檔案館工作計劃精選(九篇)

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第1篇：檔案館工作計劃范文

一、加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規(guī)制度落到實處

1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。

2、舉辦專兼職檔案員培訓班，結(jié)合卷改件的改革，進行檔案業(yè)務學習、指導，使檔案管理有條不紊地推進。

3、深入各立檔單位進行業(yè)務指導，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。

二、積極推進檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率

1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。

2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。

3、與教務、人事、科研等有關單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。

4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。

5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗基礎上，規(guī)范學校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學檔案信息化建設實施意見”。

三、按照國家二級檔案達標要求，做好檔案實體基礎工作、利用服務工作

1、接收xxxx年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。

2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實體基礎工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學評估做好檔案工作方面的準備。

5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進檔案工作。

6、配合學校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。

7、改進研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時、快捷、準確、無誤。

四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作

1、為舉辦百年校史展覽、教學科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規(guī)劃、設計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎準備。

2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照學校布署，積極做好百年校慶展覽有關準備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。

4、完成檔案館簡介的編印工作。

五、其它工作

1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。

2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學生的教育作用。

3、向兄弟院校學習先進經(jīng)驗，積極參加業(yè)務培訓，不斷提高檔案業(yè)務管理水平。

4、做好保密、安全工作

檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。

第2篇：檔案館工作計劃范文

一、指導思想

以科學發(fā)展觀為統(tǒng)領，緊緊圍繞保護干部職工人身、單位財產(chǎn)安全，維護社會穩(wěn)定的總要求，督促我局各股室深入貫徹《消防法》、《省消防條例》、公安部令第61號等法規(guī)文件，進一步規(guī)范本單位消防安全管理機制和消防安全管理體系，明確消防安全管理重點，統(tǒng)一消防安全管理標準，夯實火災防控基礎，不斷提升消防安全“四個能力”，最大限度地預防和減少火災事故發(fā)生。

二、消防安全目標

1、消防安全做到“一明確、三建立、五規(guī)范”的總要求?！耙幻鞔_”即明確消防安全職責；“三建立”即建立健全消防組織，建立健全消防安全制度和操作規(guī)程，建立完善消防檔案；“五規(guī)范”即規(guī)范防火檢查和隱患整改，規(guī)范消防控制室管理，規(guī)范消防設施維護管理，規(guī)范消防宣傳教育培訓，規(guī)范滅火和應急疏散預案演練。

2、人人關注消防、人人參與消防、人人學會消防，干部職工應達到“懂消防設施設備，會操作使用；懂火災應急處置程序，會組織撲救火災；懂消防安全常識，會檢查隱患”的“三懂三會”。

三、消防安全管理原則

1、消防安全“遵守國家法律、標準”的原則。

2、“以防為主、防消結(jié)合”的原則。

3、“誰主管，誰負責”的原則。

4、實行“風險控制”的原則。

5、各股室和個人都有維護消防安全、保護消防設施、預防火災、報告火警義務的原則。

四、消防安全指標

1、火災事故為0。

2、全年消防安全檢查計劃完成率100%。

3、建立消防安全管理體系，預防火災和減少火災危害，保護員工、社區(qū)群眾人身、財產(chǎn)和公共的安全；實施、保持和持續(xù)改進消防安全管理體系。

4、消防設施及器材完好率達100%、職工會使用率100%、全年消防設施法檢率100%。。

5、火災報警器完好率100%。

6、每年1～2次火災事故滅火和疏散演練。

7、消防安全臺帳、檔案建檔率100%。

8、規(guī)范運行單位消防安全戶籍化管理系統(tǒng)，按要求錄入日常消防安全管理情況。

五、消防安全工作重點

1、定期召開消防安全會議和堅持消防安全戶籍化系統(tǒng)錄入日工作月工作。

2、每半年召開一次消防安全工作培訓會。主要對干部職工進行消防知識的教育宣傳，提高消防知識水平，懂得火災的起因、火險的預防、初起火災的撲救方法、滅火器材的使用方法、火場自救逃生方法等。

3、建立完善火災隱患預防和整治長效機制，提高各股室預防和檢查消除火災隱患的能力，做到“消防安全自查，火災隱患自除”。

第3篇：檔案館工作計劃范文

一、網(wǎng)絡化建設對基層檔案管理工作的重要意義

（一）網(wǎng)絡化建設能夠?qū)鶎訖n案的原件進行妥善的保護

當基層檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化建設后，可通過信息設備將基層的各類檔案進行網(wǎng)絡信息化的處理，運用計算機等設備對檔案資料的原件進行全體掃描，可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢，還能有效的對檔案資料的原件進行保護，使檔案原件不會因為多次借閱而丟失，保證了基層檔案資料的完整性，提高了工作人員的服務水平。

（二）網(wǎng)絡化建設能夠?qū)鶎訖n案的歸檔方式進行改善

在對基層檔案管理的工作中，對各種類型的檔案原件進行及時的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中，需要大量的檔案管理工作人員花費大量的時間去手工整理檔案文件以及登記目錄，這種做法不但耗費人力、物力，還由于工作量大，并且整理起來繁瑣復雜，極易導致登記錯誤的情況出現(xiàn)。有時需要改動檔案文件的信息時，將會引起一系列的連鎖反應，加大工作難度。而對基層檔案進行網(wǎng)絡化管理后，只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進行調(diào)整，這不但提高的工作效率，還節(jié)省了大量的人力物力，降低了工作成本。

（三）網(wǎng)絡化建設能使基層檔案資源進行及時的整合和共享

在傳統(tǒng)的基層檔案管理工作模式下，人們想要借閱檔案文件，就需提交申請，當上級部門批準后才能查閱，這會使得花費大量的時間在申請上，加大檔案管理工作的繁瑣度。而且，傳統(tǒng)的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實現(xiàn)的。當基層檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化建設及信息化處理后，可以建立信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的跨地區(qū)甚至跨國界的借閱，也可免除借閱檔案申請的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

（四）網(wǎng)絡化建設能夠?qū)崿F(xiàn)基層檔案檢索的便捷化

現(xiàn)階段，在對基層檔案進行檢索時，大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作，不但耗時耗力，而且還不一定能夠?qū)崿F(xiàn)檢索目的，達到檢索要求。對基層檔案管理工作進行網(wǎng)絡化建設，可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中，并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統(tǒng)。當需要對檔案資料進行檢索時，只需按照要求輸入關鍵字，就可以在計算機上出現(xiàn)許多相關的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用，可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時效率高、范圍廣、方便快捷。

二、加強基層檔案管理工作網(wǎng)絡化建設的措施

（一）在思想上重視基層檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設

只有讓基層領導者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設，了解檔案管理工作網(wǎng)絡化建設的重要意義，才能使檔案管理的網(wǎng)絡化建設工作更為方便的開展，并得到有力的支持及建設保證。因此，當前，要加強領導者及檔案管理工作者對網(wǎng)絡化建設的認識，就必須加大檔案管理網(wǎng)絡化建設的宣傳力度，提升檔案管理工作者的專業(yè)水平，集中各個部門的全部力量推動基層檔案管理工作網(wǎng)絡化建設進程的開展。

（二）在基礎設施上不斷完善檔案管理軟件

做好基層檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設，離不開計算機這個基礎設施。在基層檔案管理室準備好計算機，這是網(wǎng)絡化建設的第一步。其次，要在準備計算機的基礎上，不斷完善服務器、刻錄機、掃描儀、打印機以及數(shù)碼相機等網(wǎng)絡化建設必要的設備。

（三）在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理

基層檔案管理工作中最重要的一點是要做好對檔案資料的保存工作，這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責。因此，基層檔案管理部門應竭盡全力做好檔案管理的安保工作，可以在工作中配備與檔案保護措施相關的保護設備及管理設施，以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時，基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系，以此來解決實現(xiàn)檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾，進而對基層檔案信息資源進行全程的以及全方位的監(jiān)督與管理，以解決基層檔案管理工作網(wǎng)絡化建設中所存在檔案信息安全保存的問題。

（四）在管理隊伍上加強基層檔案管理網(wǎng)絡化人才培養(yǎng)力度

基層檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設對經(jīng)驗豐富、專業(yè)技能強的網(wǎng)絡信息化人才需求量很高。因此，在基層檔案管理工作中，可以采取引進和培養(yǎng)相結(jié)合的方式來調(diào)整檔案管理工作人員的結(jié)構，并引進高素質(zhì)、高技術的專業(yè)人才。同時，對基層檔案管理工作者進行網(wǎng)絡專業(yè)化教育，加強他們對網(wǎng)絡化知識，提高工作者的工作能力及專業(yè)素質(zhì)，以期建造出高素質(zhì)、高水平的基層檔案管理網(wǎng)絡化工作隊伍，進而為基層檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化提供有力保證。

第4篇：檔案館工作計劃范文

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

2、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

3、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

4、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

5、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

6、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

二、提高檔案管理基礎工作水平的對策

1、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2、全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

3、規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案室條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案室應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的—個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

第5篇：檔案館工作計劃范文

[關鍵詞]檔案管理；基礎工作；現(xiàn)代化探析

一、檔案管理現(xiàn)代化建設的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應時展的需要。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術突飛猛進、社會發(fā)展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已凸顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應時代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是檔案部門順應時展的必然趨勢。

檔案管理現(xiàn)代化是社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐，又要成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務社會，在社會主義新農(nóng)村建設、社會保障體系建設、和諧社區(qū)建設等各個方面，發(fā)揮服務效能。

檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開放和現(xiàn)代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現(xiàn)代化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎性地位、實現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢，可以促進傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。

近幾年，檔案管理工作開始逐步進入規(guī)范化管理的軌道，從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：

（一）案卷標題不規(guī)范

有的案卷有標題，但不能反映主題內(nèi)容；有的案卷缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；有的案卷檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊；部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果在使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

（二）檔案利用主體受到限制

長期以來，檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，而為科研服務則相對較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的制約，一些檔案利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手續(xù)才能得以實現(xiàn)，從而大大影響了檔案的利用效率。

（三）館藏檔案門類不全，檔案利用效率受到限制

據(jù)調(diào)查，目前不少檔案館館藏門類不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、科研、財會類檔案居多，其他檔案門類不全，數(shù)量有限。例如，照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

（四）檔案開發(fā)利用受到限制

以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，檔案管理人員經(jīng)常會遇到查詢?nèi)藛T對檔案的形成時間、題目弄不清楚的情況，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。目前多數(shù)檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。

二、檔案管理基礎工作的標準化、規(guī)范化

要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行。

（一）全面普查案卷，去粗取精

實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因為，一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管，而且也可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合實際，規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。檔案規(guī)范著錄應該以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合著錄工作的著錄細則。

（四）統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再制定出一些具體細則。在分類的過程中加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。應盡量做到統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，前后標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范題名，保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準。而題名準確可以保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們糾正計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種(必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的賀詞。還要統(tǒng)—文種，題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、推進檔案工作現(xiàn)代化管理

面對當今社會電子檔案文件數(shù)量急劇增加，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來越高。為適應國家信息化建設檔案事業(yè)發(fā)展的需求，應以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標。加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設服務。

（一）加快檔案信息化基礎設施建設

推進運用計算機管理檔案，提高檔案館(室)計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，進一步提高檔案信息化水平。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實行計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率，提高社會利用的效率。

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要用現(xiàn)代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案，紙制檔案，照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件行數(shù)字化處理和存儲，即進行數(shù)字化檔案館館藏建設。其次要分級次著錄，既省時，省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行。將那些反映問題單一或變化值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及相同內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

（二）加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設

數(shù)字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設。資源庫應成為檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機技術，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案檢索利用服務質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。

（三）積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設

有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法，積極建設相關的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢、不斷提高服務效率和質(zhì)量。

綜上所述，檔案管理工作是永無止境的，檔案的現(xiàn)代化管理建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好檔案管理基礎工作，找準檔案工作的切入點，適應新時期檔案工作的需要，才能推進檔案工作現(xiàn)代化管理。

參考文獻：

第6篇：檔案館工作計劃范文

關鍵詞：信息電子化；檔案創(chuàng)新服務；文書管理

檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎，檔案的整理要以檔案征集的收集數(shù)據(jù)為基準，檔案的管理要以安放完好的檔案數(shù)據(jù)架構為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內(nèi)容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴肅對待，馬虎不得。這也是為后續(xù)的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩(wěn)定基礎的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應該對檔案的征集工作進行一定的規(guī)范化管理，進而使其向我們所期望的方向順利發(fā)展。

1 檔案征集工作的環(huán)節(jié)

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據(jù)具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規(guī)范的程序征集對象進入館內(nèi)，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環(huán)節(jié)：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續(xù)的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內(nèi)相關部門的過程。

2 檔案征集工作規(guī)范化管理的手段

2.1 意向申請的規(guī)范化

任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導，以此為基，能夠使工作有條不紊地進行下去，進而使工作的效率和質(zhì)量都得以保證，并促進此工作過程帶來的經(jīng)濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導。因此在進行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機構傳達到員工處。最少應傳達到兩人，在意向傳達之后，檔案征集相關意向的發(fā)起人要就這一事件填寫檔案征集的相關公文性意向書，以及規(guī)范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應由國家統(tǒng)一，不能任由公民擅自復制。

在相關資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調(diào)查人員核實檔案征集者的相關資質(zhì)，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏，進而導致檔案征集意向傳達失敗，申請人應就檔案涵蓋的對象的詳細個人信息整合一份具體的數(shù)字報告，在報告中寫明相關注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數(shù)字以及相關詳細信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負責部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達完畢，相關人員必須遵循上述章程嚴格執(zhí)行相應步驟，以保證檔案征集工作的規(guī)范化進行。

2.2 制定檔案計劃

檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計劃內(nèi)容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職，財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內(nèi)容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。

2.3 對檔案征集對象的評估

通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關檔案征集工作人員應該充分準備好相關材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領導統(tǒng)一制定。

2.4 對征集來的檔案的審批

對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序，進而使檔案的法律效力得到確認，從而避免因檔案問題而引發(fā)的經(jīng)濟類、法制類民事糾紛的發(fā)生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質(zhì)的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認檔案無誤后出具資質(zhì)鑒定證明，然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進而保證檔案審批的合理性。此審批環(huán)節(jié)一定要在國家承認的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執(zhí)行，進而避免因個人審核資質(zhì)的不真實而導致審核失效的情況發(fā)生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。

2.5 相關材料的書面化

在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。

2.6 尋求專家鑒定

開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家?guī)熘谐槿?，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經(jīng)費支出憑證的副本。

結(jié)束語

總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規(guī)范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行，有利于保障被制檔案者的經(jīng)濟利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規(guī)范化管理還有利于提升我國檔案相關部門的整體執(zhí)行力。因此相關部門務必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關的法規(guī)和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內(nèi)，進而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業(yè)的全面和整體化發(fā)展。

參考文獻

[1]楊彩虹.檔案征集工作規(guī)范化管理初探[J].科學中國人，2016.

[2]王光玉.檔案征集工作規(guī)范化管理初探[J].檔案學研究，2009.

[3]王建偉.關于檔案征集工作規(guī)范化管理的若干思考[J].河南科技，2013.

第7篇：檔案館工作計劃范文

【關鍵詞】現(xiàn)代化檔案；管理技術；機制

如何實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認為應做到以下幾個方面：

1.樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

思想是行動的先導，沒有先進、科學的檔案管理理論的指導，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。1946年美國誕生了世界上第一臺電子計算機，檔案隨之開始了它的第三次革命—從紙質(zhì)檔案到電子檔案演進。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術為主體的信息技術革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應當怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設計、室內(nèi)設計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。

2.學會現(xiàn)代化管理技術

目前，計算機和網(wǎng)絡技術的應用已深入社會的各個領域和角落，通過計算機網(wǎng)絡傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎，又要掌握與信息技術相關的計算機應用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學會用計算機和網(wǎng)絡知識，通過技術處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應科學技術、信息技術網(wǎng)絡技術的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。

3.建立現(xiàn)代檔案管理體制

建立適應當今信息社會發(fā)展要求的檔案管理體制，對發(fā)揮檔案信息載體作用，實現(xiàn)信息共享，提高檔案工作效率，促進社會發(fā)展至關重要。目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關系不順，相互封閉，各自為政，設施陳舊，得不到應有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關系，檔案館設施設備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責。

在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應將傳統(tǒng)的檔案服務提升為信息和知識服務，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時，要加強檔案工作制度建設，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協(xié)調(diào)各方向關系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現(xiàn)宏觀的間接指導，微觀上依據(jù)健全的檔案標準化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。

第8篇：檔案館工作計劃范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第9篇：檔案館工作計劃范文

我們常常說機遇與挑戰(zhàn)并存，在當今，我國的檔案管理就面臨這樣的新機遇，信息技術的發(fā)展和應用給政府和機關辦公帶來了全新型網(wǎng)絡化辦公方式，同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題，即在現(xiàn)在的電子信息技術飛速發(fā)展的時代，處在網(wǎng)絡環(huán)境下的“無紙化辦公”，無疑給檔案管理帶來新的機遇。

那么如何應用現(xiàn)代信息技術促進檔案管理的發(fā)展，又如何應用無紙化辦公來有效地提高檔案管理效率？這是新的課題，新的機遇，更是新的挑戰(zhàn)。

當今計算機信息技術的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應用空間，同時，無紙化辦公也對檔案管理工作提出了更高的要求。

無紙化辦公即辦公自動化。辦公自動化是利用技術的手段提高辦公效率，靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準確的傳達到指定目標，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。該系統(tǒng)是上世紀70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

毋庸置疑，OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費，辦公紙張的用量和打印設備的耗材大大減少，節(jié)省了財力，更減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，使辦公變得極為方便。

無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

一是檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動化已經(jīng)是無紙化辦公，與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質(zhì)有所變化，轉(zhuǎn)變成電子文件，與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序?qū)㈦娮游募霗n案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應當與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

二是電子文件歸檔法律效應的新挑戰(zhàn)。電子文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰(zhàn)，那么，確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術能夠?qū)﹄娮釉M行保護。通過數(shù)字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數(shù)字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。

對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數(shù)據(jù)自動生成電子檔號章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

三是電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內(nèi)能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數(shù)字水印技術對電子文件版權進行保護。

檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

四是電子文件保管的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。

由于電子文件存儲的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網(wǎng)絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。