的記錄或資料及時(shí)、全面地收集整理，并對(duì)其分類歸檔和完善，規(guī)范的檔案管理為績(jī)效考核提供大量豐富、準(zhǔn)確而規(guī)范的資料，能夠真實(shí)反映衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)際工作開展情況，是績(jī)效考核的重要組成部分。

（三）可以提高衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理和決策水平

衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案具有系統(tǒng)性等特點(diǎn)，因此對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和綜合評(píng)價(jià)，能直觀地反映出各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和水平，通過(guò)縱橫向比較，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，有針對(duì)性地加以完善和改進(jìn)，促進(jìn)工作整體水平提高可為及時(shí)調(diào)整各項(xiàng)業(yè)務(wù)技術(shù)指標(biāo)，開展新業(yè)務(wù)或新技術(shù)評(píng)估以及人力資源、財(cái)務(wù)、設(shè)備設(shè)施等投入和管理提供準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)，為政府和衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督部門科學(xué)決策和管理提供指導(dǎo)，全面提高衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作水平。

三、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理現(xiàn)狀

（一）衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理制度不健全

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案在文件的歸檔和整理的過(guò)程中，無(wú)法為后期檔案工作的進(jìn)行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過(guò)程中不遵守相關(guān)查閱規(guī)定，對(duì)資料胡亂翻閱而且不愛護(hù)資料；在借閱檔案時(shí)不進(jìn)行登記，也不及時(shí)歸還，更甚至?xí)G失，這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監(jiān)督管理工作過(guò)程中，要不斷地健全管理制度，保證衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作的有效進(jìn)行。

（二）監(jiān)督人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員的檔案管理業(yè)務(wù)水平及素質(zhì)對(duì)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理的影響是非常大的，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理的絕大多數(shù)監(jiān)督員都是由辦公室的文職人員兼職的，這些文職人員一沒有專門的學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理技巧，二沒有專業(yè)管理檔案的資格，因此這樣的一種團(tuán)隊(duì)是非常容易受到外界影響的。

（三）管理人員的管理意識(shí)不高

從當(dāng)前我國(guó)的檔案管理情況來(lái)說(shuō)，一部分衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督部門的領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠，尤其是在衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理體制的改革中，對(duì)檔案管理不是很重視，這也就非常容易丟失檔案材料，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的不重視也直接造成了檔案的利用率低，也會(huì)影響到檔案管理的最終質(zhì)量。

四、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理的方法

（一）優(yōu)化衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理機(jī)制

相關(guān)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理部門要進(jìn)一步建立健全衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)檔案的歸檔、整理、分類、保密等制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的科學(xué)化和規(guī)范化。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員要針對(duì)檔案管理的每個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都要認(rèn)真查閱和審核，再進(jìn)行簽字確認(rèn)，對(duì)于其中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)處理，從而減少檔案管理工作過(guò)程中的疏漏，保證檔案管理工作高質(zhì)量、高效率地完成。對(duì)重大項(xiàng)目的檔案文件資料要進(jìn)行嚴(yán)密保存，強(qiáng)調(diào)其重要性，保證其相關(guān)機(jī)密性。

（二）加大宣傳力度，提升衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理意識(shí)

可以組織各種活動(dòng)提高現(xiàn)代化的管理意識(shí)，例如，組織監(jiān)督人員到優(yōu)秀單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)、舉辦專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等，大力宣傳檔案管理工作的重要性。在新形勢(shì)下，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員的檔案管理必須樹立信息觀念、時(shí)效觀念、聯(lián)合協(xié)作觀念與競(jìng)爭(zhēng)觀念。在信息時(shí)代的今天，許多傳統(tǒng)觀念必須改變，檔案工作作為一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員一定要更新觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的重要地位和所能發(fā)揮的巨大作用。要全面理解檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，如果僅把檔案管理現(xiàn)代化局限于管理手段現(xiàn)代化方面，則難以有新的突破和提高。

（三）檔案管理人員，應(yīng)具備條件素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)：①具有良好的思想政治覺悟。政治立場(chǎng)堅(jiān)定，紀(jì)律觀念強(qiáng)，原則性強(qiáng)，保守秘密能力強(qiáng)。②具有良好的服務(wù)意識(shí)。才能信任該工作。如果這個(gè)人不愿意從事該項(xiàng)工作，不安心本職工作，檔案管理工作是無(wú)法做好的。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)很強(qiáng)的工作，只有服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，熱愛本職工作，才能信任檔案管理工作，才能完成上級(jí)賦予的任務(wù)。③要具有一定的綜合素質(zhì)能力。綜合素質(zhì)能力是多方面的，即要具有衛(wèi)生監(jiān)督法律法規(guī)知識(shí)，又要具有檔案管理基本知識(shí)，還要具有良好政治品德素養(yǎng)，特別是工作要有耐心和細(xì)心，與時(shí)俱進(jìn)，掌握基本的電腦技術(shù)運(yùn)用。④要具有良好自學(xué)能力。自學(xué)開始時(shí)要從基礎(chǔ)、自然、根本去學(xué)，直接學(xué)習(xí)是受益最快的方法，自學(xué)對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)成本是最低、是最基本的要求。

（四）提升衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理工作的信息化技術(shù)手段

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代化衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，首先就要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度。檔案信息化以智能化為主，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段將原本紙質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)，提高檔案資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

五、總結(jié)

總之，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理工作是對(duì)內(nèi)部人員執(zhí)法工作再查工作，是實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督管理的手段，內(nèi)部管理嚴(yán)格才能使這個(gè)衛(wèi)生監(jiān)督新興職業(yè)立于不敗之地，才能使衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)興旺發(fā)達(dá)。

參考文獻(xiàn)：

第5篇：檔案管理方法范文

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的內(nèi)涵與檔案管理的內(nèi)容

知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)，與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)相對(duì)應(yīng)的一個(gè)概念，是一種新型的富有生命力的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。工業(yè)化、信息化和知識(shí)化是現(xiàn)代化發(fā)展的三個(gè)階段。創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力，教育、文化和研究開發(fā)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，教育和研究開發(fā)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最主要的部門，知識(shí)和高素質(zhì)的人力資源是最為重要的資源。檔案管理主要包括兩方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含信息的管理，稱檔案信息組織。

二、檔案管理工作中存在的一些主要問(wèn)題

（一）檔案管理中相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范欠缺

檔案管理中中須制定一系列的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，這些是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的有效保障。管理規(guī)范包括電子檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等;技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。但是現(xiàn)如今我國(guó)的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相對(duì)來(lái)說(shuō)比較缺乏不健全或者與我國(guó)國(guó)情不相適應(yīng)。因此在知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下應(yīng)積極制訂和完善檔案管理相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)如今，各行各業(yè)對(duì)人才的需求越來(lái)越多，而且對(duì)相關(guān)人員的能力也有極大的要求。檔案管理所面對(duì)的用戶將不是傳統(tǒng)意義上面對(duì)實(shí)實(shí)在在的用戶，對(duì)用戶的管理要求較高，目前的管理情況還需進(jìn)一步的實(shí)踐和探索。知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下全新的管理服務(wù)模式，雖然有自己特殊的作用及優(yōu)點(diǎn)，但對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)需要一段時(shí)間來(lái)理解并認(rèn)可這新的管理模式。在此過(guò)程中也要求用戶掌握一定的技能，加強(qiáng)用戶培訓(xùn)也是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

（三）傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作任務(wù)十分繁重

在現(xiàn)階段，庫(kù)存檔案數(shù)字化仍是電子檔案的主要數(shù)據(jù)來(lái)源，而龐大的庫(kù)存檔案數(shù)字化工作是電子檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)。主要表現(xiàn)在：一是進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購(gòu)置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備。二是掃描檔案信息的工作量大，要短時(shí)期完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，人力需求量很大，人力、財(cái)力問(wèn)題將成為檔案信息數(shù)字化面臨的重大挑戰(zhàn)。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)下檔案管理的方法

（一）提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展。而在檔案的管理工作中，對(duì)科學(xué)技術(shù)技術(shù)的應(yīng)用主要是由檔案管理人員來(lái)完成，在工作過(guò)程中檔案管理者的專業(yè)知識(shí)與技能直接影響著檔案管理的質(zhì)量與效率。因此，為了提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的水平，不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)，同時(shí)也要注重科學(xué)知識(shí)技術(shù)的更新?lián)Q代。檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，不僅包括對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的掌握，同時(shí)也包括對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案查找與信息分布。檔案管理者需要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)展潮流，學(xué)習(xí)先進(jìn)科學(xué)知識(shí)，不斷更新先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

（二）注重檔案設(shè)備配置的先進(jìn)性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)逐漸進(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案設(shè)備的配置要求越來(lái)越高。實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)備配置不斷地更新可以確保檔案管理工作的質(zhì)量與效率。檔案管理者應(yīng)在注重檔案設(shè)備配置先進(jìn)性的同時(shí)，加大對(duì)檔案事業(yè)的投資力度，同時(shí)也還要加強(qiáng)檔案事業(yè)的宣傳，從而得到領(lǐng)導(dǎo)以及社會(huì)的廣泛支持。

（三）加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的研究

知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案管理模式，主要是將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子文件的信息形式，因此，為了確保網(wǎng)上檔案管理工作的順利完成，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的深入研究。通過(guò)對(duì)歸檔電子文件的深入研究，不僅保證了網(wǎng)上檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也提高了網(wǎng)上檔案管理工作的效率。

（四）構(gòu)建檔案信息的組織模式

隨著現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的普遍使用，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的規(guī)?；?，應(yīng)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，構(gòu)建檔案信息的組織模式，通過(guò)分布式的信息系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理與收集。在網(wǎng)上檔案信息的管理工作中，檔案信息的組織模式主要是以數(shù)字檔案館的形式存在的，因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案電子文件接收與傳遞的自動(dòng)化，應(yīng)注重網(wǎng)上檔案的現(xiàn)代化管理，以及數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)。

第6篇：檔案管理方法范文

就目前來(lái)看，信息化時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理工作帶了新的挑戰(zhàn)，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。檔案管理工作，在企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)以及學(xué)校中具有非常重要的意義，但是我國(guó)檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問(wèn)題，如何有效地解決這些問(wèn)題是檔案工作者必須重視的一個(gè)事項(xiàng)。檔案科學(xué)序列化管理方法在檔案管理中的應(yīng)用，能夠解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，確保檔案管理工作的正常開展[3]。

2檔案科學(xué)序列化管理的背景

檔案管理，是我國(guó)檔案事業(yè)中重要的組成部分，對(duì)于各個(gè)具體單位在生產(chǎn)與工作以及整個(gè)社會(huì)都具有重要意義，它也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要事項(xiàng)。檔案管理的主要對(duì)象是檔案，主要的任務(wù)是將各個(gè)分散、量大、零亂的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃與管理。隨著信息化技術(shù)水平的提升，檔案管理工作者必須加強(qiáng)自身的管理知識(shí)與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進(jìn)程，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作在各個(gè)行業(yè)中的作用[3]。

檔案管理工作向信息化方面發(fā)展是一種必然的趨勢(shì)，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過(guò)程中，遇到了一些難以解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現(xiàn)一種零散的狀況，很難對(duì)其建立相應(yīng)完整的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，特別是處理含有大量信息數(shù)據(jù)檔案的時(shí)候，例如：某些企業(yè)的檔案儲(chǔ)備庫(kù)中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯(lián)系的狀態(tài)，但是在物理上卻分散存儲(chǔ)在不同的位置中，這種檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)不利于檔案的合理規(guī)劃與管理。針對(duì)這一實(shí)際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學(xué)序列化管理的方法，對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)序列化的管理，對(duì)各個(gè)不同類型的檔案進(jìn)行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡(jiǎn)化了檔案管理操作流程。

3檔案科學(xué)序列化管理的方法分析

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它要對(duì)一些分散的檔案進(jìn)行規(guī)劃，將所有的檔案按照不同類型進(jìn)行劃分，分別存儲(chǔ)在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結(jié)合自身在檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與檔案管理的實(shí)際狀況，在對(duì)檔案科學(xué)序列化管理方法進(jìn)行分析與研究的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案科學(xué)序列化儲(chǔ)存方案進(jìn)行改進(jìn)，主要是根據(jù)相關(guān)的特征值，將一條檔案序列簡(jiǎn)化成一串簡(jiǎn)單的字符進(jìn)行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨(dú)自的定義，通過(guò)對(duì)字符串進(jìn)行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個(gè)條目中所含有的內(nèi)容，這種檔案科學(xué)序列化管理方法主要體現(xiàn)在以下例子中[2]。

將一條檔案中的前12個(gè)條目假設(shè)為一串?dāng)?shù)字，即135571409901。如果不對(duì)這一串?dāng)?shù)字進(jìn)行說(shuō)明，很難有人能夠準(zhǔn)確地理解這一串?dāng)?shù)字所蘊(yùn)含的意思。這一串?dāng)?shù)字實(shí)際上指的就是姓名代碼，我國(guó)高考中對(duì)于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字組成一個(gè)代碼對(duì)其中一個(gè)漢字進(jìn)行表示，然后不同的姓名就能夠通過(guò)漢字向數(shù)字的轉(zhuǎn)換，將姓名進(jìn)行序列化之后形成一個(gè)相關(guān)的字符串，如果將每一條檔案中的前12個(gè)條目設(shè)定為相關(guān)的姓名，那么每次需要對(duì)檔案進(jìn)行檢索與管理的時(shí)候，就只需要對(duì)相應(yīng)的數(shù)字串進(jìn)行檢索就能夠找到檔案。可以通過(guò)這一種方式對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，但是要嚴(yán)格規(guī)定每一條經(jīng)過(guò)序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設(shè)定固定的內(nèi)容，對(duì)于一些不同類型的檔案信息也可以對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的姓名代碼來(lái)解決檔案管理，可以通過(guò)一串簡(jiǎn)單的字符對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行管理，這是檔案科學(xué)序列化管理中的一種方法[2]。

檔案科學(xué)序列化管理中還存在著一些難以解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一個(gè)方面，檔案自身就具備難以規(guī)范的性質(zhì)，各個(gè)地區(qū)不同類型的檔案在序列長(zhǎng)度的設(shè)置上難以保持相同的狀態(tài)，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個(gè)方面，檔案序列化的標(biāo)準(zhǔn)還沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃，也難以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的確定，檔案工作者很難在全國(guó)范圍內(nèi)，運(yùn)用同一種方式對(duì)檔案進(jìn)行序列化管理；第三個(gè)方面，我國(guó)在檔案科學(xué)序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導(dǎo)致檔案工作者無(wú)法科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行合理的序列化管理。

檔案中含有大量的信息數(shù)據(jù)，具有非常高的信息數(shù)據(jù)分析價(jià)值，對(duì)于檔案內(nèi)含有的豐富信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析，可以采用序列化管理方式，對(duì)其進(jìn)行序列分類。經(jīng)過(guò)序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對(duì)其進(jìn)行特征分析與研究，然后通過(guò)傳統(tǒng)的序列分析算法對(duì)其蘊(yùn)含的意義進(jìn)行深入的挖掘，獲取它所存在的價(jià)值。

第7篇：檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：成人教育；檔案管理；管理方法

一、成人教育檔案管理的特點(diǎn)

成人教育的辦學(xué)形式多樣化，其中包括函授、短期培訓(xùn)、自學(xué)考試等形式，形式的多樣性以及入學(xué)學(xué)生的基本信息的復(fù)雜性也是管理檔案的難度之一[1]。其中學(xué)生的年齡無(wú)限制，工作關(guān)系涉及面廣，文化程度的高低也不同，包含小學(xué)、初中、高中、中專等，政治面貌也各不相同，成人教育的教學(xué)方式多樣，流動(dòng)性也是很大的。一些考生可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況調(diào)整學(xué)習(xí)時(shí)間，學(xué)習(xí)地點(diǎn)，所在的班級(jí)及年級(jí)，以及畢業(yè)的年限，有個(gè)別情況的學(xué)生可以中途轉(zhuǎn)換學(xué)科，這不僅加大了管理檔案的工作量，更使管理檔案增加了難度。而學(xué)生在畢業(yè)后的檔案管理也是極其重要的，這不僅是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的憑證，更是記載學(xué)生學(xué)習(xí)期間各種表現(xiàn)的記錄，以及在教學(xué)中的各種檔案的記錄和存檔都是非常重要的，因此，成人教育檔案管理是目前當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)。

二、成人教育檔案管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)成人教育檔案管理缺乏重視，制度不健全

人們對(duì)成人教育檔案管理的認(rèn)識(shí)還不夠高，重視度也不夠，檔案管理體制還不夠完善[2]。由于成人教育檔案存在多樣性和復(fù)雜性，學(xué)生的流動(dòng)性也較大，這為檔案管理工作提高了難度，沒有規(guī)定的制度定期核查檔案也是成人教育檔案管理存在的主要問(wèn)題。

2.管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，機(jī)制設(shè)置不完善

檔案管理方面的人才匱乏，成人教育檔案管理者管理意識(shí)不夠，而處在管理檔案層工作人員地位較低，計(jì)算機(jī)水平及管理水平也不夠高，一些管理檔案人員沒有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，從而不會(huì)將檔案進(jìn)行明確的分類和規(guī)整，所以這也是成人教育檔案管理存在的問(wèn)題之一。

3.設(shè)備陳舊，事半功倍

檔案管理方面的設(shè)施落后，隨著檔案數(shù)量的增多，檔案管理方面的設(shè)施不夠完善就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)成人教育檔案管理處于混亂的狀態(tài)，這樣既不利于查找所需要的檔案，也加重了工作人員的負(fù)擔(dān)，事半功倍。

4.管理模式落后，效率低下

檔案管理方面手段落后，檔案管理應(yīng)與現(xiàn)代科學(xué)信息時(shí)代相結(jié)合，跟住時(shí)代的步伐[3]。而一些成人教育檔案還停留在紙質(zhì)的階段上，這不僅阻礙了檔案更好的管理，而且占地空間及人力需要上無(wú)疑增加了支出和工作量，致使檔案管理工作效率低。

三、對(duì)成人教育檔案管理存在的問(wèn)題提出的幾點(diǎn)建議

1.積極宣傳、提高管理者的重視度

針對(duì)人們對(duì)成人教育檔案管理的認(rèn)識(shí)不高、重視不夠及管理體制不完善的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)成人教育檔案重視度，闡明成人教育檔案管理的重要性和提升辦法，制定完善的成人教育檔案管理制度，嚴(yán)格要求管理人員按規(guī)章制度做事，不僅可以提升教學(xué)檔案的錄入質(zhì)量，也可以使廣大學(xué)生的檔案規(guī)范化，使學(xué)生檔案按規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)有序安放，以保證學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)檔案保存完好和有序，使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范和完整，這也是對(duì)學(xué)校信譽(yù)的一種提高，也是對(duì)學(xué)生的一種負(fù)責(zé)態(tài)度。

2.加強(qiáng)管理者的自身素質(zhì)，完善機(jī)制設(shè)置

檔案管理人員匱乏也是成人教育檔案管理亟待解決的問(wèn)題[4]，檔案管理工作是一項(xiàng)需要耐心和認(rèn)真的服務(wù)性工作，也是要求準(zhǔn)確性及業(yè)務(wù)能力的高難度工作，這就要求我們成人教育檔案管理者要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，其中包括敬業(yè)精神、服務(wù)意識(shí)、強(qiáng)烈的責(zé)任感等，根據(jù)檔案管理需要選拔一些具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)對(duì)口的人才，以及一些具有創(chuàng)新精神的有想法的青年，組成一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，保證員工工作的長(zhǎng)期性。第一，是檔案管理者自身的優(yōu)良品德和職業(yè)道德素質(zhì)，這是考察管理者主要條件之一，檔案管理者要有強(qiáng)烈的責(zé)任和集體榮譽(yù)感以及職業(yè)道德。第二，要對(duì)成人教育檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，其培訓(xùn)指的是業(yè)務(wù)上的提高和完善，通過(guò)教育、學(xué)術(shù)研討會(huì)、會(huì)議溝通、崗前培訓(xùn)及專業(yè)培訓(xùn)等形式，以吸取專業(yè)的管理方法和借鑒成功的案例，取其精華，去其糟粕，擴(kuò)展檔案管理者的檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，提高自己的技術(shù)水平，使其得以全方面發(fā)展。第三，檔案管理者要利用自身的知識(shí)和能力不斷學(xué)習(xí)和提高，研究開發(fā)新的管理方法和手段，為成人教育檔案管理貢獻(xiàn)自己的一份力量。有條不紊地使檔案管理這項(xiàng)工作走入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。第四，無(wú)論是國(guó)家、企業(yè)或者是個(gè)人，都要按照嚴(yán)格的規(guī)章制度辦事，而成人教育檔案管理也需要明確制度和規(guī)范，除了要有嚴(yán)格的章程要求檔案管理員外，還要有一定的獎(jiǎng)懲制度，這樣不僅可以激起員工的工作熱情，也會(huì)促使他們按照規(guī)章制度辦事。選擇優(yōu)秀的具有專業(yè)檔案管理能力、豐富的檔案管理理論方面的基礎(chǔ)知識(shí)、吃苦耐勞、團(tuán)隊(duì)精神、協(xié)作能力等方面的人才，將理論運(yùn)用到實(shí)踐中去，做到理論與實(shí)踐的完美結(jié)合，使教學(xué)檔案管理和存儲(chǔ)得到有效的保存和延續(xù)，以及學(xué)生學(xué)籍檔案的記錄得以完整存放。獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)對(duì)檔案管理工作作出突出貢獻(xiàn)的人，以及在工作中認(rèn)真、負(fù)責(zé)、勤勞，有一定工作業(yè)績(jī)的優(yōu)秀的檔案管理者，激起檔案管理員的積極性，使成人教育檔案管理員工作體制更加完善和檔案管理的水平得到實(shí)質(zhì)性的提高。

3.更新?lián)Q代設(shè)備，提高效率

檔案管理設(shè)施落后，不僅影響員工的辦事效率，更影響整個(gè)檔案管理的進(jìn)程和發(fā)展[5]。當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，也是電子化辦公的時(shí)代，辦公自動(dòng)化不僅可以節(jié)省時(shí)間和精力，也為管理檔案者帶來(lái)了方便和巨大的便利，采購(gòu)現(xiàn)代的先進(jìn)設(shè)備，改善管理的環(huán)境，營(yíng)造良好的氛圍，為更好地儲(chǔ)存成人教育檔案中的學(xué)生檔案?jìng)浜盟璧挠布O(shè)施。而在使用良好的設(shè)備的同時(shí)，檔案管理工作人員也要定時(shí)為設(shè)備進(jìn)行檢修和維護(hù)，以免造成工作延誤和損失，設(shè)備的更新?lián)Q代是每一名檔案管理工作員的職責(zé)和義務(wù)，也是成人教育學(xué)校檔案管理部門有效和快速完成檔案的各項(xiàng)工作任務(wù)必不可少的工具。

4.將成人教育檔案管理與當(dāng)今信息化管理相結(jié)合

檔案管理應(yīng)該與現(xiàn)代電子商務(wù)信息技術(shù)相結(jié)合，故而檔案信息化的普及就成為當(dāng)下研究的重要任務(wù)。檔案信息化管理中檔案管理員使用相同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)教學(xué)及學(xué)籍等方面的信息進(jìn)行存儲(chǔ)及共享，這樣不僅便于歸檔檔案，也利于方便查找，節(jié)省了時(shí)間和精力，將信息技術(shù)和檔案管理資料融合在一起，為現(xiàn)代化、信息化的電子商務(wù)檔案信息管理時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。信息化檔案管理已經(jīng)成為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)和必然方向。在成人教育檔案管理中將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與成人教育學(xué)校中各項(xiàng)檔案相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案的完整性和準(zhǔn)確性，提高各項(xiàng)服務(wù)水平。使成人教育檔案以更直觀、更形象、更便利、更快速的形式去完善成人教育檔案管理的系統(tǒng)，使檔案管理部門更加完善和健全，這不僅是對(duì)檔案的完整性的奠定，更是對(duì)成人教育學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步起到了重要的引導(dǎo)作用。　成人教育是高等教育的重要組成部分，它為社會(huì)人士提供了便利，給予了學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和進(jìn)修的空間[6]。而在為來(lái)自五湖四海的社會(huì)人士提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的同時(shí)，也造成了檔案管理的困難性，檔案管理在學(xué)校中是學(xué)校發(fā)展和歷史記錄的重要組成部分，這不僅是學(xué)校發(fā)展的記錄，更是每位學(xué)生學(xué)習(xí)的證明和在校期間的表現(xiàn)的憑證。筆者就成人教育檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了解析，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了解決的辦法，成人教育檔案管理制度的完善，設(shè)備的更新，人才的選拔和培養(yǎng)，以及將檔案信息化管理融入到檔案管理中，必然會(huì)使檔案管理更加完善和進(jìn)步，也為成人教育行業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2006(6).

[4]馬榮娟.成人教育教學(xué)檔案管理工作探析[J].河南科技,2009(11).

[5]王軍芬,周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考[J].中國(guó)成人教育,2009(7).

第8篇：檔案管理方法范文

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；方法

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理意識(shí)薄弱。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的工作人員大多重視本單位的專業(yè)業(yè)務(wù)的開展和綜合業(yè)務(wù)水平的提高，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業(yè)性、管理方法落后，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的監(jiān)督，對(duì)工作中存在的問(wèn)題缺乏重視。管理人員很難意識(shí)到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中，工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生低下效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識(shí)到檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問(wèn)題。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度中，大多是關(guān)于人事和業(yè)務(wù)相關(guān)的，其中很少有檔案管理相關(guān)的規(guī)定，甚至有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理制度中沒有檔案管理的相關(guān)規(guī)定。機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的開展依據(jù)主要是相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)章制度的缺乏使工作難以及時(shí)、有效、全面地開展。檔案管理工作相關(guān)制度的缺乏，使檔案管理工作開展時(shí)缺乏依據(jù)和參考，檔案管理人員無(wú)法展開工作。

（三）缺乏專業(yè)人才。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位中沒有足夠的專業(yè)檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，因此，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業(yè)狀態(tài)，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的短板。

（四）檔案管理方法落后。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作相關(guān)制度的缺失和相關(guān)專業(yè)人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業(yè)，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率的有效方法

（一）提高工作的重視程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問(wèn)題。因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率首先要解決的問(wèn)題就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重視不足的問(wèn)題。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)行考核制度，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機(jī)關(guān)事業(yè)單位考核范圍之內(nèi)，并且進(jìn)行定期考核。

（二）完善檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定。制度的缺乏使工作人員開展相關(guān)工作時(shí)缺乏依據(jù)，因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關(guān)的管理制度和規(guī)定。檔案管理工作相關(guān)制度缺失的單位，應(yīng)該參考相關(guān)的制度規(guī)定，盡快制定檔案管理工作規(guī)定，并在工作過(guò)程中不斷完善。

（三）選取專業(yè)的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設(shè)有檔案管理專業(yè)，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該選取檔案管理的專業(yè)人員作為本單位的檔案管理人員。對(duì)于本單位的非專業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)進(jìn)行定期和不定期的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，使檔案管理工作呈現(xiàn)專業(yè)性。

（四）采用先進(jìn)的管理方法。隨著各界人士對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創(chuàng)造出更加適合檔案管理工作中實(shí)際需要的管理方法。隨著信息科技的發(fā)展，產(chǎn)生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理工作效率需要根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓(xùn)相關(guān)的專業(yè)人員，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷專業(yè)化，不斷提高檔案管理工作的效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]賈峰.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題與解決途徑[J].活力，2013（1）.

第9篇：檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；特點(diǎn)

一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)及重要性

（一）文書檔案管理的特點(diǎn)

1.保密性：因?yàn)闄n案涉及的信息量特別大，大部分都是對(duì)一些重要信息進(jìn)行歸檔。其中不少信息在一定時(shí)期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

2.安全性：檔案管理工作無(wú)小事。無(wú)論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過(guò)程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

（二）文書檔案管理的重要性

1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗(yàn)或借鑒

由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過(guò)來(lái)留下的腳印，是對(duì)歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)，也有對(duì)往事的深刻反省和教訓(xùn)。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗(yàn)或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

2.為企業(yè)或單位繼往開來(lái)提供條件

任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過(guò)程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來(lái)。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。

二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

目前的檔案整理與保管工作勢(shì)必要順應(yīng)時(shí)代的要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段保管與整理的方法還相對(duì)落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問(wèn)題暴漏無(wú)疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢(shì)。

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用

社會(huì)進(jìn)人了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項(xiàng)工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢(shì)必會(huì)提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來(lái)提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來(lái)文書檔案發(fā)展的主要方向。

（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用

就日前來(lái)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項(xiàng)工作中對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用較以前來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

三、如何做好文書檔案的整理工作

（一）分類方法

文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。

1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過(guò)將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過(guò)形成年限逐次排開。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.問(wèn)題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

（二）檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說(shuō)來(lái)，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁(yè)數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

（三）檔號(hào)章與頁(yè)碼編寫

檔案管理中章與頁(yè)碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁(yè)碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問(wèn)題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

四、如何做好文書檔案的信息保管工作

通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時(shí)間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來(lái)實(shí)施，可以隨時(shí)辦理，不局限于哪個(gè)月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過(guò)程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

五、結(jié)論

新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑋，許辰弘.與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003（03）.