檔案管理分類精選(九篇)

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第1篇：檔案管理分類范文

[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動中，合同是企業(yè)維護自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實際工作經(jīng)驗，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。

[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導(dǎo)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評標(biāo)報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風(fēng)電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標(biāo)注，避免混淆。

第2篇：檔案管理分類范文

一、著力觀察研究，分析中小學(xué)檔案管理存在的問題

近幾年結(jié)合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、教師檔案意識不強，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

長期以來，在中小學(xué)教育過程中還是認(rèn)識不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對學(xué)校工作的促進作用，對學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時學(xué)校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導(dǎo)對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級下發(fā)文件文案、教師集體或個人檔案、學(xué)生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會效應(yīng)，對檔案管理方面的認(rèn)識不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無章，尤其對優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時想找點學(xué)生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強時代感，改進中小學(xué)校檔案管理工作的思考

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項重要任務(wù)。

2、加強檔案人員培訓(xùn)，提高管理技能，健全檔案管理制度

第3篇：檔案管理分類范文

（一）相關(guān)部門不重視

在整個人口和計生工作中，對于基層人口和計劃生育檔案管理的工作是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個環(huán)節(jié)。相關(guān)部門沒有意識到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢必會造成檔案的損壞甚至流失，長久以往最后會影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的不真實不準(zhǔn)確，影響國家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計生工作的工作內(nèi)容考核并有沒檔案管理工作這一項；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關(guān)部門不重視人口和計生檔案管理工作的表現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作人員對檔案管理工作極大的隨意性，而無法將檔案管理工作處理妥當(dāng)。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓(xùn)練培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)并沒有達(dá)到檔案管理工作的要求。隨之產(chǎn)生基層檔案管理工作雜亂無章，沒有同意的規(guī)范，管理隨意等問題。檔案管理工作人員混亂，沒有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導(dǎo)致整體管理工作混亂不合理，工作內(nèi)容無法細(xì)分，工作責(zé)任無處落實。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無論的必需的檔案管理設(shè)備還是檔案存放的庫房都所有缺乏或者存在明顯的安全問題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴(yán)格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無法正常進行發(fā)展，導(dǎo)致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準(zhǔn)確，在完善檔案管理工作的準(zhǔn)備階段，需要對數(shù)據(jù)安全進行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價值的安全重新整合，以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。對于無法確定準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計和存放的時候要搞好類別統(tǒng)計，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時候進行有效的判斷分類，有依據(jù)的進行分類存放。同時利用計算機技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過程中，對分類有規(guī)范性的進行題名，確保檔案的分類號是唯一的有可查性的，對每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號和題名以方便查找。

（三）分級分次錄入

人口與計劃生育檔案管理工作也隨著信息化時代的要求變得科學(xué)化和數(shù)據(jù)化，在使用計算機技術(shù)進行檔案案卷錄入的過程中要注意對案卷進行分類分層次著錄。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)中報表等信息選擇圖標(biāo)著入，使得數(shù)據(jù)在使用過程中形象具體；對于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對于重要的文件類信息采用高級別的文件級著；而對于那些利用價值不高，問題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對各種檔案的具體性質(zhì)分類分次分級錄入可以從大體上統(tǒng)計分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內(nèi)容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對具有較好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標(biāo)的案卷進行錄入的時候可以直接在全引目錄上面進行標(biāo)記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時間等索引進行有效的關(guān)聯(lián)之后再錄入。計算機會自動給出統(tǒng)一的分類號，充分利用計算機技術(shù)的檔案目錄基礎(chǔ)，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達(dá)到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識是做好人口與計劃工作科學(xué)管理工作的前提。通過積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于提高檔案管理工作人員的知識水平，改善檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)。同時還應(yīng)該增強檔案管理工作人員對于檔案信息重要性的認(rèn)識。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學(xué)化，這就要求管理工作人員需要較強的計算機應(yīng)用能力和情報學(xué)知識。利用新知識新技能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學(xué)化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

三、結(jié)束語

第4篇：檔案管理分類范文

檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務(wù)中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務(wù)的嚴(yán)峻性。我將努力在最短的時間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)提出的工作目標(biāo)。使公司檔案管理工作向規(guī)范化、專業(yè)化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發(fā)展同步。

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領(lǐng)導(dǎo)指正。

一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學(xué)習(xí)了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構(gòu)、部門設(shè)置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時結(jié)合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細(xì)則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務(wù)。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領(lǐng)導(dǎo)及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎(chǔ)，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責(zé)；3檔案類目設(shè)置及分類；4檔案管理實施細(xì)則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀(jì)律與處分；修訂完成后報部門領(lǐng)導(dǎo)進行審批，之后將根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見修改后的修訂版報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。(此項工作預(yù)計在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發(fā)現(xiàn)一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準(zhǔn)備。

第5篇：檔案管理分類范文

世界變化日新月異，只有創(chuàng)新才能跟上時代的腳步，學(xué)校檔案管理工作亦是如此，只有不斷創(chuàng)新，在原有管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，不斷更新完善，努力創(chuàng)新檔案工作，敢于突破那些與當(dāng)前學(xué)校工作不相適應(yīng)的工作觀念和管理模式，積極主動地研究高校學(xué)校發(fā)展過程中所面臨的新情況、新問題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術(shù)和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題，才能適應(yīng)現(xiàn)在信息化的需要。

一、學(xué)校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項數(shù)據(jù)。同時，通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個學(xué)校管理當(dāng)中。所以說檔案管理不能簡單的說是學(xué)校管理的一部分。

二、加強學(xué)校檔案管理的措施

（一）嚴(yán)把進入關(guān)

現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對引進的人才進行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎(chǔ)知識的考察，但是也要有相應(yīng)的對實際問題的分析。面試的考察重點即位才和德。一方面，引進的人才要熟悉工作流程，必要時可現(xiàn)場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。

（二）加強檔案管理工作重要性的認(rèn)識

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程

現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時甚至影響工作的正常進行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會將圖書管理作為重點工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創(chuàng)新管理手段

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強信息資源建設(shè)。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競爭機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

三、結(jié)語

第6篇：檔案管理分類范文

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；圖書館；檔案管理

檔案是高校圖書館各項工作的原始記錄，其客觀真實地記錄著圖書館各個歷史時期各項工作的發(fā)展軌跡，是圖書館管理工作決策與規(guī)劃的依據(jù)，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍不斷擴展，因此產(chǎn)生的檔案在數(shù)量及載體形式上也不斷增多。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。

一、高校圖書館檔案管理工作存在的主要問題

利用中國知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻總庫（2002-2012），以“高校圖書館”并含“檔案”為關(guān)鍵詞進行檢索（檢索時間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻記錄，而以“高校圖書館”為關(guān)鍵詞進行檢索，則獲得44158條記錄。通過這一簡單的統(tǒng)計對比，表明近十年高校圖書館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實際工作的欠缺。

1、檔案管理工作未受到重視

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。但在實際工作中，檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視。上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工大多數(shù)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集、提供檔案的主動性。

2、無高校圖書館檔案分類法

按照檔案學(xué)原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作，而分類科學(xué)與否將直接決定案卷質(zhì)量的高低。高校圖書館檔案作為專門檔案，有其自身的個性特征，并不完全適用于《高等學(xué)校檔案實體分類法》。因此，許多學(xué)校只能按照時間順序或簡單分類的方式進行歸檔，在實際操作中卻無一套完整的分類法可依，造成高校圖書館檔案分類缺乏科學(xué)性，也無法進行二次文獻和三次文獻的開發(fā)，無法發(fā)揮檔案資源的效用。

3、檔案員素質(zhì)不高

高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有配備專業(yè)人員。檔案工作是一項長期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專業(yè)人員管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。加之兼職檔案管理人員的不穩(wěn)定，大多沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，必將導(dǎo)致檔案工作的被動落后，最終造成圖書館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它如實記載著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發(fā)展起到很重要的作用。同時，隨著信息公開工作的開展，也對高校圖書館檔案的完備提出了要求。因此，應(yīng)盡快解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，促使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)道路。

1、從思想上、行動上重視檔案工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。而這種支持不應(yīng)該僅停留在思想上，更多地應(yīng)體現(xiàn)在行動上的支持。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。

2、科學(xué)分類，編制高校圖書館檔案分類細(xì)則

筆者認(rèn)為對檔案實行科學(xué)分類應(yīng)是完善高校圖書館檔案工作的重中之重。因為，檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，也便于校內(nèi)外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對如何分類并無清晰的認(rèn)識，編制一個通用的檔案分類細(xì)則有助于其更好開展工作。

雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學(xué)校檔案實體分類法》。但在實際操作中，大多數(shù)高校館并未按此實施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應(yīng)向《中國圖書館分類法》學(xué)習(xí)。只要采用《中圖法》的館，其圖書的分類號都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書館實施檢索。因此，筆者建議可由國家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學(xué)校檔案實體分類法》為藍(lán)本，結(jié)合圖書館特點統(tǒng)一制定《高校圖書館檔案實體分類細(xì)則》，明確類目設(shè)置、標(biāo)識符號及注釋。方便各高校館按照統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范檔案工作。

3、提高檔案員的專業(yè)化

（1）對檔案員進行專業(yè)化培訓(xùn)。目前，高校圖書館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業(yè)知識有關(guān)。因此，高校應(yīng)該加強對檔案員專業(yè)知識的培訓(xùn)。一方面要提供培訓(xùn)機會，另一方面各校檔案館應(yīng)加強對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而不是放任不管。

（2）健全檔案人員管理體制

在高校中，不單是圖書館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學(xué)校對他們只有要求，卻沒有支持及獎勵，這顯然無法調(diào)動兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。通過制定聘任制，穩(wěn)定檔案管理隊伍。通過建立激勵機制，將個人工作表現(xiàn)作為考核的一項指標(biāo)，并與勞動報酬、評優(yōu)掛鉤，促進檔案管理工作的良性發(fā)展。

（作者單位：大理學(xué)院圖書館）

參考文獻：

[1]邱秀文.高校圖書館檔案管理研究.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009（8）：24-26

[2]方敏.高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作研究.大學(xué)圖書館學(xué)報，2008（1）：73-76

第7篇：檔案管理分類范文

一、美術(shù)類院校類專業(yè)教學(xué)檔案的特點

美術(shù)類專業(yè)作為藝術(shù)類學(xué)科，教學(xué)環(huán)節(jié)中包含大量的技能訓(xùn)練等實踐性教學(xué)環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生的教學(xué)檔案相比于其他學(xué)科其教學(xué)活動具有突出的專業(yè)特色。首先，美術(shù)類教學(xué)檔案具有載體和形式上的多樣性。美術(shù)類專業(yè)人才培養(yǎng)方案中，大量的技法類課程考核是以學(xué)生作品為考核主要依據(jù)的，包括繪畫、現(xiàn)代設(shè)計、傳統(tǒng)工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規(guī)格統(tǒng)一的試卷，依課程不同而各具特點。學(xué)生考試和作業(yè)檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術(shù)類專業(yè)的教學(xué)環(huán)節(jié)的特殊性決定了該專業(yè)教學(xué)檔案的獨特性。相比其他專業(yè)，美術(shù)類教學(xué)不僅有各類專業(yè)性的技法類課程，還有采風(fēng)、寫生等外出實踐類課程和畢業(yè)創(chuàng)作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術(shù)類專業(yè)對應(yīng)的教學(xué)檔案管理具有更強的專業(yè)性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關(guān)檔案管理帶來了技術(shù)性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業(yè)性和難度。

二、美術(shù)類教學(xué)檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識淡薄使教學(xué)與檔案管理脫節(jié)

作為教學(xué)主體之一，長期以來，很多美術(shù)和藝術(shù)設(shè)計專業(yè)課教師往往把工作重點放在教學(xué)環(huán)節(jié)，對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識程度不足，導(dǎo)致教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)檔案管理脫節(jié)。在日常教學(xué)及科研過程中大量有價值的教學(xué)過程和教學(xué)成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關(guān)檔案材料的遺失與散落。此外，教學(xué)檔案來源分散，除上級業(yè)務(wù)部門和本校下發(fā)的各種文件、二級學(xué)院的內(nèi)部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導(dǎo)致相關(guān)教學(xué)檔案無法歸檔，對教學(xué)檔案管理工作造成負(fù)面影響。

(二)缺乏體現(xiàn)學(xué)科專業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度

由于檔案管理人員缺少對美術(shù)學(xué)科教學(xué)和科研特點的了解，缺乏能體現(xiàn)美術(shù)專業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現(xiàn)學(xué)科特色的機制進行指導(dǎo)和約束，一方面導(dǎo)致部分體現(xiàn)學(xué)科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學(xué)術(shù)價值的美術(shù)檔案材料未能及時歸檔，導(dǎo)致教學(xué)資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導(dǎo)致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的負(fù)面因素。

(三)檔案管理偏重于實物化導(dǎo)致信息化管理技術(shù)落后

部分美術(shù)類院系教學(xué)檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學(xué)檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用較少、信息化建設(shè)水平不高。由于美術(shù)學(xué)科作品門類繁復(fù)，設(shè)計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業(yè)特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規(guī)范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數(shù)字化的普及，美術(shù)院系對于檔案管理都進行了相關(guān)的數(shù)字化改革，但仍然有相當(dāng)多的美術(shù)院系檔案管理處于滯后狀態(tài)，缺乏科學(xué)的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關(guān)檔案分類和查閱，影響到相關(guān)信息資源的有效開發(fā)與利用。

三、美術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案管理對策

(一)強化檔案工作意識并完善教學(xué)檔案管理體系

高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理涉及日常教學(xué)和教學(xué)管理的方方面面，完善的教學(xué)檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強化全員檔案管理意識，有必要提高大家對教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識，建立全員參與的教學(xué)檔案管理體系。從而形成良好的教學(xué)檔案管理意識和環(huán)境，這是提高美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理水平的前提。此外，還應(yīng)結(jié)合美術(shù)類院系學(xué)科教學(xué)特點，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、專業(yè)特色突出且符合院校實際的校、院二級教學(xué)檔案管理體系。此外，學(xué)校檔案管理部門在驗收各院系移交的教學(xué)檔案，做好校級教學(xué)檔案的整理、分類和保管的同時，應(yīng)對院系檔案管理工作定期進行專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)督查，指導(dǎo)和協(xié)助院系做好院系級別教學(xué)檔案管理工作。明確崗位職責(zé)，理順層級關(guān)系，形成職責(zé)分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

(二)加強檔案管理隊伍建設(shè)從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

美術(shù)院系的教學(xué)檔案管理任務(wù)繁雜瑣碎且管理難度較大，而現(xiàn)實中相當(dāng)一部分院系往往是院系的辦公室、教學(xué)秘書等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專業(yè)性方面都難以勝任教學(xué)檔案管理工作。這就需要院系應(yīng)當(dāng)加強教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)，教學(xué)檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為美術(shù)類院系教學(xué)檔案人員，應(yīng)當(dāng)既熟悉美術(shù)學(xué)學(xué)科教學(xué)特點、又懂檔案業(yè)務(wù)，同時還要掌握計算機技術(shù)的專業(yè)人才，在此基礎(chǔ)上，教學(xué)檔案管理工作人員不斷加強檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，深化對教育部本科教學(xué)水平評估指標(biāo)體系的認(rèn)識和理解，結(jié)合美術(shù)院系教學(xué)和檔案管理特點，在實踐中不斷探索、完善教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律,不斷提升教學(xué)檔案管理理念。

(三)結(jié)合專業(yè)特點強化數(shù)字化檔案管理

第8篇：檔案管理分類范文

一、失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀

（一）失業(yè)職工基礎(chǔ)檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象

因為失業(yè)職工具有流動性強、分散性大的特點，所以在檔案管理的過程中間，

自己和所在的單位都是一種忽視的態(tài)度，因此就使得失業(yè)職工的檔案記錄消息和內(nèi)容不全面，時有時無。而單位在管理的過程中，也沒有基本的行為準(zhǔn)則和內(nèi)容要求，在實際的考察中也沒有去全面了解職工的工作經(jīng)歷、狀況等，這對于單位以后計算員工工齡、調(diào)整薪水、養(yǎng)老保險的辦理來說，都是有影響的。

（二）失業(yè)職工檔案管理制度目前還不完善

實現(xiàn)利益最大化是大部分企業(yè)都在追求的目標(biāo)，對于員工的檔案管理比較忽

視，還沒有建立起深刻的檔案管理的意識。很多企業(yè)的管理者把目光放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品的市場營銷上，在看待失業(yè)職工的檔案管理上面的時候，往往都是一種不在乎的態(tài)度。有些企業(yè)管理者認(rèn)為員工和企業(yè)是一種單純的雇傭關(guān)系，既然員工已經(jīng)離職，那么企業(yè)就不必再承擔(dān)任何責(zé)任，包括負(fù)責(zé)失業(yè)職工的檔案管理。因此，在對于失業(yè)職工檔案管理中，大多數(shù)企業(yè)都比較敷衍，并沒有投入太多的精力去達(dá)到失業(yè)職工檔案管理的高質(zhì)量。

（三）失業(yè)職工檔案管理過程中的不規(guī)范，降低了檔案的利用率

第一，失業(yè)職工的檔案填寫都大致相同，個人的實際情況不明確，材料內(nèi)容還比較分散。第二，失業(yè)職工檔案移交的不及時，操作流程不規(guī)范。比如說，有的人已經(jīng)跳槽去了新的事業(yè)單位，但是其個人檔案并沒有隨之離開。第三，因為檔案管理的不規(guī)范，導(dǎo)致有些人“鉆空子”，利用這些漏洞來偽造虛假材料。這些現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)重影響了失業(yè)職工檔案管理的真實性、權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、基于失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)存問題的相關(guān)對策

（一）科學(xué)的管理失業(yè)職工檔案

在管理失業(yè)職工的檔案時，要依據(jù)科學(xué)的管理方法來進行分類、排序和統(tǒng)一編號，同時要建立起全面詳細(xì)的目錄和臺賬。專門成立一個檔案庫房，使用不銹鋼的存儲柜來放置檔案，能夠有效的防水、防火、防盜、防止檔案生霉、灰塵侵襲、蛀蟲叮咬等破壞性的現(xiàn)象出現(xiàn)。還要引進科學(xué)的檔案保護技術(shù)，讓檔案能夠更加完整無缺的長久保存下去。

同時，學(xué)會將失業(yè)職工檔案數(shù)字化，借助信息技術(shù)，將失業(yè)職工的檔案事無巨細(xì)的保存在數(shù)據(jù)庫里里面，能夠隨時調(diào)動和檢索，方便日后的檔案統(tǒng)計工作。創(chuàng)建增加版塊，每當(dāng)多一個失業(yè)人員的時候，計算機系統(tǒng)就會自動添加一個版塊，來存放失業(yè)職工的信息。這樣的方法，能夠促使失業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)化，緊跟時代的脈搏，有一定的現(xiàn)實意義。

（二）借助信息技術(shù)，方便檔案管理

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，信息全球化已經(jīng)在逐步實現(xiàn)。在進行失業(yè)職工檔案管理時，也可以充分利用信息技術(shù)，讓管理工作變得更加便捷和準(zhǔn)確。比如說傳統(tǒng)的失業(yè)職工檔案管理在對檔案進行分類的時候，一般都是通過員工的個人理解劃分標(biāo)準(zhǔn)，每一個員工的理解能力都各不相同，因此就導(dǎo)致在分類的時候出現(xiàn)偏差，影響了檔案分類的質(zhì)量，從而阻礙了工作的正常進行。而借助信息技術(shù)，則可以根據(jù)關(guān)鍵字和主要內(nèi)容，讓系統(tǒng)進行自動分類，不僅大大節(jié)省了分類時間，還提高了分類的準(zhǔn)確率。實現(xiàn)失業(yè)職工檔案信息化管理，完善檔案管理制度，能夠隨時為需要檔案這提供便利。

（三）規(guī)范失業(yè)職工檔案管理的流程，提高服務(wù)性

首先，要從接收失業(yè)職工檔案入手。失業(yè)職工檔案要滿足以下兩個基本條件，才能夠被接收：第一，和原單位解除勞動關(guān)系的失業(yè)職工需要由本人或者原單位辦理檔案保管手續(xù)；第二，失業(yè)職工檔案中的所有材料都必須完整、規(guī)范。在接收檔案之后，要做到手工臺賬和電子臺賬的共同記錄，保證其檔案的完整準(zhǔn)確性。其次，失業(yè)職工檔案在存檔期間要進行檔案轉(zhuǎn)移時，要嚴(yán)格按照相關(guān)手續(xù)來進行移交，比如說要出示單位所作出證明的相關(guān)證件和辦理轉(zhuǎn)移的相關(guān)手續(xù)等。最后，在對失業(yè)職工檔案進行管理時，還要提高服務(wù)性，熱心為失業(yè)職工解答問題，積極宣傳國家優(yōu)惠政策等。

第9篇：檔案管理分類范文

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景

當(dāng)前，國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強三優(yōu)”(電網(wǎng)堅強、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設(shè)項目”;2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺。

廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近?30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標(biāo)

福建省電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進技術(shù)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動而導(dǎo)致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責(zé)任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運用了機構(gòu)級別、機構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

三、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records?Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理(Knowledge?Management)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應(yīng)用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

四、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后的效果和問題

檔案管理信息平臺建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務(wù)的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術(shù)手段有機結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進了檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，真正實現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進一步建設(shè)實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。

五、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的前景