電子檔案管理制度精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的電子檔案管理制度主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：電子檔案管理制度范文

1、提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員素質(zhì)是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的首要因素。檔案管理人員素質(zhì)的高低與檔案安全管理工作有著直接影響，檔案管理人員只有具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)，才能保證檔案管理的安全性。因此，檔案館首先要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要不斷加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全管理、電子檔案的接收、保存等方面知識(shí)的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)提高了檔案管理人員對(duì)檔案管理工作流程的熟悉程度，具備了各類檔案的具體管理方法；另一方面檔案管理人員要積極改變錯(cuò)誤的思想觀點(diǎn)，不斷提高自身的安全意識(shí)。檔案管理工作具有服務(wù)性特征，檔案管理人員除了具備優(yōu)良的工作作風(fēng)之外，還要不斷增強(qiáng)安全意識(shí)和法律意識(shí)，有效降低由于操作不規(guī)范而造成檔案管理信息嚴(yán)重外漏現(xiàn)象的發(fā)生，避免造成不必要的損失。

2、加強(qiáng)檔案的安全管理

加強(qiáng)檔案的安全管理是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理工作的重要舉措。在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式保存，只有不斷加強(qiáng)這兩種檔案形式的安全管理，才能保證檔案信息的安全性。

2.1加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的安全管理

在檔案管理的實(shí)際工作過(guò)程中，工作人員通常需要對(duì)于一些具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集與整理形成紙質(zhì)檔案，上交檔案館進(jìn)行管理，檔案管理人員對(duì)于上交的紙質(zhì)檔案要不斷加強(qiáng)安全管理，切實(shí)保證文件材料的安全。一方面檔案館要建立檔案調(diào)歸卷制度和檔案、人員出入庫(kù)制度，有效地規(guī)范檔案的借閱、歸還程序，確保檔案管理的安全性。另一方面檔案管理人員要定時(shí)對(duì)檔案館的紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對(duì)檢查，檢查登記賬目與實(shí)際檔案是否有出入，同時(shí)對(duì)于由于各種原因造成受損的紙質(zhì)檔案，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制等補(bǔ)救措施。另外，檔案管理人員根據(jù)檔案材質(zhì)的不同進(jìn)行分類存放，對(duì)于特殊的檔案要運(yùn)用符合其特性的器具進(jìn)行保存，對(duì)于珍貴的檔案在平時(shí)使用時(shí)要用復(fù)制品，而對(duì)于特別珍貴的檔案可以放入特藏室進(jìn)行專門(mén)管理。

2.2加強(qiáng)電子檔案的安全管理

電子檔案是相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言的，是檔案管理工作發(fā)展到信息化時(shí)代的重要產(chǎn)物，是檔案管理人員把檔案信息放在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中進(jìn)行儲(chǔ)存，并主要依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀、處理和傳輸信息的一種檔案保存形式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館要不斷加強(qiáng)電子檔案的安全管理。一方面要在電子檔案整理和歸檔過(guò)程中實(shí)行安全管理，采用科學(xué)的歸檔制度，在歸檔時(shí)要運(yùn)用統(tǒng)一的保存格式。另一方面在電子檔案的保管和利用過(guò)程中實(shí)行安全管理，努力保證電子檔案載體的安全性，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，詳細(xì)記錄和保存電子檔案的軟件升級(jí)和更新?tīng)顩r，適時(shí)轉(zhuǎn)換電子檔案格式，并且妥善管理電子文件的利用活動(dòng)。

另外，檔案管理人員要積極采取各種措施，保障電子檔案辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的安全。例如檔案管理人員可以在與檔案信息管理有關(guān)的辦公系統(tǒng)中，采用設(shè)置權(quán)限、登錄密碼、借閱期限、密級(jí)程度等措施，對(duì)于查閱文件的內(nèi)容要設(shè)為PDF格式，防止文件內(nèi)容被隨便復(fù)制，同時(shí)要注意安裝并定時(shí)更新防毒軟件。而對(duì)于儲(chǔ)存在軟盤(pán)、磁盤(pán)的電子檔案也要做好安全防護(hù)措施，從而保證電子檔案信息的安全。

3、完善檔案安全管理制度

完善檔案安全管理制度是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要保障。當(dāng)前許多檔案館并沒(méi)有專門(mén)的檔案安全管理制度，許多的管理制度都是借鑒《保密法》、《檔案法》等一系列法規(guī)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館要緊跟時(shí)代的步伐，努力建立一套符合時(shí)展需要的檔案安全管理制度，對(duì)于檔案管理的具體職責(zé)、要求內(nèi)容等方面進(jìn)行明確界定，從而為檔案安全管理的順利進(jìn)行提供保障。一方面檔案館可以制定文件材料歸檔制度，對(duì)于文件材料的查閱權(quán)限、審批手續(xù)以及查閱要求等方面做出具體規(guī)定，從而有效提高歸檔質(zhì)量。另一方面檔案館要積極制定檔案管理保密制度和保管制度，對(duì)于檔案的形成者、管理者以及利用者應(yīng)該承擔(dān)的保密責(zé)任提出具體要求，同時(shí)明確規(guī)定保管工作的基本原則、保管條件、保管方法，同時(shí)對(duì)于檔案進(jìn)出庫(kù)房和受損檔案的處置提出具體要求。另外，檔案館可以制定電子檔案管理操作制度以及庫(kù)房管理制度等各項(xiàng)透明的檔案安全管理制度，從而保證檔案安全管理工作的順利實(shí)施。

4、構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)

保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全是是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運(yùn)行主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在物理安全問(wèn)題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統(tǒng)等多種不安全因素，這就嚴(yán)重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理。一方面要積極構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的保密系統(tǒng)，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠安全連接，網(wǎng)絡(luò)信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性；另一方面要建立檔案信息資源的恢復(fù)備份系統(tǒng)，能為檔案信息提供可靠的系統(tǒng)、應(yīng)用以及數(shù)據(jù)備份，可以在突發(fā)性事件發(fā)生時(shí)，對(duì)檔案信息及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)；另外，要在檔案館內(nèi)安裝監(jiān)控、報(bào)警等基礎(chǔ)設(shè)施，不斷加強(qiáng)檔案信息的安全技術(shù)防范管理。同時(shí)，要注意對(duì)檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行定期檢查、維修和更新工作，并且要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防病毒軟件進(jìn)行適時(shí)更新和升級(jí)，不斷提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，從而進(jìn)一步提高運(yùn)行環(huán)境的安全性。

第2篇：電子檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；管理模式

一、電子檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、信息安全問(wèn)題

電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理形式不同，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，將檔案錄入到管理系統(tǒng)中，減輕了工作人員的壓力。但電子檔案也面臨著很多新的問(wèn)題，例如在工作期間常見(jiàn)得計(jì)算機(jī)病毒問(wèn)題，系統(tǒng)一旦受到病毒入侵，檔案信息的安全性便會(huì)受到威脅，容易出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題，甚至檔案信息被破壞，原始材料一旦損壞造成的損失將是無(wú)法彌補(bǔ)的。信息安全是檔案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困擾問(wèn)題也十分常見(jiàn)，例如信息泄露后頻繁接收到騷擾推銷短信息，需要提升對(duì)安全管理的重視程度。

2、管理人員素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理人員對(duì)先進(jìn)的技術(shù)方法掌握并不全面，只是了解一些基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，并不能對(duì)系統(tǒng)及時(shí)維護(hù)，增大了管理系統(tǒng)運(yùn)行階段的風(fēng)險(xiǎn)性。電子檔案管理對(duì)工作人員的專業(yè)技能要求十分嚴(yán)格，但目前在人員配備上并不能滿足工作需求，員工也不能技術(shù)的補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)，造成電子檔案管理難以落實(shí)，隨著工作任務(wù)的開(kāi)展，相關(guān)問(wèn)題也會(huì)逐漸突顯。檔案管理崗位流動(dòng)性大也是影響管理質(zhì)量提升的原因之一，應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視。

3、管理制度完善問(wèn)題

電子檔案管理制度中仍然存在需要完善的內(nèi)容，雖然管理技術(shù)已經(jīng)發(fā)展進(jìn)步，但仍然使用落后的制度體系，造成管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，并且基層工作崗位中存在規(guī)范性不足的問(wèn)題，影響電子檔案的安全使用。為避免在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，要求在管理期間對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，即使系統(tǒng)遭受到破壞也能及時(shí)恢復(fù)。但由于管理制度落實(shí)程度不足，工作時(shí)并沒(méi)有及時(shí)將檔案?jìng)浞萏幚?，并且移?dòng)硬盤(pán)的存放形式也缺少統(tǒng)一的規(guī)定，很容易損壞影響信息查看。管理制度問(wèn)題是目前急需解決的。所以管理人員在對(duì)許多比較重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔進(jìn)行備份時(shí)毫無(wú)頭緒，哪類數(shù)據(jù)需要保存，又要以何種介質(zhì)保存?zhèn)浞荻际请娮訖n案信息管理的工作內(nèi)容。然而當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理人員沒(méi)有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，不利于管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關(guān)管理安全防范也沒(méi)有提出行之有效的措施，這說(shuō)明事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關(guān)部門(mén)和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過(guò)規(guī)章制度的制定和完善來(lái)保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。

二、電子檔案管理工作的改進(jìn)建議

1、電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善

根據(jù)電子檔案的使用特征，來(lái)完善管理制度，可以將已經(jīng)投入使用的管理制度作為參照，對(duì)其中不合理的內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)，這樣能夠避免出現(xiàn)管理制度難以落實(shí)的現(xiàn)象。電子檔案與常規(guī)的檔案管理在原理上存在差異，并不是直接針對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行的，因此要求錄入環(huán)節(jié)十分嚴(yán)謹(jǐn)。我國(guó)大部分事業(yè)單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問(wèn)題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關(guān)規(guī)章制度應(yīng)該對(duì)檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環(huán)節(jié)做出詳細(xì)且明確的規(guī)定，各個(gè)單位還可以結(jié)合本單位的實(shí)際工作和檔案特征來(lái)補(bǔ)充完善。

2、資金投入的加大，讓檔案管理環(huán)境得到改善

電子檔案的管理工作對(duì)于事業(yè)單位而言算是一大創(chuàng)新舉措，現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用對(duì)本管理工作能夠起到很好的促進(jìn)作用。但是由于區(qū)域之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展無(wú)法同步，因此許多檔案管理設(shè)備需求無(wú)法得到滿足。為了解決這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，單位檔案主管部門(mén)應(yīng)該擔(dān)負(fù)起督促責(zé)任，在與相關(guān)部門(mén)協(xié)助后向當(dāng)?shù)卣暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)支出，讓檔案管理工作的條件和設(shè)備都得到改善，起到促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)的作用。有關(guān)部門(mén)還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃的基本原則，讓檔案管理能夠節(jié)省更多的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，達(dá)到工作效率提高的發(fā)展目標(biāo)。

3、專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案具備一定的優(yōu)越性，相比較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用都要更為方便、快捷，檔案的實(shí)用性也得到提升。然而，事業(yè)單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業(yè)程度有著直接聯(lián)系，筆者個(gè)人認(rèn)為，要想達(dá)成專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)目標(biāo)，首先要保證管理人員的流動(dòng)性被控制在合理范圍內(nèi)。因?yàn)殡娮訖n案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，且工作涉及面較廣，工作人員管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的累積都是十分寶貴的，因此人員流動(dòng)要避免太過(guò)于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續(xù)性和長(zhǎng)期性才能實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)的目標(biāo)。除了單位組織培訓(xùn)以外，檔案管理人員也要對(duì)自己嚴(yán)格要求，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升職業(yè)道德并熟悉信息技術(shù)應(yīng)用，將自己培養(yǎng)為綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，進(jìn)而更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求。

4、電子檔案管理軟、硬件設(shè)施的完善

高質(zhì)量的軟、硬件設(shè)施是電子檔案管理工作平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，單位檔案管理部門(mén)所配置的軟件和系統(tǒng)應(yīng)該滿足性能穩(wěn)定、技術(shù)成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統(tǒng)。工作期間，管理工作人員還應(yīng)該形成定時(shí)或定期安全體檢、殺毒的良好習(xí)慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護(hù)作用的軟件系統(tǒng)要定期更新，以此保障電子檔案系統(tǒng)的安全性。

5、電子檔案動(dòng)態(tài)管理工作質(zhì)量的保證

電子信息的檢查、鑒定、驗(yàn)收是電子信息歸檔管理工作中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員除了要簽署有關(guān)歸檔責(zé)任書(shū)以外，管理工作人員還要對(duì)信息進(jìn)行針對(duì)性的檢查，爭(zhēng)取在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應(yīng)該緊跟科研生產(chǎn)變化，執(zhí)行動(dòng)態(tài)管理并及時(shí)更新。一些涉及到私密內(nèi)容的檔案還要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控，杜絕資訊外流情況的發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，應(yīng)該立即予以制止。絕密檔案使用的時(shí)間和范圍都要有所控制，訪客權(quán)限的設(shè)置和電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄、監(jiān)控功能的開(kāi)啟對(duì)于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)該從工作實(shí)踐所遇到的實(shí)際問(wèn)題開(kāi)始入手，再對(duì)其有所了解的情況下制定相應(yīng)的解決方案，對(duì)工作的制度和管理進(jìn)行不斷地提升和完善，從而使其相關(guān)的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養(yǎng)的提升和現(xiàn)代科技技術(shù)的融合，能夠?yàn)槲覈?guó)行政事業(yè)單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務(wù)社會(huì)。筆者結(jié)合了自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)下行政事業(yè)單位的檔案管理思路創(chuàng)新等問(wèn)題提出了自己的思考，希望能夠?qū)Ω魑煌实墓ぷ鏖_(kāi)展起到一定的輔助作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王云慶,陳建.對(duì)我國(guó)城鎮(zhèn)住房保障檔案管理若干問(wèn)題的思考[J].檔案與建設(shè),2012907).

[2]李春生.電子檔案在檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策淺析[J].黑龍江史志,2014(04).

第3篇：電子檔案管理制度范文

首先，要建立一套安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度與財(cái)務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機(jī)房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會(huì)計(jì)檔案的生命線，可以通過(guò)權(quán)限管理、加強(qiáng)密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。其次，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。最后，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。

（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。

會(huì)計(jì)檔案因存儲(chǔ)量大，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或刻錄光盤(pán)等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。但電子的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書(shū)類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要。首先，對(duì)電子設(shè)備和防病毒軟件時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來(lái)越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)造成無(wú)法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，嚴(yán)密保管。

（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。

第4篇：電子檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：電子公文檔案；管理系統(tǒng)；安全機(jī)制探究

一、引言

伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)其的安全管理，制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，為管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供保障。

二、強(qiáng)化安全管理理念的運(yùn)行

眾所周知，理念具有先導(dǎo)性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進(jìn)而使得電子公文檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此對(duì)于電子公文檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對(duì)電子公文檔案的管理，制定科學(xué)合理的安全管理機(jī)制，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)部門(mén)人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其管理專業(yè)知識(shí)，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運(yùn)行，才能有效的加強(qiáng)對(duì)電子公文檔案的管理。為進(jìn)行上述的工作，電子公文檔案管理部門(mén)人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學(xué)合理的安全管理制度，同時(shí)確保管理人員嚴(yán)格按照管理制度開(kāi)展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對(duì)于管理人員而言，必須對(duì)管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)物理隔離模式的應(yīng)用，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證制度，禁止管理人員以外的人員進(jìn)入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無(wú)實(shí)。

四、加強(qiáng)安全管理系統(tǒng)的建設(shè)

對(duì)于電子公文檔案的管理而言，只有加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)其的安全管理。關(guān)于某個(gè)單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門(mén)與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門(mén)進(jìn)行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強(qiáng)各部門(mén)之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點(diǎn)”，以此來(lái)真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全建設(shè)

所謂的數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)Trip。其安全機(jī)制分為不同的層面，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面予以授權(quán)，對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限與訪問(wèn)內(nèi)容進(jìn)行控制。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)被破壞時(shí)，可根據(jù)相應(yīng)的日志文件對(duì)原因進(jìn)行查找，并進(jìn)行恢復(fù)，同時(shí)還可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫(kù)擁有四級(jí)用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過(guò)系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進(jìn)入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運(yùn)行管理之下。

六、加強(qiáng)應(yīng)用程序安全的管理

應(yīng)用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門(mén)需要建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立嚴(yán)格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門(mén)必須不定期的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料進(jìn)行備份并進(jìn)行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)資料將完全被寫(xiě)入不可擦除的光盤(pán)中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫(kù)資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行，電子公文檔案管理部門(mén)還必須采用安全設(shè)計(jì)技術(shù)。系統(tǒng)可自動(dòng)的記錄用戶對(duì)于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內(nèi)容

若想加強(qiáng)電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對(duì)安全管理內(nèi)容進(jìn)行拓展，以此為加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供額外的保障。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，安全管理部門(mén)必須加大進(jìn)行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開(kāi)展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，各部門(mén)各司其職并加強(qiáng)溝通，對(duì)于安全隱患及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤(pán)、光盤(pán)與云存儲(chǔ)中同時(shí)進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)“三管齊下”。

八、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國(guó)已進(jìn)行范圍較廣的電子公文檔案管理應(yīng)用，然而對(duì)于其中存在問(wèn)題也不容忽視，只有加強(qiáng)全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慎武,王玉霞,李國(guó)偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

第5篇：電子檔案管理制度范文

檔案管理部門(mén)應(yīng)該制定一套完備的醫(yī)療檔案安全管理規(guī)范系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)內(nèi)容，并對(duì)檔案管理制度遵守和執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和檢測(cè)，保證管理規(guī)范的每一步都落到實(shí)處，在檔案安全管理制度的制定和執(zhí)行兩個(gè)方面上都盡量做到最好，達(dá)到雙管齊下的效果。在實(shí)踐中完善和健全醫(yī)療數(shù)字檔案信息安全管理制度，確保醫(yī)療數(shù)字檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)的信息安全性。要做好醫(yī)療檔案數(shù)字信息安全保障工作，必須從設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多個(gè)方面進(jìn)行綜合管理，形成一個(gè)協(xié)調(diào)配合的信息防護(hù)系統(tǒng)來(lái)防止醫(yī)院數(shù)字檔案信息的外漏和非法傳播。這里需要注意的是，電子文件檔案具有易被改動(dòng)、易被竊取、易于傳播、易于丟失的特點(diǎn)，而且它是一種不能直接識(shí)讀只能依靠特定設(shè)備和軟件才能讀取的信息，因此，在逐步提高檔案存儲(chǔ)技術(shù)的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的管理，通過(guò)制訂科學(xué)的管理方案和健全相關(guān)管理制度來(lái)達(dá)到電子檔案的保真、保密、保存、保讀取的目的。

二、加強(qiáng)檔案安全的管理設(shè)施建設(shè)

檔案安全的管理設(shè)施對(duì)于是否能保證檔案存放的安全性十分重要，科學(xué)建設(shè)和完善檔案安全相關(guān)基礎(chǔ)管理設(shè)施，給檔案管理提供一個(gè)安全、穩(wěn)定的環(huán)境是實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的重要前提。近年來(lái)頻繁發(fā)生的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害給檔案的管理帶來(lái)了更多的安全隱患，由此可見(jiàn)，在建設(shè)醫(yī)院檔案館庫(kù)的過(guò)程中做好醫(yī)療檔案管理的防震、抗災(zāi)、防火等各項(xiàng)防護(hù)工作非常有必要。在進(jìn)行醫(yī)院的檔案館庫(kù)時(shí)，要保證其符合國(guó)家檔案建設(shè)規(guī)范規(guī)定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如堅(jiān)固性、安全性、環(huán)保性、實(shí)用性等，都要嚴(yán)格根據(jù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。檔案的存儲(chǔ)工具要確保能保障檔案的安全性，實(shí)踐證明，檔案多節(jié)柜是能夠有效保證檔案安全的裝具。存放音像、電子檔案要使用防磁柜。在溫濕度的控制方面，要把溫濕度控制在檔案可承受范圍之內(nèi)。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)的視頻監(jiān)控、門(mén)禁、火災(zāi)報(bào)警、消防、溫濕度監(jiān)控、計(jì)算機(jī)安全等系統(tǒng)的建設(shè)，保障醫(yī)療檔案安全管理體系基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的科學(xué)性和全面性。

三、提高檔案管理安全技術(shù)水平

檔案管理安全的關(guān)鍵技術(shù)包括醫(yī)院受損檔案搶救修復(fù)技術(shù)方法、醫(yī)院電子檔案真實(shí)性保證以及技術(shù)方法等，只有保證醫(yī)療檔案安全有科學(xué)的理論基礎(chǔ)和技術(shù)支持，才能實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理。引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)、方法以及設(shè)備，并不斷地推廣達(dá)到較為全面的應(yīng)用，在最大程度上增強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的能力。加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的治理，通過(guò)改進(jìn)和完善網(wǎng)絡(luò)信息安全管理技術(shù)，形成一個(gè)安全、穩(wěn)定的醫(yī)療數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。對(duì)后臺(tái)管理操作系統(tǒng)的選擇，要綜合多種因素，選擇最為可靠的系統(tǒng)，同時(shí)還要保證配置的安全性。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方面，對(duì)用戶合法性的認(rèn)證工作要進(jìn)行嚴(yán)格把控，防止登陸者進(jìn)行違規(guī)操作，盜用系統(tǒng)內(nèi)部信息，保證醫(yī)院電子檔案被完好、安全地保存，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步歸檔。除此之外，為防止數(shù)據(jù)信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生，需要做好對(duì)醫(yī)療檔案重要信息的備份，對(duì)特別重要的電子文件要進(jìn)行易質(zhì)或異地備份。這種備份是醫(yī)院的檔案部門(mén)在遇到突發(fā)事件或自然災(zāi)害時(shí)能夠保證重要檔案資料不丟失的重要途徑，它確保了檔案的完整性、安全性以及保密性，也是在當(dāng)前形勢(shì)下保護(hù)醫(yī)療電子檔案信息絕對(duì)保密性的最根本手段。

四、做好對(duì)檔案人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作

社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的飛速發(fā)展帶動(dòng)了檔案信息化建設(shè)事業(yè)的不斷加快，這也給醫(yī)療檔案管理人員提出了更多技能要求和職業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理部門(mén)目前一個(gè)重要的工作就是要從整體上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷完善醫(yī)院檔案的安全管理系統(tǒng)。一方面，要定期組織醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行安全知識(shí)教育和管理技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們對(duì)醫(yī)療檔案信息的安全意識(shí)、防范意識(shí)以及保密責(zé)任意識(shí)。另一方面，要積極引進(jìn)和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外關(guān)于檔案信息安全防護(hù)的先進(jìn)技術(shù)和方法，使檔案管理人員具備基本的檔案信息安全管理知識(shí)與技能，形成一個(gè)具有專業(yè)檔案管理技能和靈活運(yùn)用多種科技設(shè)備并且具有強(qiáng)烈責(zé)任意識(shí)的醫(yī)療檔案管理隊(duì)伍。

五、結(jié)語(yǔ)

第6篇：電子檔案管理制度范文

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著高校的不斷擴(kuò)招和教育體制改革的不斷深化，高校檔案的數(shù)量和種類都不斷增加。特別是隨著信息化的發(fā)展，高校檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)檔案管理制度不健全。近幾年，雖然高?；ㄏ虏簧倭?，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值;二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生;三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。

(2)信息化水平低。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化水平依然很低，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。

(3)檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門(mén)的檔案管理人才，不少高校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí);二是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性;三是計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高和實(shí)際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

面對(duì)高校檔案領(lǐng)域發(fā)生的巨大變化，為適應(yīng)新形勢(shì)，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時(shí)代的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面狠下功夫。

第7篇：電子檔案管理制度范文

1.1缺乏專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員

目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無(wú)，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力不足。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，沒(méi)有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對(duì)檔案管理知識(shí)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對(duì)檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。

1.2檔案收集和存儲(chǔ)不及時(shí)

一些高校的檔案工作存在收集和存儲(chǔ)不及時(shí)的問(wèn)題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動(dòng)的檔案材料未能及時(shí)收集、補(bǔ)充和更，這就導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績(jī)和人員變動(dòng)情況，對(duì)未來(lái)的使用查找也存在諸多不便。

1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問(wèn)題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門(mén)權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問(wèn)題。

1.4檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公，雖然檔案管理部門(mén)配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒(méi)有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲(chǔ)存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費(fèi)資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒(méi)有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容

高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：

2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置

要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對(duì)檔案工作歸屬和管理部門(mén)的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門(mén)應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時(shí)在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開(kāi)展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門(mén)，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、保管、催收、存檔學(xué)校的各級(jí)各類檔案和相關(guān)資料，并及時(shí)為需要部門(mén)提供檔案服務(wù)。

2.2人員配備

檔案室要配備專業(yè)對(duì)口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案人員，如需人員調(diào)動(dòng)，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國(guó)家對(duì)檔案管理工作的方針政策工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對(duì)檔案管理人員也要按上級(jí)要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國(guó)家規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門(mén)類齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來(lái)存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。

2.4制度體系

無(wú)規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個(gè)部門(mén)定期將每項(xiàng)重要活動(dòng)整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門(mén)具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門(mén)類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門(mén)分類實(shí)行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急恚b訂后存檔。存檔后要對(duì)所有收集的檔案進(jìn)行分類，排列并編號(hào)，以便檢索時(shí)便于查找。每年還要定期編寫(xiě)統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門(mén)檔案外，個(gè)人的教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門(mén)提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，對(duì)損壞或字跡不清的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)那些已經(jīng)不具備保存價(jià)值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)銷毀。

2.5獎(jiǎng)懲措施

要按照十精神要求，建立激勵(lì)和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)范圍之內(nèi)，對(duì)工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時(shí)予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措

3.1提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視

檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費(fèi)投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對(duì)除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以便未來(lái)檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)

電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時(shí)關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動(dòng)態(tài)，避免信息存儲(chǔ)不完整等情況和問(wèn)題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問(wèn)題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見(jiàn)的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過(guò)程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬(wàn)無(wú)一失。

3.4加強(qiáng)電子檔案的安全性管理

第8篇：電子檔案管理制度范文

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊(cè)制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)正式開(kāi)通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過(guò)渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢(shì)下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1對(duì)學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識(shí)上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒(méi)有按崗配備專門(mén)人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒(méi)有取消手工操作方式，沒(méi)有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊(cè)打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊(cè)打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢(shì)，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對(duì)成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒(méi)有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f(shuō)，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。

將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對(duì)信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性。

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對(duì)于紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識(shí)。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會(huì)急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來(lái)開(kāi)展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來(lái)做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過(guò)程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識(shí)。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺(jué)地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高工作能力。要使他們通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問(wèn)題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹(shù)立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識(shí)，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來(lái)制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽(tīng)取學(xué)生意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對(duì)原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對(duì)與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。

規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對(duì)成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過(guò)程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

3充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢(shì)最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開(kāi)發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開(kāi)發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊(cè)管理、在校生管理、成績(jī)管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。

第9篇：電子檔案管理制度范文

由于電子檔案的形成設(shè)備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，并且對(duì)檔案的調(diào)用、查閱帶來(lái)諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應(yīng)該對(duì)電子檔案的范圍、種類、格式、運(yùn)行平臺(tái)程序等在一定時(shí)期內(nèi)做出明確的規(guī)范，形成對(duì)內(nèi)、對(duì)外均可兼容運(yùn)行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫(kù)、保存、調(diào)用等相關(guān)的工作制度，從而建立運(yùn)行規(guī)范、順暢的電子檔案工作機(jī)制。

電子檔案的管理制度是維護(hù)檔案安全、真實(shí)可靠的保證由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和易受攻擊性的特點(diǎn)，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機(jī)、加密、拷貝、備份、調(diào)用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運(yùn)行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應(yīng)用平臺(tái)的基礎(chǔ)

電子檔案的建立和使用都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要不斷根據(jù)電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理軟硬件進(jìn)行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為標(biāo)志的配置，主要考慮處理速度、儲(chǔ)存空間、網(wǎng)絡(luò)接口等要件，做到相對(duì)先進(jìn)；軟件部分主要是加強(qiáng)管理應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)、使用、更新，做到安全穩(wěn)定、系統(tǒng)兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質(zhì)是電子檔案管理平臺(tái)高效、規(guī)范運(yùn)行的核心