檔案管理的基本知識精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的基本知識范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理;人員素質(zhì);對策;新形勢

隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術(shù)的不斷革新,檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用日益突出,檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強,這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強的能力和素質(zhì)。

一、檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

檔案管理工作的突出特點是技術(shù)更先進、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。技術(shù)更先進集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),極大地提高了檔案管理的效率和效果;內(nèi)容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息,許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi);分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作,已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。然而,的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點,即保真、保密、保存、保讀取等難題。

二、檔案管理人員基本素質(zhì)

1.檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì),即堅持四項基本原則,熱愛黨,熱愛社會主義,熱愛祖國和人民,堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策,講道德,守紀(jì)律,不為名,不為利,不計較個人利益,有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性,因此,檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時,檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

2.檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作,熱愛檔案事業(yè),有較強的事業(yè)心,懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識,熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策,熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定,熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作;能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際,熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

3.檔案專業(yè)工作人員的知識素質(zhì)。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平,除了掌握檔案學(xué)基本知識以外,還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識,例如,檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專業(yè)知識或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識;檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識。只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識,才能更好地從事檔案工作。

對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。目前,我國有著龐大的檔案工作人員隊伍,其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上,不能運用現(xiàn)代高新技術(shù)工具,缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識,這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此,如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。

三、檔案管理人員素質(zhì)提升

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升,這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點,也是實踐中的難點,提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個方面著手。

1.營造良性競爭氛圍。以往檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭,檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比,檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒有競爭,這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。因此,必須營造良好的競爭氛圍。首先,單位要改變對檔案管理部門的認(rèn)識,樹立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門同等重要的地位;其次,部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍,引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;最后,要制定一系列相關(guān)的政策和措施,落實和保障競爭理念的實施。

2.建立完善的激勵體系。理論上,激勵包含正激勵和負(fù)激勵兩個方面,即獎勵和懲罰。實踐中,激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。

(1)獎勵措施。針對檔案管理工作人員的表現(xiàn),可以制定一系列的獎勵措施。例如,對作出創(chuàng)新貢獻、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式,并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎金、精神鼓勵等具體方法。

(2)懲罰措施。建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系,對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施,切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e誤思想。

3.健全考核評估制度。激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結(jié)果作為依據(jù),這就要求健全考核評估制度。

(1)制定考核標(biāo)準(zhǔn)。考核標(biāo)準(zhǔn)從意識、能力、精神三個方面考慮,評價內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個項目,廣泛征求群眾意見,設(shè)立相應(yīng)的評分標(biāo)準(zhǔn),進行定量和定性評分。

(2)客觀的考核?？己诉^程中,可以考慮采取360度考核策略,即從服務(wù)對象、領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門員工多個角度進行測評,確保評估結(jié)果的公正、客觀和公平。

4.加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑,在培訓(xùn)方面:第一,促進培訓(xùn)的經(jīng)?；⒅贫然?。實踐中,許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓(xùn),或采取隨機培訓(xùn)的方式,這實際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃,有針對性地開展培訓(xùn)工作,確保實效。第二,培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式,內(nèi)容枯燥無味,應(yīng)用性不強。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實習(xí)交流等多種形式,培訓(xùn)的效果將會更加突出。第三,及時檢驗培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織,輕視效果檢查,這難以調(diào)動檔案管理人員的積極性,因此,必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度,及時鞏固培訓(xùn)成果。

第2篇：檔案管理的基本知識范文

一、檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

第一，檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。

檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

第二，檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

第三，過硬的業(yè)務(wù)技能。

檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報、計算機等相關(guān)學(xué)科知識，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。

二、影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素

目前，我國檔案專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源。首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認(rèn)識到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對檔案人員的培訓(xùn)教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

三、提高檔案工作者素質(zhì)

面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，本人認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個方面做起。

第一，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。

做好檔案管理工作，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因為沒有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機遇也會錯過，再好的發(fā)展條件也會喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。

第二，依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。

做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時的工作中，嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。

第三，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。

第3篇：檔案管理的基本知識范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理;人員素質(zhì);提高

檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎(chǔ)知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。

1.檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)

檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

1.2檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

1.3過硬的業(yè)務(wù)技能

檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報、計算機等相關(guān)學(xué)科知識，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。

2.影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素

目前，我國檔案專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源。首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認(rèn)識到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對檔案人員的培訓(xùn)教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

3.提高檔案工作者素質(zhì)

面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，本人認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個方面做起。

3.1愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

做好檔案管理工作，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因為沒有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機遇也會錯過，再好的發(fā)展條件也會喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。

3.2依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)

做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時的工作中，嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。在市檔案局的歷年檢查考核中，市公路局檔案工作完全符合規(guī)范化管理的要求，成績一直名列前茅。并經(jīng)檔案綜合管理達標(biāo)升級考評小組評審，達“省一級”檔案綜合管理單位。受到市檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的好評。

3.3強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員從一開始就要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。過去，檔案管理被人為地限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。檔案事業(yè)只有順應(yīng)時代要求，遵循“為人民服務(wù)、為社會主義服務(wù)”的宗旨，立足社會、服務(wù)于社會的各個階層，服務(wù)于廣大百姓，才能蒸蒸日上。

3.4加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

第4篇：檔案管理的基本知識范文

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院?！∪耸聶n案　檔案管理

高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。

一、關(guān)于人事檔案管理工作

人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學(xué)校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時俱進,引入現(xiàn)代化的管理。

二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機制分析

1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。

高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應(yīng)付一下上級部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應(yīng)付上級部門的檢查的工作狀態(tài)。

2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。

部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識的培訓(xùn)，隨時補充和更新人事檔案專業(yè)知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時補充進檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識。

3.完善人事檔案管理的制度。

高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時俱進的引進信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項工作對整個師資隊伍建設(shè)的重要意義，積極引進先進的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應(yīng)信息化時代的發(fā)展。

4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。

學(xué)校應(yīng)加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發(fā)給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認(rèn)識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時對人事檔案管理的相關(guān)知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。

參考文獻：

[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).

第5篇：檔案管理的基本知識范文

摘 要 檔案的作用還是普遍存在的，檔案對于企業(yè)管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進企業(yè)資源的開發(fā)，可以提供各種有價值的信息。對于油田單位而言，檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的重要性。關(guān)鍵詞 油田 檔案 管理 重要性

一、油田基層單位檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的有機組成部分，一個企業(yè)從它創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中。它不但記錄著企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)的歷史，它還能為企業(yè)文化建設(shè)提供依據(jù)和參考。每個基層單位的檔案管理對于單位的生產(chǎn)、發(fā)展有著相當(dāng)深遠(yuǎn)的影響，單位文化建設(shè)離不開檔案，沒有檔案，文化建設(shè)就難以持久，就沒有生命力。隨著時代的發(fā)展，檔案管理在單位文化建設(shè)中將發(fā)揮越來越大的作用。

二、做好油田檔案管理的方法

（一）規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項基礎(chǔ)性工作

檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

（二）增強做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源

在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個重點。通過檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)和考察外地先進檔案館，系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，對檔案管理的各項具體工作也有了進一步的了解和把握，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，明確了日后管理檔案工作的發(fā)展方向。

要將檔案管理工作做細(xì)做實，首先要制定一個工作計劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關(guān)文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質(zhì)量。同時，要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細(xì)處做起，保護好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業(yè)發(fā)展所需各項問題發(fā)揮余力。

（三）自覺提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求

努力提高自身專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。作為單位的專職檔案工作人員，一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的

（四）建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開展

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據(jù)制度對有關(guān)部門進行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。

三、對油田基層單位檔案管理的建議

（一）加強檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

要發(fā)展單位的檔案事業(yè)，必須加強檔案管理人才的培養(yǎng)，建立一支知識結(jié)構(gòu)合理的人才隊伍，才能使檔案工作更好地為本單位各項事業(yè)服務(wù)。尤其是工作在油田前線的綜合管理人員更需要進行檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，才能更好地勝任他們的檔案管理工作。

（二）加強基層單位與相關(guān)單位檔案管理的橫向聯(lián)合和資源共享

建立一個完整的信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。同時可以建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足單位生產(chǎn)經(jīng)營的需要。

（三）加強檔案信息的后期利用和學(xué)習(xí)

檔案資源是每個單位十分寶貴的一筆財富，加強它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續(xù)發(fā)展。同時，把其中有價值的部分作為新員工進入單位的一堂學(xué)習(xí)課不失為一個很好的辦法。相信在公司、基層單位、檔案管理工作者三方的共同努力下，會將檔案信息資源變的更有活力，更賦生機，真正地為油田生產(chǎn)、開發(fā)、經(jīng)營服務(wù)。

參考文獻：

第6篇：檔案管理的基本知識范文

（一）在思想上缺乏對檔案管理工作的重視。近些年來，基層電大的檔案管理人員包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識都存在這樣一些錯誤認(rèn)識：所謂的檔案工作就是將相關(guān)材料進行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術(shù)性和科學(xué)性，相對于教學(xué)、教務(wù)管理等工作來講，只是一項簡單的不能再簡單的工作，檔案管理工作既不能給電大創(chuàng)造經(jīng)濟效益，也不能帶來社會效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內(nèi)容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現(xiàn)了一部分人對檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領(lǐng)導(dǎo)對這項工作也是很少督促，致使檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規(guī)范。基層電大工作業(yè)務(wù)多，許多部門、班主任在工作中往往只重視業(yè)務(wù)質(zhì)量，文書檔案資料的歸檔、存檔意識不強。比如大多數(shù)班主任對帶班資料、教學(xué)管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當(dāng)多年后因?qū)W生學(xué)歷認(rèn)證時卻難以找到相關(guān)佐證資料。年終檔案工作人員整理文書檔案時，常常出現(xiàn)資料、文件的附件找不到的情況，導(dǎo)致該份文件無法歸檔。（三）檔案借閱制度落實不嚴(yán)格。檔案室雖然制定了查借閱、移交等多項制度，但這些管理制度并沒能嚴(yán)格執(zhí)行，在違反制度造成檔案資料丟失時不能及時追究責(zé)任。還有，檔案借閱管理制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，致使有些借出檔案不能在規(guī)定期限內(nèi)歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細(xì)，遺失檔案后不能及時追查檔案，甚至沒有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴(yán)重的是，出現(xiàn)私下轉(zhuǎn)借、無借閱手續(xù)等現(xiàn)象。（四）檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對落后?；鶎与姶蟠蟛糠謾n案管理人員人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄。而且，大多數(shù)基層電大的檔案人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒能及時整理歸檔，從而嚴(yán)重影響了基層電大的檔案管理水平。（五）檔案室相關(guān)設(shè)施不齊全、不配套，導(dǎo)致檔案保存存在諸多問題。個別基層電大沒有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設(shè)置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會引起檔案材料霉變、蟲蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。（六）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著計算機以及多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的手段和方式發(fā)生了改天換地的變化，從以往的全是紙質(zhì)檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質(zhì)檔案共同存在的方向發(fā)展，有些基層電大在檔案管理的現(xiàn)代化方面的工作仍然不能趕上時代要求，沒有購買、引進檔案管理中必須使用的現(xiàn)代化的管理軟件，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

二、基層電大檔案管理工作的對策

（一）基層電大要提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的優(yōu)或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關(guān)環(huán)節(jié)和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過崗位培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，多學(xué)習(xí)檔案管理理論，通過實踐來提升檔案管理水平。基層電大檔案管理人員要積極探索與電大實際相結(jié)合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應(yīng)學(xué)校、學(xué)生、社會的要求，為開放教育的進一步發(fā)展做好服務(wù)。（二）基層電大要健全檔案管理的相關(guān)制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學(xué)生、老師的切身利益，如果工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)將導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果。因此，必須建立相關(guān)的制度來保證各項工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿足以下要求：第一，所建立的規(guī)章制度要與電大的實際相結(jié)合。第二，制度的操作性必須強。制度的建立應(yīng)該實用、簡便容易操作，從而可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，制定制度應(yīng)體現(xiàn)多面性。建立的制度不僅能約束領(lǐng)導(dǎo)又能規(guī)范一般職工。第四，建立的制度在執(zhí)行時必須嚴(yán)肅。既然是制度、規(guī)章，就必須要求檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生嚴(yán)格遵守，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有錯必糾、有錯必罰，要充分體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性。（三）要采用現(xiàn)代化管理手段來進行基層電大的檔案管理工作。利用計算機、多媒體進行檔案管理是當(dāng)今檔案管理的一大趨勢，要盡可能地運用計算機、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質(zhì)量和水平，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。（四）要強化基層電大管理人員的服務(wù)意識、責(zé)任意識?；鶎与姶髾n案管理人員在工作中必須要樹立檔案工作就是服務(wù)工作的觀念。要把增強服務(wù)意識作為工作的出發(fā)點和動力。要明確服務(wù)對象，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。（五）基層電大要不斷加強檔案管理隊伍的建設(shè)。一是要不定期開展檔案管理知識的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，努力提高基層電大檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學(xué)習(xí)，以此來提高自身素質(zhì)；二是要培養(yǎng)基層電大檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神。通過國家法律法規(guī)政策的學(xué)習(xí)，使檔案管理人員具有高度的責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律,以及愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時，為老師、學(xué)生提供最優(yōu)質(zhì)的、最方便的檔案服務(wù)；三是要充實檔案管理工作隊伍。除檔案室配足專職人員外，各業(yè)務(wù)科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。

在新的時代背景下，基層電大應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，進而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

作者:劉玉華 單位:遼寧廣播電視大學(xué)東港學(xué)院

【參考文獻】

第7篇：檔案管理的基本知識范文

1.1 提高辦公檔案的健全性

在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營時間過久時，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優(yōu)勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平。

1.2 提高查找效率

采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經(jīng)歷進行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業(yè)的辦公檔案進行詳細(xì)的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。

1.3 現(xiàn)代化辦公檔案管理更具規(guī)范化

現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標(biāo)準(zhǔn)將辦公檔案進行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，避免出現(xiàn)交叉狀況。

2 辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性

現(xiàn)代社會不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對企業(yè)過去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。

3 ?k公檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

在當(dāng)前進行辦公檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)時，我們首先要知道現(xiàn)代化所蘊含的內(nèi)容是什么，只有明白我們所要達到的目標(biāo)，我們才能更好的去實現(xiàn)辦公檔案管理現(xiàn)代化?？偟膩碚f，它包括以下幾個內(nèi)容：1.檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。當(dāng)前檔案工作中的知識含量和技術(shù)含量比以前大為增加，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文件檔案工作的全過程中得到應(yīng)用，如文件制作技術(shù)、信息存取與傳輸技術(shù)、文件檢測與保護技術(shù)等。這些現(xiàn)代化的技術(shù)都需要現(xiàn)代化的設(shè)備來完成。2.檔案工作組織和管理的科學(xué)化?？茖W(xué)的組織管理與現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)的采用具有密切的關(guān)系，現(xiàn)代技術(shù)要以科學(xué)的組織管理為基礎(chǔ)，同時也為提高科學(xué)管理水平提供了手段?？茖W(xué)的組織管理包括建立合理的文件檔案管理組織和工作流程兩個方面。3.檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的基本目的是使檔案管理和信息資源共享中必要的通用性、互換性得以實現(xiàn)，提高各項業(yè)務(wù)工作中的質(zhì)量和效率。檔案工作中需制訂和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)主要包括有關(guān)技術(shù)和有關(guān)管理業(yè)務(wù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案工作人員的專業(yè)化。目前，“專業(yè)化”的含義不僅是指檔案人員要掌握檔案專業(yè)方面的基本知識，也應(yīng)具備多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代仆、科學(xué)仆的管理理點和管理特點等。

4 辦公檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用

4.1 充分實現(xiàn)辦公檔案現(xiàn)代化

選擇現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以充分體現(xiàn)出辦公檔案的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代科學(xué)理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時，需要根據(jù)企業(yè)自身的特色，對企業(yè)辦公檔案進行規(guī)律性、規(guī)范性的整理。想要實現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化的管理方法，不僅僅需要結(jié)合現(xiàn)代科技設(shè)備，還需要將現(xiàn)代化辦公檔案管理理念進行充分的宣傳，讓現(xiàn)代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于辦公檔案管理系統(tǒng)中，對于企業(yè)辦公檔案的發(fā)展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。

4.2 加強對辦公檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)

現(xiàn)代化辦公檔案管理的實施，離不開專業(yè)人才的建設(shè)。在選擇辦公檔案管理人員時，需要綜合多方面進行思考與選擇。首先，進行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業(yè)的檔案管理知識，能夠熟練的操作現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，并且具有科學(xué)、合理的管理觀念。其次，應(yīng)當(dāng)盡量選擇經(jīng)驗豐富的管理人員。由于現(xiàn)代化辦公檔案管理工作與傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作內(nèi)容相差較遠(yuǎn)，除了需要將檔案進行保存外，還需要具有分析與統(tǒng)計的能力。而經(jīng)驗豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進行分析與整理，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在過程發(fā)展中的不足之處，盡早解決，促進企業(yè)的快速發(fā)展。最后，應(yīng)當(dāng)定期對管理人員進行培訓(xùn)。在這個信息化快速發(fā)展的時代，現(xiàn)代化管理具有較快的發(fā)展速度。為了能夠獲得最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期設(shè)立現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)，避免工作人員出現(xiàn)滯后的狀況。只有保證了現(xiàn)代化辦公檔案管理人員具有專業(yè)的管理技術(shù)水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發(fā)展，進而促進企業(yè)的進步。

4.3 加大對現(xiàn)代化辦公檔案管理的投入力度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對辦公檔案現(xiàn)代化管理的重視度，加大對其的投入力度。不論是財力還是物力，為了能夠更好的完成現(xiàn)代化辦公檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)全方位的加大投入力度。通過完善現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，加強對企業(yè)辦公檔案管理的建設(shè)，才能確保辦公檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價值，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時還能夠為企業(yè)指引正確的前進方向，讓企業(yè)能夠朝著健康的方向發(fā)展。

第8篇：檔案管理的基本知識范文

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀；會計檔案的特點；計算機管理會計檔案

Abstract: Original accounting records management can no longer satisfied with the status quo, using paper computer management accounting information and computerized digital data, can greatly improve the level of the school accounting data management, and for the future to provide fast, convenient use of services, an important part of the schools computerized accounting applications, is also an integral part of the school financial records management main content.

Keywords: financial records management status quo; characteristics of the accounting files; computer management accounting files

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104（2012）

學(xué)校會計工作從手工記賬改為采用會計電算化記賬已經(jīng)10年有余，“辦公無紙化”的口號也已經(jīng)喊了很多年，但在實際會計工作中，因為會計檔案的特殊性，紙質(zhì)資料并沒有比手工記賬時代減少，特別是近些年，學(xué)校會計業(yè)務(wù)逐漸多樣化業(yè)務(wù)量也隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，成幾何形增長，加之教育系統(tǒng)采用國庫集中支付后，連年支付政策和記賬科目的不斷變化，會計檔案有逐年增多的趨勢，除了傳統(tǒng)意識上的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料外，更新的“新型”會計檔案不斷出現(xiàn)。原有的會計檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)狀，采用計算機管理紙質(zhì)會計資料和電算化數(shù)字資料，可以大大提高學(xué)校會計資料管理的水平，并為今后提供快捷、方便的利用服務(wù)，是學(xué)校會計電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前學(xué)校財務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。

1. 目前學(xué)校財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 儲存環(huán)境欠妥

早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、賬簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

1.2 早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。

1.3 老化機器的淘汰以及機器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機器上順暢運行。

1.4 紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步，會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，學(xué)校基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計室記賬電腦中，即便是定期向上級主管部門移交，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

1.5 學(xué)校實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，學(xué)校記賬電腦中的數(shù)據(jù)連年累計增多，日常缺乏對記賬電腦的維護和更新，記賬電腦運行速度逐漸變慢的情況普遍，一旦記賬電腦出現(xiàn)病毒入侵，或災(zāi)害性事件發(fā)生，硬盤中多年的會計數(shù)字資料難以恢復(fù)，破壞了會計資料的連貫性，也給以后的查閱工作帶來麻煩。

1.6 現(xiàn)有財務(wù)人員缺乏專業(yè)檔案管理知識，會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，學(xué)校會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，更沒有利用計算管理檔案的意識。各學(xué)校普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各學(xué)校制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中，基本是“傳幫帶”的工作模式。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上利用計算機科學(xué)管理。

隨著教育系統(tǒng)會計電算化的不斷發(fā)展，學(xué)校財務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的功能和效用，財務(wù)電子檔案的管理也應(yīng)得到應(yīng)有重視。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校財務(wù)管理的需求，利用計算機管理傳統(tǒng)紙質(zhì)財務(wù)檔案和新型的數(shù)字型財務(wù)檔案，將成為學(xué)校會計檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向。

2.用計算機管理會計檔案的特點

2.1 運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會計檔案，而且還包含存儲在計算機硬盤中的數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的數(shù)據(jù)。即會計檔案存儲管理的范圍和領(lǐng)域擴大了。

2.2 傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計“新型”檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調(diào)閱需要一定的軟、硬件環(huán)境。

2.3 運用計算機管理會計檔案的載體，不光是通過打印機等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張資料，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計檔案的保管不僅是紙質(zhì)資料，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

2.4 運用計算機管理會計檔案具有易遭損壞，難留痕跡的特點，同時又受計算機的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案資料的安全性、完整性要求更高。

2.5 實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計檔案工作更需要科學(xué)地管理。

2.6 運用計算機管理會計檔案，要求從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，而對系統(tǒng)安全性，則更因為網(wǎng)絡(luò)與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

3. 學(xué)校會計檔案管理工作如何運用計算機管理

學(xué)校為了更有效地運用計算機快速、準(zhǔn)確的特點，為學(xué)校教育教學(xué)工作提供所需的會計信息。我們必須分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作，利用計算機使會計檔案管理工作現(xiàn)代化。

3.1 會計檔案的收集。運用計算機管理會計檔案，收集是指定期 (如一個會計年度結(jié)束)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，使之形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件編號保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。

除了備份之外，還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

3.2會計檔案的保存。由于計算機管理會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，將AB兩備份存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個電算化會計系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應(yīng)注意計算機管理會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)有了AB份的保存歸檔，因數(shù)據(jù)資料過多帶來的記賬電腦速度緩慢時，就可以考慮采用清楚數(shù)據(jù)的辦法，給記賬電腦“減負(fù)”。

3.3 會計檔案的利用。即會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計軟件系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過計算機軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進行調(diào)閱即可；(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計軟件系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的計算機系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。

3.4 加強會計人員崗位培訓(xùn)。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。對會計檔案管理人員設(shè)立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質(zhì)獎勵、精神獎勵與相應(yīng)處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，堅持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)始終處于動態(tài)的發(fā)展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務(wù)部門要聯(lián)合起來，組織會計人員學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》和本校的會計檔案管理制度，使每位會計人員認(rèn)識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項工作的完成質(zhì)量。對會計檔案的使用要嚴(yán)格借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會計檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)盤片不得帶出檔案室外。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應(yīng)定期檢查，防止出現(xiàn)人為或自然損壞等問題，造成電子會計檔案信息的丟失。

第9篇：檔案管理的基本知識范文

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；檔案管理；信息化；對策措施

隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模不斷擴大，施工企業(yè)數(shù)量日益增加，檔案信息化管理作為企業(yè)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對施工企業(yè)的決策效率和經(jīng)營水平有著重要的影響。施工企業(yè)的檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜，包括聲像檔案、會計檔案和科技檔案等，其中科技檔案的管理任務(wù)是最為艱巨的。傳統(tǒng)的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前施工企業(yè)檔案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企業(yè)檔案信息化管理工作就成為了工程界和檔案部分面臨的難題之一。本文通過分析檔案信息化管理目前存在的一些問題，提出合理的解決方法，以期提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。

1.施工企業(yè)檔案息化管理現(xiàn)狀分析

（1）目前施工企業(yè)基本都有資料管理軟件系統(tǒng)，可以完成一些技術(shù)資料的填寫和保存功能，而且已輸入了大量的內(nèi)容。施工企業(yè)由于施工作業(yè)的范圍大、專業(yè)多等特點，暫時無法形式統(tǒng)一的企業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，存在的問題較多。尤其是完成項目工程檔案管理的要求，具有通用性卻無專業(yè)性，基本不能完成企業(yè)綜合檔案管理的要求。

（2）企業(yè)機關(guān)檔案管理方面也有一些檔案管理軟件的應(yīng)用，但基本都是以文書檔案管理為主，企業(yè)在檔案管理方面的思路也同樣接近用文書檔案管理的方法和思路來管理其他類別的檔案，尤其是工程檔案。

（3）企業(yè)檔案管理部門對于工程檔案“不建檔”。目前很多施工企業(yè)的檔案管理部門鑒于工程檔案的專業(yè)性強或庫房容積以及其他因素對于建設(shè)項目的工程檔案不接收或不敢接收。

（4）施工企業(yè)在具體施工工程結(jié)束后按規(guī)定需向建設(shè)單位移交竣工檔案，而企業(yè)承建的項目多，面向的建設(shè)單位多，建設(shè)單位的要求基本不同，加之工程專業(yè)多，對于建設(shè)工程的文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統(tǒng)一。

（5）施工企業(yè)的組織機構(gòu)復(fù)雜。那么實物檔案移交、管理模式也同樣復(fù)雜，信息化系統(tǒng)的建設(shè)使用會隨檔案管理的模式、載體類型的不同也會同樣復(fù)雜。

（6）施工企業(yè)檔案多樣化，專業(yè)性極強，所以要求檔案管理部門人員必須懂工程也需熟悉檔案專業(yè)知識，從目前來看人才很難保障，要想實現(xiàn)信息化管理難度很大。

（7）檔案編研的面窄同時難度大。檔案的價值在于利用。施工企業(yè)在經(jīng)營活動中需要對企業(yè)檔案進行編研，以獲取一些專業(yè)的工藝施工方案以及投標(biāo)經(jīng)營信息和企業(yè)內(nèi)部定額修編的資料。但目前施工企業(yè)的實物檔案的管理方式和管理的思路遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)管理過程中對于檔案利用的需求。

（8）目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：

一是對原始紙制檔案文件進行掃描，要求各單位提交紙制檔案的同時提供一份掃描件，此方式的優(yōu)點有：

①兼容性好，凡是紙制檔案都能夠掃描成電子文件；

②管理成本較低，基本上是統(tǒng)一的格式；

③易于利用，可以通過免費的軟件打開查看。

但同時也存在一些局限性：掃描形成的電子檔案基本上是圖像格式，丟失了很多電子文件本來具有的信息；文件一般比較大，占據(jù)較大的存儲空間，而且需要現(xiàn)有紙制檔案，并沒有減少檔案制作單位的成本，因而會影響檔案提交單位的積極性。

二是要求提交原始的電子文件，包括DWG、Word、Tiff等各種格式文件。此方式的優(yōu)點是提交成本低廉，能夠很快提交，因為各種電子文件都是現(xiàn)成的，而且文件信息全面，不會丟失任何信息。但這種方式也有缺點：

①不能有效地保證電子文件的真實性、完整性和可靠性；

②管理和利用成本高，因為各種各樣的電子檔案文件需要相應(yīng)軟件的相應(yīng)版本才能打開，這樣施工企業(yè)的檔案管理部門要儲備各種軟件，這顯然是不現(xiàn)實的；

③這種方式缺乏對電子文件知識產(chǎn)權(quán)的保護，如設(shè)計文件是設(shè)計院的知識產(chǎn)權(quán)，設(shè)計院更愿意提供曬圖而不是DWG文件。

（9）企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式會多樣化，同時數(shù)據(jù)庫會很大，如何統(tǒng)一格式并管理大數(shù)據(jù)是目前企業(yè)檔案信息化管理的另一難點。

從目前來看，要更好地實現(xiàn)建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理，企業(yè)所需的資源還比較困乏，技術(shù)力量還比較薄弱。傳統(tǒng)的手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理和企業(yè)檔案信息化管理的要求。如何實現(xiàn)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，最終實現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式是企業(yè)檔案管理的前景目標(biāo)。

2.對策措施

2.1 在借鑒前述兩種電子檔案的接收和歸檔方法各自優(yōu)點的基礎(chǔ)上，電子檔案文件格式必須統(tǒng)一。文件格式統(tǒng)一須考慮以下問題：

①兼容各種格式的電子文件。工程項目包括勘察、設(shè)計、施工、驗收等多個環(huán)節(jié)，在每一個環(huán)節(jié)都可能使用各種不同的應(yīng)用軟件。

②必須保證了電子檔案的有效性、原始性和不可更改性。

③矢量內(nèi)容清晰、真實、美觀，并支持全文檢索。

④必須降低電子檔案生成成本。

⑤文件本身與著錄信息、元數(shù)據(jù)信息需渾然一體。

⑥易于存儲、管理、分享利用。

⑦提供全文批注、標(biāo)注功能。

⑧可接收各種掃描文件。目前有些批文是多部門蓋章，沒有電子文件；有些設(shè)計院還不提供電子文件。這部分內(nèi)容，可以通過掃描文件進入到本系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)自動進行保真壓縮處理，保證各種支持不同手段的電子文件獲取方式。

⑨良好的知識產(chǎn)權(quán)保護措施。要求各相關(guān)單位提交電子文件，可能會引起各單位知識產(chǎn)權(quán)保護方面的顧慮，可根據(jù)生成者的設(shè)置達到只能查看使用，不能被再次修改、復(fù)制等其他方式的利用，達到保護知識產(chǎn)權(quán)的目的，從而降低收集電子檔案的難度。

⑩支持技術(shù)認(rèn)證機制。要求支持?jǐn)?shù)字簽名，使用數(shù)字簽名被多種操作系統(tǒng)和硬件平臺支持。數(shù)字簽名的全部信息完全包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書信息等。數(shù)字簽名必須視覺呈現(xiàn)。呈現(xiàn)數(shù)字簽名的電子印章、手寫簽名等必須自包含。因此，建議電子檔案的格式選擇PDF文件格式。

2.2 企業(yè)建設(shè)項目電子檔案管理的要求和目標(biāo)

施工企業(yè)承建工程項目部需根據(jù)企業(yè)檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設(shè)單位竣工檔案管理部門的要求實現(xiàn)項目工程文件錄入、分類、著錄、電子化及工程竣工檔案資料的編制。

工程建設(shè)中的現(xiàn)場文件、資料、竣工檔案信息化管理要求達到以下目標(biāo)：

①實現(xiàn)工程現(xiàn)場文件、資料管理的規(guī)范化管理，將工程規(guī)范和工程劃分（WBS）、工程表格直接掛鉤，簡化施工、監(jiān)理單位工程資料表格的填報程序，提高工程現(xiàn)場資料填寫的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，節(jié)約管理時間。

②建立一個較完整的現(xiàn)場文件和資料的管理體系，將現(xiàn)場資料的產(chǎn)生和工程進度計劃及文件檢查結(jié)合起來，采用事前計劃，事中控制，事后檢查的方式進行管理，形成一套現(xiàn)場文件、資料填報、審批、檢查的信息化系統(tǒng)，指導(dǎo)和控制現(xiàn)場文件的形成。

③使用文件、資料的自動編制和自動導(dǎo)入系統(tǒng)，達到工程竣工檔案的自動編制，保證編制的規(guī)范和準(zhǔn)確，提高竣工檔案的編制效率，減少竣工驗收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時間。

④在以上的基礎(chǔ)上實現(xiàn)工程文件、資料的網(wǎng)絡(luò)化審批和計算機智能化審查，提高文件、資料審查的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性，提高資料、文件的審查效率并能及時對工程過程中資料數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析。

⑤在項目竣工檔案驗收完成后通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)移交給城建檔案管理部門和施工企業(yè)檔案管理部門。

2.3 企業(yè)檔案信息化管理的要求

企業(yè)上下應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采用一致軟件，實現(xiàn)多室一體化，多項目一體化，有利于促進企業(yè)檔案信息化管理和服務(wù)的進程。

①加強培訓(xùn)。根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的實際情況，有針對性的進行計算機、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)知識、操作的培訓(xùn)。同時根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點，有針對性的進行檔案業(yè)務(wù)基本知識和檔案信息化知識培訓(xùn)。加強企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護人員培訓(xùn)，包含：數(shù)據(jù)管理，各業(yè)務(wù)模塊使用權(quán)限的控制，以及意外事故的處理等。

②檔案移交、管理分類方案的確立。集團公司檔案管理部門對工程項目竣工檔案的形成、收集整理及移交形成一套規(guī)范。對企業(yè)和企業(yè)分、子公司的檔案的分類、文件的分類、組卷規(guī)則，以及檔案的管理模式要有統(tǒng)一的要求。3、業(yè)務(wù)管理規(guī)定和檔案管理制度的建立。企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案管理和信息化管理方面的制度建立，加強業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檢查、提交管理辦法和業(yè)務(wù)銜接的要求。

2.4 企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)需求特點

根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點，軟件系統(tǒng)的選擇或開發(fā)目標(biāo)和原則，結(jié)合不同業(yè)務(wù)的特點，整體方案宜采用C/S（客戶端/服務(wù)器）加B/S的混合模式體系結(jié)構(gòu)來滿足目前和以后的業(yè)務(wù)需求。C/S結(jié)構(gòu)具有執(zhí)行速度快、使用維護方便等優(yōu)點。檔案管理部門采用C/S（客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)運行模式。檢索系統(tǒng)采用目前流行的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，整個系統(tǒng)在邏輯上分為三層，第一層為表示層，提供用戶和系統(tǒng)之間的交互；第二層是應(yīng)用服務(wù)器，實現(xiàn)具體的業(yè)務(wù)邏輯；第三層是數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲、訪問及其優(yōu)化。根據(jù)檔案數(shù)字化管理將來開發(fā)的信息系統(tǒng)要求，系統(tǒng)應(yīng)可以提供XML標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)庫也可以遷移到其他數(shù)據(jù)庫上。

3.結(jié)語

施工企業(yè)檔案信息化管理水平?jīng)Q定了企業(yè)的管理效率和未來的發(fā)展。因此，檔案管理人員必須重視企業(yè)檔案信息化管理工作，結(jié)合企業(yè)檔案的特點，在實踐中不斷豐富檔案信息化管理的技術(shù)知識。同時采取合理的方法解決好當(dāng)前檔案管理信息化存在的問題，以此提高檔案信息化管理水平，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：