文檔管理論文精選(九篇)

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第1篇：文檔管理論文范文

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進(jìn)行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進(jìn)行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計算機(jī)的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進(jìn)行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)

如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理

由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護(hù)。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)束語

第2篇：文檔管理論文范文

【關(guān)鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內(nèi)容是對成片土地上的道路、水源、農(nóng)居建設(shè)及耕地坡度改造等，工作內(nèi)容主要有選址、測量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等多個環(huán)節(jié)，所涉領(lǐng)域涵蓋工程建設(shè)、田間道路、農(nóng)田水利、護(hù)林綠化、土地復(fù)墾等。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過程中發(fā)揮著重要作用。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，研究檔案管理工作規(guī)律，是實(shí)現(xiàn)土地整理檔案資料在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用的技術(shù)保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細(xì)記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實(shí)行綜合整治等關(guān)于土地總體規(guī)劃或?qū)ｍ椧?guī)劃的過程，通過土地整理措施的實(shí)施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質(zhì)量，調(diào)整了土地資源利用結(jié)構(gòu)，改善了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和生態(tài)環(huán)境，改善了農(nóng)民生活條件。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過程中發(fā)揮著重要作用。因此研究和探討如何規(guī)范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發(fā)揮土地整理檔案在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認(rèn)識，是土地整理檔案管理的基礎(chǔ)。1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責(zé)任感和嚴(yán)肅認(rèn)真做好工作的思想意識，按工作優(yōu)先，服務(wù)至上的原則，最大限度地發(fā)揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識。加強(qiáng)對檔案管理和保護(hù)檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認(rèn)識；充分認(rèn)識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認(rèn)識，積極主動配合做好檔案法制建設(shè)，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是工作順利開展的有力保障。向領(lǐng)導(dǎo)宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識檔案工作的地位和作用，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；從機(jī)制上加強(qiáng)檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質(zhì)是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復(fù)雜、煩瑣的工作，是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的專業(yè)性工作，因此要加強(qiáng)檔案工作者職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)檔案工作人員愛崗敬業(yè)的精神；工作中嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，尊重檔案資料的真實(shí)性；培養(yǎng)埋頭苦干，無私奉獻(xiàn)的道德情操；培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態(tài)度，樹立扎實(shí)干，服務(wù)優(yōu)，守紀(jì)律，創(chuàng)一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點(diǎn)。土地整理檔案所要保存的內(nèi)容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等不同階段進(jìn)行細(xì)致分類，認(rèn)真歸檔。要認(rèn)真負(fù)責(zé)的對歸檔項目進(jìn)行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負(fù)責(zé)人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細(xì)致，歸檔要認(rèn)真，才能充分發(fā)揮檔案資料在后期土地規(guī)劃、利用環(huán)節(jié)的重要作用，是土地資源長期發(fā)展的歷史依據(jù)。

（四）將檔案資料數(shù)字化管理是土地整理檔案管理發(fā)展的必然需求。1.開展管理人員技術(shù)培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展和信息技術(shù)的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進(jìn)先進(jìn)的土地檔案管理信息系統(tǒng)后，要邀請業(yè)內(nèi)專家對管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術(shù)基礎(chǔ)和工作能力，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。2.檔案資料數(shù)字化管理是社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的必然需求。當(dāng)前正處于推進(jìn)“四城同創(chuàng)、提升耕地質(zhì)量、打造美麗鄉(xiāng)村、建設(shè)生態(tài)宜居涪陵”建設(shè)的重要時期，土地征用與土地流轉(zhuǎn)、農(nóng)村建設(shè)用地復(fù)墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調(diào)卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質(zhì)業(yè)務(wù)堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值，實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網(wǎng)上備份、分類，建立數(shù)字化管理體系，因此，土地整理檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)的必然需求。

三、結(jié)語

總之，土地整理檔案管理要能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮較大效用，最大限度的發(fā)揮國土檔案的使用價值，為土地的開發(fā)利用提供最真實(shí)的依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2010(03).

第3篇：文檔管理論文范文

筆者就現(xiàn)在的情況進(jìn)行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

1硬件與軟件設(shè)施的不足

由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時進(jìn)行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進(jìn)行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進(jìn)行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸?shù)?，而網(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進(jìn)行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進(jìn)行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

1加強(qiáng)對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)

提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗(yàn)，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進(jìn)行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實(shí)施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進(jìn)行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴(yán)肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強(qiáng)電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。

4加強(qiáng)安全方面的法律保障

在實(shí)踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進(jìn)，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實(shí)狀況及時補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人實(shí)施強(qiáng)力處罰。

5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)

所以說電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶根據(jù)自己的信息進(jìn)行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。

三結(jié)語

第4篇：文檔管理論文范文

無庸置疑，當(dāng)代學(xué)生中存在這樣一個普遍的現(xiàn)象：寧可讀小說散文等現(xiàn)當(dāng)代文章，也不讀現(xiàn)當(dāng)代詩歌。我們中國是世界公認(rèn)的“詩歌國度”，一向有寫詩讀詩評詩的傳統(tǒng)，為什么會產(chǎn)生這種現(xiàn)象？我認(rèn)為，有以下三方面原因：1、文體的陌生轉(zhuǎn)換。語文課堂分析講解的多是實(shí)用文，以及少量的文學(xué)性文章如小說散文，這些文章至少在文體方面的概念表述上有相近之處：中心、內(nèi)容、材料、層次、用詞、表達(dá)方法……而詩歌在文體方面的概念上的表述是分行、省略、押韻、意象、感情流動……加上詩壇變化多姿，風(fēng)格多樣，新奇之作不斷，的確造成很大的閱讀難度。2、學(xué)生的閱讀習(xí)慣。于是對學(xué)生的閱讀習(xí)慣造成沖擊。其他文體是朗讀，詩歌是涵詠；其他文體抓材料歸納中心，詩歌是從意象中捕捉感情流程；其他文體對語言、感情、技巧的要求不如詩歌高。3、教師的學(xué)識修養(yǎng)。許多語文教師對詩歌的認(rèn)識是陳舊的、過時的。他們對詩歌的了解還是大學(xué)《文學(xué)概論》里得到的知識（大概是十幾年前編寫的吧），時代在發(fā)展，詩歌理論也在發(fā)展，而早先很多文學(xué)史又只重思想內(nèi)容評價、輕藝術(shù)技巧分析。特別需要指出的是，我們語文教師平時對詩歌的閱讀寫作是不多的。因此，遇到詩歌篇目，就感到不太好掌握備課的尺度，學(xué)生學(xué)習(xí)效果如何也就不言而喻。

其實(shí)，這種情況跟學(xué)生的心理成長和知識渴求是不協(xié)調(diào)的。中學(xué)生完全可以讀懂、寫好詩歌，甚至包括現(xiàn)代派的詩歌。我舉幾個例子。其一是開創(chuàng)法國象征派詩歌的蘭波，16歲發(fā)表詩歌，18歲寫成《醉舟》等著名詩章，20歲出版《地獄里的一季》，21歲出版列入世界名詩集的《靈光集》；⑴其二是蘇聯(lián)的葉賽寧，20歲發(fā)表名詩《白樺》，入選蘇聯(lián)中學(xué)教材，被著名作曲家葉普科琴作曲，現(xiàn)在又入選新教材高中第二冊《語文讀本》；⑵其三是奧地利著名詩人里爾克，19歲出版處女詩集《生活與詩歌》，風(fēng)格兼有浪漫主義和印象主義的特色。⑶那么，中國呢？詩人海子19歲寫出被中國詩歌界一致好評的《亞洲銅》，25歲寫的《面朝大海，春暖花開》一詩已入選高中語文新教材第三冊第一單元第3課。⑷這些在世界上有影響的現(xiàn)當(dāng)代詩人的年齡和我國在校中學(xué)生差不多，他們能夠在這個年齡段寫出這些好詩，對我們語文教師是一個不小的啟示：對中學(xué)生來說，接受現(xiàn)當(dāng)代詩歌的難度并不太大。而且我手頭有一本作家出版社出版的《中學(xué)生詩歌選評》，發(fā)現(xiàn)其印數(shù)達(dá)2萬冊之多；⑸還有一些學(xué)生拿著徐志摩、席慕蓉等人的詩作向我請教，這些都從一個側(cè)面反映中學(xué)生對詩歌的喜好。詩和心靈存在直接的對應(yīng)關(guān)系。詩歌能夠直接地、聚焦地體現(xiàn)作者的內(nèi)心世界，具有強(qiáng)烈的情感性和深刻的啟示性；詩歌又具有強(qiáng)烈的節(jié)奏感，能夠巧妙地宣泄感情發(fā)生、延續(xù)、收結(jié)的流程，對學(xué)生有天然的感召，因此詩歌容易被學(xué)生接受。假如我們語文教師能夠讓學(xué)生明白詩歌的文體特點(diǎn)，改變學(xué)生的閱讀習(xí)慣，提升教師自身的修為，指導(dǎo)學(xué)生讀詩、寫詩相信不是一件難事。這在語文教育界集體重視文學(xué)教學(xué)的今天，重視學(xué)生心靈教育的今天，也有莫大的意義。

二、一點(diǎn)來自自身實(shí)踐的體會：感知語言、分析內(nèi)容、領(lǐng)悟技巧

我是一名詩歌愛好者。大學(xué)時是校詩社社長，畢業(yè)后參與組織跨地區(qū)民間詩社——紹興龍山詩社，在公開報刊發(fā)表詩歌和詩評近80篇（首）。平時常閱讀和寫作詩歌，從自身實(shí)踐中，我深深體會到：學(xué)習(xí)詩歌，必須做到能夠感知語言、分析內(nèi)容、領(lǐng)悟技巧。如果沒有對語言敏銳的感知能力，沒有對內(nèi)容深層次的把握能力，沒有對技巧獨(dú)到之處的領(lǐng)悟能力，就不能使自己學(xué)有所得，學(xué)有所用。那么，怎樣盡快有效地指導(dǎo)對詩歌只有粗淺認(rèn)識的學(xué)生，使他們有個比較實(shí)用的學(xué)習(xí)詩歌的方法呢？我從文本閱讀的角度，站在學(xué)生的年齡和知識水平的尺度上，在課堂教學(xué)中按“讀熟/感知——讀懂/分析——讀透/領(lǐng)悟”三個步驟指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)詩歌，務(wù)求經(jīng)過一段時間的實(shí)踐，學(xué)生也能夠按此模式自學(xué)詩歌。

讀熟——感知詩歌的格律和分行。

優(yōu)秀詩歌十分講究音樂性，席勒甚至認(rèn)為“詩里的音樂在我心中鳴響，常常超過其內(nèi)容的鮮明表象”⑹。舊體詩有格律，講究押韻，講究對偶，學(xué)生容易感受到詩歌的音樂性。但很多學(xué)生有誤解，認(rèn)為現(xiàn)當(dāng)代詩歌和外國詩歌是沒有這方面要求的，更有學(xué)生對詩歌格律的認(rèn)識是模糊的。為了使學(xué)生對詩歌有更多的認(rèn)識，我結(jié)合課本有關(guān)內(nèi)容，介紹了世界詩歌發(fā)展的基本趨向——從格律詩轉(zhuǎn)到自由體，外國20世紀(jì)前的許多詩歌是格律形式出現(xiàn)的，如雪萊、拜倫、普希金的詩歌大量的是格律詩。在此基礎(chǔ)上，我向?qū)W生介紹了停頓、押韻和分行的常識，幫助學(xué)生朗讀和理解詩歌。

要朗讀好詩歌，除把握全詩的思想感情，還要處理好詩句內(nèi)部的停頓，把握好詩句的感情節(jié)奏。如《就是那一只蟋蟀》，句式整齊勻稱，節(jié)奏鮮明，讀時會感受到適應(yīng)思想內(nèi)容的需要而產(chǎn)生的優(yōu)美韻律。這是因?yàn)樽髡吡魃澈右哉Z義為單元作有節(jié)奏的停頓來組織詩句。好的譯詩也會注意到語種的區(qū)別，盡可能把格律的形式翻譯出來?！耙灶D代步”⑺是最常用的方法（即以語義為單位的自然節(jié)奏的停頓代替外國格律詩的“音步”）?！吨虑∵_(dá)耶夫》原詩每一行分三個音步，譯者戈寶權(quán)處理為每行三個停頓，加強(qiáng)譯詩的節(jié)奏感，略舉幾例：

并不能長久地/把我們/欺誑

也已經(jīng)像夢、/像朝霧一樣地/消亡

我們/忍受著/期望的折磨

等候那/神圣的/自由時光

現(xiàn)在我們/為了榮譽(yù)獻(xiàn)身的心/還沒有死亡

通過朗讀的比較學(xué)生發(fā)現(xiàn)，句內(nèi)按語義節(jié)奏停頓的效果比按詞語節(jié)奏停頓要好，氣韻流轉(zhuǎn)，情感呈自然流動狀態(tài)。

關(guān)于押韻，我著重讓學(xué)生整體讀詩的基礎(chǔ)上理解不同韻腳對內(nèi)容的影響。不少學(xué)生在教師的啟發(fā)下，能夠體會出不同韻腳的美感效應(yīng)：如《致橡樹》中押己、藉、儀、起、意、霓、里、地等字的“i”韻，顯得綿長、細(xì)膩、清脆，有力地表達(dá)出愛情中的女性的感情；如《致恰達(dá)耶夫》中押亡、樣、芒等字的“ang”韻，顯得鏗鏘、悠遠(yuǎn)、深沉，表達(dá)對自由的渴求以及對未來必勝的信念。這些韻腳都很好地為思想感情服務(wù)。

不少學(xué)生認(rèn)為詩歌一句一行，對如何處理分行沒有什么要求。為了避免誤解，我以《大堰河》中的一句為例：

她含著笑，背了團(tuán)箕到廣場上去

曬好那些大豆和小麥

這里分行一是合乎每行內(nèi)部的停頓（每行頓三次），二是合乎感情節(jié)奏（兩行安排為一行，讀起來太拗口，影響抒情速度）。這樣，學(xué)生強(qiáng)化詩歌朗讀獲得朗讀技巧的同時，也體會了詩歌的感情節(jié)奏，很好地為分析內(nèi)容和領(lǐng)悟技巧作準(zhǔn)備。

讀懂——分析詩歌的情感突破口。

詩人平時肯定積累了許多情感，受了某個契機(jī)，有了情感突破口，才演繹成章。這就是“靈感”。情感突破口可以是一個人，可以是一種事物，可以是一次經(jīng)歷，可以是一個念頭。正如瓦雷里所說：“一個意外的事件、一個外界的或內(nèi)心發(fā)生的小事：一棵樹、一張臉、一個‘題目’、一種情感、一個字就能觸發(fā)人的詩情。”⑻

從詩歌創(chuàng)作規(guī)律來說，突破口跟作者的寫作情感狀態(tài)密切相關(guān)。郭沫若寫《女神》即是一個很好的證明。郭沫若“長期郁結(jié)的民族感情、個人激憤，便在惠特曼粗獷的民主主義詩歌的啟示下，找到了噴火口。”⑼如果不是一次被捕，一場大雪，艾青的《大堰河》恐怕會是另一番味道，而蘭波的名詩《元音》和馬雅可夫斯基的代表作《穿褲子的云》，完全是一個異想天開的意象。作者找到了突破口，強(qiáng)烈的感情才找到一個泄口，噴涌而出，才寫成詩歌。

突破口不僅成為傾瀉感情的源頭，還有深化思維延伸情感的作用。因?yàn)樵娙俗畛醯乃伎籍吘惯€較粗糙表淺、不夠成熟，隨著突破口的發(fā)現(xiàn)，情感在不停地流瀉中會不斷地自我調(diào)整，不斷地開拓出新的領(lǐng)域，進(jìn)一步深化已有的體驗(yàn)和感受。

一個理想的突破口往往是“詩歌的核心和靈魂”⑽。如果閱讀時找到它，意味著閱讀思路從混沌到有序，為理解詩歌的思想感情打下基礎(chǔ)。理順突破口與詩歌情感的關(guān)系，可以使學(xué)生對詩歌創(chuàng)作的規(guī)律有一個粗淺的認(rèn)識，有助于對詩歌文本的讀解。普希金正是因?yàn)閷η∵_(dá)耶夫?qū)懽?，而恰氏又是對普希金的自由思想有著深刻影響的人，理解這一點(diǎn)，學(xué)生可以更深入體會其詩對自由的感情流向：幻滅——期待——號召——展望。艾青正是因?yàn)檠?，想到了大堰河的凄涼身世，從而引起對她的懷念、追憶乃至歌頌?/p>

我在詩歌教學(xué)中，堅持把握情感突破口和詩歌蘊(yùn)涵的整體情感的關(guān)系，采用“抓突破口——理感情流程——析思想情感”這一主線組織課堂結(jié)構(gòu)。這樣訓(xùn)練一段時間，學(xué)生已能夠獨(dú)立分析。如舒婷的《致橡樹》，先抓突破口，是借用木棉對橡樹的傾訴，其實(shí)質(zhì)是女性對男性的傾訴，然后指導(dǎo)學(xué)生再閱讀全詩認(rèn)識，發(fā)現(xiàn)其情感流程是由反到正，其情感內(nèi)容是女性對愛情渴求平等的觀點(diǎn)。

讀透——領(lǐng)悟詩歌的藝術(shù)表現(xiàn)技巧。

為了更好地表達(dá)思想感情，有才華的詩人都在不斷創(chuàng)新，于是出現(xiàn)了內(nèi)容和技法上新穎別致的文本?？梢哉f，詩歌是最具有創(chuàng)新意識、最需要創(chuàng)新意識的文體。當(dāng)然，內(nèi)容上的創(chuàng)新比較容易接受，但技法上的創(chuàng)新則不好把握。不少學(xué)生接觸過詩歌，常常有這種困惑：讀了詩歌，也有點(diǎn)感動，可就是不知道這份感動是怎么來的。尤其是接觸到像威廉斯（美國意象派詩人）、西川（中國當(dāng)代優(yōu)秀詩人）的作品，簡直就找不到閱讀的法門。因此，我認(rèn)為有必要向?qū)W生講授詩歌藝術(shù)表達(dá)技巧的問題。

技巧是為內(nèi)容服務(wù)的，如果只是為技巧而技巧，為藝術(shù)而藝術(shù)，是不適當(dāng)?shù)摹Ｔ姼杓记蓺w根到底是為更好地表情達(dá)意的。我們現(xiàn)行教材（如老教材第三冊詩歌單元），說到抒情有兩種方法：一是直抒胸臆，一是借景（物、境）抒情。這給我啟發(fā)：分門別類也許可以說是最好的指導(dǎo)方法。從詩歌表情達(dá)意的角度，我粗淺地把上兩種方法歸納為一重語言形式一重語言效果，并且和中學(xué)有關(guān)的修辭方法聯(lián)系起來，形象地表達(dá)如下，使學(xué)生可以具體操作：

直抒胸臆：呼告、排比、反復(fù)、對偶（重語言形式）

借景（物、境）抒情：比喻、擬人、暗示、象征、對比、省略、變形、反諷（重語言效果）

如《大堰河》排比、反復(fù)的運(yùn)用，不僅使語言形式整齊有致，具有美感，讀來朗朗上口，也強(qiáng)化了詩段的整體內(nèi)容，有利于聯(lián)想的順利開展?！吨孪饦洹繁扔鳌⑾笳?、對比、排比的運(yùn)用，使語言整齊的同時也突出了借物抒情的效果。對現(xiàn)代派詩歌中暗示、變形、反諷等難度較大的技巧，學(xué)生雖無運(yùn)用的必要，但了解一點(diǎn)，對閱讀詩歌不無益處，我就借海子的一句詩“起風(fēng)了/太陽的音樂太陽的馬”進(jìn)行了分析例示，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代派詩歌的體驗(yàn)性、獨(dú)異性和綜合性更強(qiáng)，指出此句詩采用了省略、比喻、擬人、暗示等技巧，如把“風(fēng)吹起來有聲音、有速度”這個道理省略去了，而這聲音是太陽吹奏的，風(fēng)在天空運(yùn)動好像馬兒奔跑……學(xué)生感到分析現(xiàn)當(dāng)代詩歌既有難度又有思路可循。尤其需要指出的是，很多技巧是從詩人自己的經(jīng)驗(yàn)中領(lǐng)悟出來、創(chuàng)造出來的，如艾青本來是一個畫家，在《大堰河》中就憑借畫家的眼光觀察事物，體現(xiàn)在詩歌中就善于運(yùn)用色彩、善于捕捉瞬間的動態(tài)，對這種出自自身經(jīng)驗(yàn)的技巧，如果學(xué)用一致，將給學(xué)生莫大的收益。

為了加深學(xué)生印象，培養(yǎng)學(xué)生分析鑒賞能力，結(jié)合自己對現(xiàn)當(dāng)代詩歌的感知、分析和領(lǐng)悟，我還編寫了一組短詩賞析，投稿后有幾則在山西《語文報（高中版）》發(fā)表。下面再臚舉剛寫的一例。

鷹·雪·牧人

[中國]昌耀

鷹，鼓著鉛色的風(fēng)

從冰山的峰頂起飛，

寒冷

自翼鼓上抖落。

在灰白的霧靄下

飛鷹消失，

大草原上裸臂的牧人

橫身探出馬刀，

品嘗了

初雪的滋味。

1956、11、23

[賞析]

昌耀（1936——1999），青海詩人，被人民文學(xué)出版社的韓作榮先生稱作“詩人中的詩人”。本詩是他的早期詩作。

詩人善于寫作中國大西北的粗獷剽悍的人文景觀。本詩思維觸覺敏銳，捕捉到能夠象征這種人文景觀的幾個意象，“鷹·雪·牧人”，展示遼闊空曠的活動背景。本詩還善于在動態(tài)中把握意象的特征，鷹飛、裸臂牧人橫身探出馬刀，增加詩歌的藝術(shù)表現(xiàn)力，伴有較實(shí)的人情味。全詩用冷色為主，鉛色的風(fēng)，白的雪，灰白的霧靄，白閃閃的馬刀，但凜冽中自有生命充沛的豪氣，反襯出豪壯雄渾的西部氣質(zhì)。昌耀認(rèn)為真正的好詩“不可能靠純粹的技巧取得”，“能使靈魂震撼的，還必須是靈魂的力，其獲得的既是歷史的積淀，也是靈肉的體察”。昌耀的藝術(shù)觀可以作為本詩的最好詮釋。

三、一句被事實(shí)證明的鼓勵：“你可以寫出好詩！”

對中學(xué)生要不要寫詩這個問題，許多教師肯定會回答：到現(xiàn)在為止，高考一次也沒有考過詩歌寫作。言外之意是，學(xué)生不必要寫詩。當(dāng)然這樣并不能說明中學(xué)生不可以寫詩。真實(shí)情況是：許多語文教師本身對詩歌理解不深，既沒有閱讀經(jīng)驗(yàn)，也沒有寫作實(shí)踐，從而使詩歌教學(xué)成為語文教學(xué)的薄弱環(huán)節(jié)，導(dǎo)致學(xué)生在詩歌閱讀寫作上“營養(yǎng)不良”的狀況。

許多作家是從愛好詩歌逐步走向文學(xué)的殿堂的，還有許多作家在作品中援引詩歌。如我敬佩的作品充滿人文關(guān)懷的山東作家張煒、我省《東?！冯s志編輯王彪……有中學(xué)生時代就在《語文報》發(fā)表詩作、如今活躍的“70年代作家”邱華棟、小海、朱文……張煒小說中的不少詩歌是他根據(jù)小說情景親自創(chuàng)作的。尤其是我正在閱讀的陀斯妥也夫斯基的作品中，發(fā)現(xiàn)有大量的前代詩歌被他引用，無論是有名的還是無名的。⑾詩歌增加了作品的情調(diào)，推動情節(jié)的發(fā)展，挖掘出了人物的內(nèi)在品性。詩歌還潛移默化中在提煉語言的簡潔、營造場景的氛圍方面起了作用。因此，我認(rèn)為，中學(xué)生寫詩益處不小。經(jīng)過教學(xué)實(shí)踐，我還發(fā)現(xiàn)：如果指導(dǎo)得法，中學(xué)生可以寫出好詩！

我分“揣摩——挖掘——聯(lián)想——修改”四步進(jìn)行模仿寫作教學(xué)。在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，我先根據(jù)情況選用一些便于分析、可以模仿的詩歌印發(fā)給每一位學(xué)生，以擴(kuò)大閱讀量，加深對課本詩歌內(nèi)容和技巧的感知，多方提供可以揣摩的范本，再調(diào)動學(xué)生積極性鼓勵大家寫詩，培養(yǎng)學(xué)生的遷移能力。這時教師如果自己對學(xué)過的詩歌進(jìn)行仿作，對學(xué)生有更大的促進(jìn)作用。如《大堰河》一詩，我就針對排比這一手法進(jìn)行模仿，寫了《鄉(xiāng)村景物》。該詩表達(dá)的感情是對鄉(xiāng)村的懷念，因?yàn)椤拔摇笔菑泥l(xiāng)村出生成長的；感情突破口是題目，即具體的情景描繪；模仿的對象是《大堰河》的排比手段。并且把自己模仿過程告訴大家，讓同學(xué)們體會：一揣摩原詩（《大堰河》）內(nèi)容（暫略去）技巧（排比），二挖掘自身豐富的經(jīng)驗(yàn)（鄉(xiāng)村生活）中找動情點(diǎn)即感情突破口（鄉(xiāng)村景物），三抓住感情突破口進(jìn)行聯(lián)想和想象（有關(guān)鄉(xiāng)村的具體景物以及活動），四修改使詩歌內(nèi)容集中情感強(qiáng)烈。

鄉(xiāng)村景物

邊建松

假如我能忘掉鄉(xiāng)村景物

也將忘掉躲在陰影里看守櫻桃樹鮮紅簇密果子的孩子

也將忘掉盛開白花的香檀樹下拔香艾草的孩子

也將忘掉攀爬潮濕短墻在粗糙闊葉間摘無花果的孩子

也將忘掉夕光中光身子從烏桕樹跳下溪溝洗浴的孩子

也將忘掉采取青灰的大巖石上暗紫色地衣到篾竹籃的孩子

也將忘掉細(xì)雨中爬到半山坡透過炊煙縈繞看自家屋頂上

因鳥翼鼓動而迎風(fēng)輕搖的瓦松的孩子！

學(xué)生興趣大增，紛紛再讀有關(guān)詩歌，細(xì)細(xì)咀嚼揣摩。作業(yè)上交后，我發(fā)現(xiàn)學(xué)生對詩歌領(lǐng)悟能力比我預(yù)想的要好。尤其感到欣慰的是，我發(fā)現(xiàn)了不少學(xué)困生的模仿才能得到了體現(xiàn)和發(fā)掘。借著教學(xué)學(xué)生的有利時機(jī)，我打印了優(yōu)秀習(xí)作編印出《學(xué)生詩歌選》，特別表揚(yáng)了那些學(xué)困生，現(xiàn)在他們學(xué)習(xí)語文的勁頭和信心可足了！下面舉兩首學(xué)困生的詩歌習(xí)作。

寂靜

高二（4）俞六一

寂靜，是清晨的甘露爬上草葉尖上的聲音。

是玻璃從折射中綻放絢麗色彩的聲音。

是一滴汗珠滲出毛孔的聲音。

是水在莊稼的根莖流動的聲音。

是星星關(guān)注人們命運(yùn)的聲音。

是蹣跚的足跡走過歲月的聲音。

寂靜??！讓我如此說出寂和靜。

臉

高二（3）杜俊

一張令人憎恨的臉

一張令人頭疼的臉

一張令人心煩的臉

一張令人厭惡的臉

一張令人泄氣的臉

一張令人恐懼的臉

一張令人煩躁的臉

一張令人頹廢的臉

就是這一張臉呀

一張可親可愛的臉

一張再也見不到的

令人懷念的臉

這兩首詩都采用了排比手法，其中不乏新穎獨(dú)特的觀察和感悟，不乏對外界事物和內(nèi)心世界細(xì)膩靈巧的體味，體現(xiàn)了這些學(xué)生的創(chuàng)造潛能。當(dāng)他們在我校文學(xué)社主編的《藍(lán)天》學(xué)生作文半月報上閱讀到自己的“大作”時，對語文的喜愛溢于言表，同時也明白了一個道理：自己也有“起飛”的時候?，F(xiàn)在，有的學(xué)生作品已在本地市報刊上發(fā)表。這使我認(rèn)識到：學(xué)生能夠?qū)懺?，是語文教學(xué)的勝利，是文學(xué)教學(xué)的勝利，是詩歌的勝利，更是學(xué)生塑造自身人文素質(zhì)的勝利。在《語文教學(xué)之友》2001年第3期已刊登的高中語文新教材第三冊的目錄，第一單元是現(xiàn)當(dāng)代詩歌和外國詩歌，共有12首，我想，這是語文對詩心的召喚，是人文對詩心的召喚，同時也是詩心對我們語文教師的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

⑴葛雷、梁棟譯，《蘭波詩全集》附錄的“蘭波生平年表”，浙江文藝出版社1998年版

⑵臧棣編撰，《里爾克詩選》附錄的“里爾克年表”，中國文學(xué)出版社1996年9月版

⑶顧蘊(yùn)璞譯，《葉賽寧詩選》附錄的“生平與創(chuàng)作年譜”，浙江文藝出版社1990年版

⑷西川編，《海子詩全編》，上海三聯(lián)書店1997年2月版，第3頁、第436頁

⑸《中學(xué)生詩歌選評》，作家出版社1986年12月版

⑹瓦雷里《詩、語言和思想》，見《現(xiàn)代主義文學(xué)研究（下）》，中國社科出版社1989年版，854頁

⑺見江楓譯的《雪萊抒情詩》（湖南人民出版社1980年版）297頁和楊德豫譯的《拜倫抒情詩選》（湖南文藝出版社1991年版）238頁兩書的附錄。

⑻程光煒，《朦朧詩實(shí)驗(yàn)詩藝術(shù)論》，長江文藝出版社1990年版，85頁

⑼林志浩主編，《中國現(xiàn)代文學(xué)史（上）》，中國人民大學(xué)出版社1979年版，154頁

第5篇：文檔管理論文范文

關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施

引言

電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟(jì)時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計算機(jī)軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。:

四、結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

第6篇：文檔管理論文范文

1.1信息時代檔案管理的定義

。信息時代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對象從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類。同時，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費(fèi)。

1.2信息時代檔案管理的特點(diǎn)。

信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實(shí)際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個方面的特點(diǎn)：首先，各單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過信息化的管理，檔案的形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。

2.信息時代檔案管理工作存在的問題

2.1管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識。

目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績，并已經(jīng)開始在全國范圍內(nèi)進(jìn)行普及，但是在實(shí)際應(yīng)用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點(diǎn)與弊端，嚴(yán)重影響著我國檔案管理信息化的進(jìn)程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現(xiàn)代信息科技對檔案作用充分的發(fā)揮。同時，缺乏服務(wù)意識也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因?yàn)榉?wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個新的階段。

我國在檔案管理信息化方面還有待進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實(shí)體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費(fèi)大量的時間在檔案的編輯方面，并且隨著實(shí)體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實(shí)體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實(shí)體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。

2.3缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。

檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會呈現(xiàn)出一些個性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時，系統(tǒng)設(shè)計上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

3.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。

檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進(jìn)行徹底的改變，認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，注重對檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹立新的工作意識，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，強(qiáng)化信息管理。

檔案管理信息化最突出的特點(diǎn)是對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時代對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行錄入，提高檔案編輯的效率。同時，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門網(wǎng)頁進(jìn)行身份驗(yàn)證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過系統(tǒng)自動處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。

3.3搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。

信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進(jìn)行檔案管理工作的過程中加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，按部就班的對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫與目錄庫相結(jié)合等。

4.結(jié)束語

第7篇：文檔管理論文范文

1.1加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)改革歸檔范圍：一般醫(yī)院的醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部均抓質(zhì)量、管理，由于兩個部門各自獨(dú)立，難以把醫(yī)療業(yè)務(wù)綜合反映。隨著醫(yī)院管理專業(yè)化的要求，綜合業(yè)務(wù)部門走向?qū)I(yè)化之路已成必然趨勢。為此成立專門質(zhì)量管理部門-質(zhì)量控制部，把質(zhì)量控制的職能從醫(yī)務(wù)部和護(hù)理部中分離出來，同時全面監(jiān)控全院的醫(yī)療質(zhì)量，負(fù)責(zé)檢查、督促、改進(jìn)、醫(yī)療糾紛事件的管理等，使質(zhì)量管理工作逐步走向系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)醫(yī)療制度的制訂與落實(shí)、進(jìn)修管理、醫(yī)務(wù)人員調(diào)配、各科室業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等日常醫(yī)務(wù)管理工作，管理病案室、院感科，醫(yī)務(wù)部就會形成較全面的相關(guān)資料。護(hù)理部負(fù)責(zé)全院護(hù)理人員的培訓(xùn)、護(hù)理制度的制訂與落實(shí)、流程改造、人力資源調(diào)配、護(hù)理市場拓展、新技術(shù)、新項目開發(fā)等。科教部負(fù)責(zé)全院科技申報、報獎，帶教工作、繼續(xù)教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫(yī)院整體醫(yī)療業(yè)務(wù)的管理水平。根據(jù)日常工作和職能，職能部門之間需要經(jīng)常溝通了解，及時變更歸檔范圍。

1.2建立一支高素質(zhì)的專、兼職檔案管理員

目前兼職檔案員隊伍常不穩(wěn)定，行政人員實(shí)行輪崗制，人員一年半載就會更換。應(yīng)向各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作法規(guī)，提高員工的法規(guī)、責(zé)任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調(diào)動情況，并對新同志進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵檔案員參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和外出理論研討交流。職能部門是醫(yī)院管理的主要部門、日常事務(wù)煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導(dǎo)，有計劃重點(diǎn)幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)。1.3業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔

醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的收集和整理，需要制定《醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規(guī)則，按照年度－問題分類。(1)醫(yī)務(wù)管理主要有：醫(yī)療制度的落實(shí)、進(jìn)修管理、會診協(xié)議和記錄、病例討論制度及記錄、學(xué)術(shù)委員會記錄、技術(shù)水平年度考核資料、醫(yī)療隊衛(wèi)生支農(nóng)工作匯總、下鄉(xiāng)證明、臨床醫(yī)療質(zhì)量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫(yī)院內(nèi)感染管理措施、監(jiān)測記錄、執(zhí)業(yè)醫(yī)師注冊管理，以及藥劑、檢驗(yàn)、病理、麻醉、放射的管理。質(zhì)量控制管理主要有：醫(yī)療事故爭議登記報告處理、醫(yī)療安全報告措施效果評價，安全教育內(nèi)容會議記錄、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控組織、病歷書寫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及監(jiān)控考核方法、年及季度監(jiān)控匯總。護(hù)理管理制度落實(shí)檢查記錄、護(hù)理查房記錄、護(hù)理教學(xué)培訓(xùn)記錄、護(hù)士技術(shù)操作考核評價記錄、護(hù)理書寫質(zhì)量考核。(2)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的收集整理：為全面反映員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對每一位專業(yè)技術(shù)人員建立業(yè)務(wù)檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協(xié)調(diào)能力。各部門提供的材料較瑣碎且數(shù)量大，每年由各部門派人一起整理。專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案包括四方面主要內(nèi)容：①基礎(chǔ)材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經(jīng)歷；有關(guān)學(xué)歷、學(xué)位證明、證書；從事專項技術(shù)工作的年限證明材料；參加各種專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療工作情況。②從事衛(wèi)生技術(shù)工作的成果材料：著作專題研究報告；學(xué)術(shù)論文；專業(yè)技術(shù)新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術(shù)工作成績的證明。③專業(yè)技術(shù)任職、技術(shù)資格評聘材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復(fù)印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進(jìn)工作者證書、獎狀；對外合作攻關(guān)成果材料；參加專業(yè)學(xué)會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫(yī)院有著特殊意義，它是醫(yī)療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉(zhuǎn)歸的全過程。病歷檔案是醫(yī)療活動信息的主要載體，教學(xué)的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)，同時又是在發(fā)生醫(yī)療糾紛時醫(yī)院舉證的重要依據(jù)。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務(wù)方面發(fā)揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫(yī)院管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，使用方便，為臨床研究發(fā)揮了很大的作用。

1.4重視利用，加強(qiáng)編研為臨床服務(wù)

根據(jù)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的需要，檔案管理人員在各部門調(diào)研溝通的基礎(chǔ)上，編輯出：《醫(yī)院管理制度匯編》、《各部門崗位職責(zé)和人員職責(zé)》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫(yī)學(xué)論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫(yī)務(wù)人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫(yī)生來說都非常重要。

2加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理的建議

第8篇：文檔管理論文范文

我院檔案的分類標(biāo)引是在著錄時與主題標(biāo)引同步進(jìn)行的，至1999年底，庫存3萬5千卷文書檔案和科技檔案（科研、設(shè)計、基建、設(shè)備等）已全部著錄和標(biāo)引完畢，并逐步輸入了計算機(jī)。我們在分類標(biāo)引時遇到的難題頗多，這里談幾點(diǎn)看法，以就教于同仁。

一深入學(xué)習(xí)

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標(biāo)準(zhǔn)化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標(biāo)引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標(biāo)引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標(biāo)引工作起步較早，當(dāng)時只能按《中檔法》第一版做粗標(biāo)引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標(biāo)引完畢，并輸入了計算機(jī)。粗標(biāo)引的結(jié)果是成百上千個案卷標(biāo)的是同一個分類號，很難達(dá)到分類檢索的要求?！吨袡n法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細(xì)目，原來的粗標(biāo)引必須返工作細(xì)標(biāo)引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標(biāo)引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標(biāo)引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業(yè)基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機(jī)打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機(jī)上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標(biāo)引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標(biāo)上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進(jìn)行分類檢索時，未被標(biāo)引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標(biāo)引手冊》中說分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中?！蔽覀冊趯?shí)際標(biāo)引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標(biāo)引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標(biāo)引人員最為難的一個問題。標(biāo)引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個事物或問題設(shè)了多個不同的類目，使標(biāo)引人員弄不準(zhǔn)用哪個類目號標(biāo)引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標(biāo)引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)BC4人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標(biāo)NG6133燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

2采用靠類標(biāo)引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設(shè)計中均無“車庫”類目號，可靠標(biāo)NW6243水泥廠運(yùn)輸基建。

3采用“其他”類號標(biāo)引。在上位標(biāo)引和靠類標(biāo)引都不宜表達(dá)時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標(biāo)引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標(biāo)R4121作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標(biāo)R41421作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標(biāo)成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設(shè)計類號標(biāo)引，就能達(dá)到同樣事物用同一類號標(biāo)引的要求。

（二）重復(fù)類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因?yàn)闄n案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標(biāo)引。例如：干部任免”在A黨務(wù)、BC行政、D軍事三個類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認(rèn)為是編表時未嚴(yán)格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實(shí)際卻在5個大類中設(shè)了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了11個類目（有的還分若干細(xì)目）。R類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強(qiáng)，用R類標(biāo)引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標(biāo)引，就不可能達(dá)到標(biāo)引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標(biāo)引。例如，R類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細(xì)目）標(biāo)引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標(biāo)引他們的基建檔案也不為錯，但設(shè)計、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計、施工檔案就可能都用R類標(biāo)引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

2主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標(biāo)引。例如：R4124為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細(xì)目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗(yàn)室等，實(shí)驗(yàn)室建筑就可用HA622標(biāo)引?？蒲杏梅坎欢嗟膯挝灰部捎肦4124做粗標(biāo)引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標(biāo)引問題。

3一個事物或問題在幾個主題大類中都設(shè)有類目時，應(yīng)視具體情況而定。例如：HB6378為“地震工程與工程地震學(xué)”，TC58為“地震工程學(xué)”，R5317為“建筑抗震研究”，這三個類目中都含有建筑工程抗震研究內(nèi)容，若屬基礎(chǔ)理論研究可用HB6類號或用TC5類號標(biāo)引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用R5類號標(biāo)引。例①《北京市區(qū)埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標(biāo)TC5824（場地對地震動的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調(diào)查報告標(biāo)HB6379（地震調(diào)查），也可標(biāo)TC34（地震調(diào)查）；例③《空間桿系結(jié)構(gòu)抗震計算的研究》標(biāo)R5317；例④冶金類中的NG522132為“耐火材料設(shè)備”研究，建筑材料類中的NW5592為“耐火材料工藝設(shè)備”研究。這兩條類目內(nèi)容完全一樣，標(biāo)引時冶金系統(tǒng)和建材系統(tǒng)肯定是各自用本專業(yè)的類號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。

第9篇：文檔管理論文范文

1、我國傳統(tǒng)檔案管理體制的弊端要求檔案管理轉(zhuǎn)型我國傳統(tǒng)的檔案管理體制從建國后受高度統(tǒng)一的計劃經(jīng)濟(jì)體制和中央集權(quán)發(fā)展方向的影響，按照“計劃一切，管理一切”的模式，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，并隨著社會生態(tài)環(huán)境的變化，逐步形成了“條塊分割”的集中式的檔案管理體制。我國的檔案管理體制從建立之初起就存在著自身的弱點(diǎn)，主要包括：條塊分割嚴(yán)重，集中統(tǒng)一與分級管理的矛盾，地方性檔案管理問題。由于我國經(jīng)濟(jì)體制改革要求政治體制與此相適應(yīng)，在改革的初期形成了收權(quán)與放權(quán)、集中與分散、中央與地方的矛盾，使得我國的檔案管理體制改革要向市場化、社會化、法制化、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。

2、與國外檔案管理的差距要求檔案管理轉(zhuǎn)型與歐美檔案工作相比較，歐美的檔案管理現(xiàn)代化程度已經(jīng)發(fā)展的比較高，并且明顯的表現(xiàn)為“三化”，即管理手段上簡易化，管理方式上社會化，管理原則上的法制化。因此，我國檔案管理需要向著現(xiàn)代化的程度、社會化的方向、法制化的進(jìn)程向前邁進(jìn)。歐美現(xiàn)代社會在論述檔案原則和實(shí)踐時提出應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)從“國家模式”向“社會模式”的三個轉(zhuǎn)變。轉(zhuǎn)變之一，隨著檔案概念基礎(chǔ)的變化，檔案工作重點(diǎn)也發(fā)生了戲劇性的變化，由保管記錄活動的證據(jù)變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動本身有可信證據(jù)作為證明。轉(zhuǎn)變之二，社會應(yīng)確定其自身的價值，檔案文件必須如實(shí)地反映這些價值。轉(zhuǎn)變之三，檔案進(jìn)一步開放與信息的自動檢索。[2]由此可見，歐美國家的檔案管理已經(jīng)走向擴(kuò)大和社會化，而我國的檔案管理正在尋求向社會化轉(zhuǎn)型的路徑。比如英國的檔案管理已經(jīng)步入社會化，實(shí)現(xiàn)了資源整合和依法治檔以及檔案擴(kuò)大與服務(wù)公眾。在這個問題上存在著范式轉(zhuǎn)化的問題。首先，在管用的關(guān)系上，應(yīng)該是管用并重，而不是現(xiàn)在存在的重管輕用。其次，我們需要國家推動和社會需求相結(jié)合，既要在國家力量下，也要在社會價值的取向下，推動檔案管理發(fā)展。最后，檔案保管與開放利用并重，它能夠體現(xiàn)檔案二維度下檔案學(xué)的豐富與改變。

3、從檔案管理的發(fā)展階段看要求檔案管理轉(zhuǎn)型在美國的信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英（J.C.KressLein）的信息管理理論中，將信息管理分為四個發(fā)展階段，即信息的物理控制階段，信息的技術(shù)管理階段，信息資源管理階段，知識管理階段?，F(xiàn)在的歐美許多國家在信息資源管理上正處在向知識管理過渡的階段，檔案工作者也是朝著管理知識服務(wù)目的去推動的。正如庫克所說的：“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求?！迸c歐美檔案管理發(fā)展相比較，我國檔案管理表現(xiàn)為以下幾個特點(diǎn)：第一，檔案信息的物理控制在我國仍占主導(dǎo)地位；第二，對檔案信息的認(rèn)識全社會還處在初步認(rèn)識階段，未達(dá)到自覺行動的地步；第三，對檔案信息的開發(fā)利用還缺乏科學(xué)方法的有效組織，不能達(dá)到知識服務(wù)的目的；第四，在微觀上各類主體對信息資源的管理（包括檔案信息管理）缺少明確可行的規(guī)劃，更未將信息資源管理與其它各類規(guī)劃進(jìn)行密切聯(lián)系。在我國，有人根據(jù)信息管理理論將檔案管理歸納為四個階段，即檔案的物理控制階段，檔案信息的技術(shù)管理階段，檔案信息資源管理階段，檔案知識管理階段。我國的檔案管理現(xiàn)正處在第一階段向第二階段的過渡階段，歐美諸國已經(jīng)進(jìn)入第四階段，可見我國檔案管理與歐美諸國在發(fā)展階段上的差距。

4、檔案概念性質(zhì)的變化要求檔案管理轉(zhuǎn)型當(dāng)前，我國正在進(jìn)行之中的檔案管理轉(zhuǎn)型，主要內(nèi)涵是從單純微觀管理到包括宏觀管理在內(nèi)的全面管理，從只關(guān)注檔案的自然屬性到同時關(guān)注自然屬性和社會屬性，其外在表現(xiàn)除了檔案概念上的變化外，實(shí)踐中主要有以下方面：其一，檔案管理領(lǐng)域拓展，私人檔案資源納入管理范圍。其二，宏觀管理模式多樣化。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案概念和性質(zhì)的變化，它需要由單一模式向二元模式轉(zhuǎn)型，才能適應(yīng)當(dāng)今國家和社會的需求。

二、檔案管理轉(zhuǎn)型的目標(biāo)

我國檔案管理的轉(zhuǎn)型使得政府的檔案行政管理開始向宏觀層面轉(zhuǎn)向，由“國家模式”向“社會模式”轉(zhuǎn)向，由單一模式向雙元模式轉(zhuǎn)向，同時又使得檔案概念標(biāo)準(zhǔn)劃分更加細(xì)分，不只是微觀管理上的有限范圍，更多的注意到社會性劃分標(biāo)準(zhǔn)。簡單來說，檔案管理轉(zhuǎn)型的影響主要有以下三個方面：第一，動力來源實(shí)現(xiàn)社會化。檔案管理的動力來源不只是過去的那種單一的國家動力，隨著社會的發(fā)展和社會的需求，社會這個大的群體也逐漸成為檔案管理的動力來源。第二，服務(wù)對象實(shí)現(xiàn)社會化。為了滿足社會的需求和人民群眾的利益，本著“以民為本”的原則，服務(wù)對象實(shí)現(xiàn)了大眾化下的社會化，有利于實(shí)現(xiàn)知識管理和服務(wù)意識目的。第三，管理主體實(shí)現(xiàn)社會化。伴隨著檔案的管理和利用，檔案管理不只是簡簡單單的行政機(jī)構(gòu)下的管理，當(dāng)今更多的趨向于人民大眾下的管理，這也是社會主義國家人民的責(zé)任，是歷史主義意識下自覺的責(zé)任。

三、結(jié)語