檔案系統(tǒng)管理全文(5篇)

摘要：我國制定的檔案管理制度，決定了現(xiàn)階段各種檔案管理的機構(gòu)對于檔案信息的管理系統(tǒng)進行應(yīng)用的現(xiàn)狀。在云計算環(huán)境下，我國檔案信息管理的系統(tǒng)不斷完善，同時，也存在很大的風(fēng)險，不利于其進一步提升。鑒于此，本文主要對云計算環(huán)境下檔案信息掛辦理系統(tǒng)的風(fēng)險進行分析。

【關(guān)鍵詞】云計算；檔案信息管理；系統(tǒng)風(fēng)險

對于云計算來說，其主要是在網(wǎng)格計算的前提下，運用互聯(lián)網(wǎng)的傳輸功能，把數(shù)據(jù)處理的過程由個人計算機和服務(wù)器上向互聯(lián)網(wǎng)中的計算機集群當(dāng)中進行轉(zhuǎn)移，通過對集群中的大量異構(gòu)的計算機CPU周期與磁盤存儲的空間進行計算，將存儲與計算看做是一種服務(wù)給予用戶。在業(yè)界把“云計算”看做是個人計算機和互聯(lián)網(wǎng)變革以后的第三次的IT浪潮。

1云計算環(huán)境下檔案信息管理系統(tǒng)的管理風(fēng)險

就管理風(fēng)險來說，其主要指的是國家把檔案信息的管理推送至云服務(wù)只會所出現(xiàn)的相應(yīng)組織，管理風(fēng)險與云服務(wù)的提供商在商業(yè)活動種的發(fā)展此起彼伏或者是退出變化所導(dǎo)致的管理風(fēng)險。準入和退出機制。雖然云提供商運用所有辦法對確保數(shù)據(jù)本身的安全性以及訪問連續(xù)性進行證明，然而所涉及的敏感數(shù)據(jù)，特別是和我國安全相關(guān)量的數(shù)據(jù)，所有國家都是非常小心的。檔案信息的管理系統(tǒng)作用在部門內(nèi)的服務(wù)器時，好像能控制安全。將其向“云”進行推送只會，就要考慮終止服務(wù)之后，不能泄露數(shù)據(jù)，同時，所有數(shù)據(jù)都體現(xiàn)出完整性，還能夠向新服務(wù)的提供商進行遷移。因此，非常需要工作人員從體制和機制等不同方面考量服務(wù)提供商的設(shè)置標(biāo)準。云計算業(yè)務(wù)具有很強的高彈性和大規(guī)模與分布化特性，應(yīng)用人員在安全問題上非常敏感，如果該敏感遇到“檔案”，就會使得人們深入地思考風(fēng)險問題。加強戰(zhàn)略思維的應(yīng)用，站在長遠以及根本的立場上去觀察和分析與思考，在檔案事業(yè)的思考過程中，要具有一定的方向性和規(guī)律性，特別是緊密跟蹤‘物聯(lián)網(wǎng)’和‘云計算’與‘海計算’的信息技術(shù)，并對檔案工作的信息化發(fā)展前景進行分析，以此來確保檔案信息不會由于偶然和惡意因素遭受破壞和更改與泄露，確保云計算背景下，檔案信息的管理系統(tǒng)能夠持續(xù)性地運行，這是對風(fēng)險進行分析的最終目的。

2云計算環(huán)境下檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)風(fēng)險

所謂技術(shù)風(fēng)險，其主要指的是因為云計算技術(shù)并不夠成熟和不完善，導(dǎo)致在運行過程中會出現(xiàn)一定的技術(shù)障礙。就基礎(chǔ)設(shè)施來說，也就是服務(wù)云服務(wù)的提供商，其負責(zé)的主要是用戶的基礎(chǔ)設(shè)施，例如服務(wù)器和存儲與網(wǎng)絡(luò)以及管理工具等，然而云計算的基礎(chǔ)設(shè)施具有比較高的可靠性和物理安全性與網(wǎng)絡(luò)安全性以及信息存儲的安全性，這是云計算的職責(zé)范疇，主要涉及虛擬機入侵檢測和完整性的保護等。運用云計算的用戶需要對虛擬化的基礎(chǔ)設(shè)施的安全問題加強重視，例如操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序安全性等多方面。

本文作者：陳宗陵 單位：中石化南京工程公司

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個部分。

（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項目文件的存檔準備。

（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯(lián)系的。文檔人員在進行文件歸檔時應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

［摘要］本文的主要目的是運用信息化手段幫助社區(qū)及時掌握未管理上報的個案信息，完成相關(guān)孕產(chǎn)婦的系統(tǒng)管理上報工作，全面了解婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)收集上報中存在的問題。通過市級將比對后的個案數(shù)據(jù)返回各區(qū)，區(qū)級組織開展個案數(shù)據(jù)管理上報情況核查。核查結(jié)果如下：①區(qū)級核查工作量逐年大幅減少，2014-2018年需核查的數(shù)據(jù)量占同期戶籍活產(chǎn)數(shù)的比例呈下降趨勢，其中2017年下降幅度最明顯；②核查后應(yīng)屬于本區(qū)管理而未能及時管理的個案數(shù)據(jù)中，產(chǎn)前未建正式檔案原因占比70%，重復(fù)建立圍產(chǎn)檔案原因占比30%；③重復(fù)檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%；④城市地區(qū)產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)占本地區(qū)同期活產(chǎn)數(shù)的比例最高。由此可知，社區(qū)管理活產(chǎn)數(shù)核查工作能有效幫助社區(qū)完成相關(guān)孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)補報工作，同時也為進一步優(yōu)化婦幼保健信息系統(tǒng)提供依據(jù)。

［關(guān)鍵詞］信息化；活產(chǎn)數(shù)；數(shù)據(jù)核查

婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計及上報是婦幼保健工作的重要組成部分，能有效反映一個地區(qū)婦女兒童的健康狀況及保健服務(wù)工作開展情況和工作質(zhì)量，是各級衛(wèi)生行政部門制定婦幼衛(wèi)生政策的科學(xué)依據(jù)。北京市婦幼保健網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)采用集中部署的B/S架構(gòu)，已覆蓋全市各級社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、助產(chǎn)機構(gòu)400余家，各個環(huán)節(jié)采集的數(shù)據(jù)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行共享，實現(xiàn)了孕產(chǎn)婦“甲地建冊、乙地產(chǎn)檢、丙地分娩”信息的共享互通。對于同一個孕產(chǎn)婦，社區(qū)和助產(chǎn)機構(gòu)應(yīng)該始終基于一條圍產(chǎn)檔案進行信息錄入以及管理上報，理論上從不同途徑統(tǒng)計得到的活產(chǎn)數(shù)應(yīng)保持一致，但2015年以前一直是社區(qū)上報的戶籍活產(chǎn)數(shù)少于助產(chǎn)機構(gòu)上報的戶籍活產(chǎn)數(shù)，此差異顯示了由于人戶分離、跨區(qū)分娩、統(tǒng)計范圍不統(tǒng)一、統(tǒng)計口徑不一致、信息系統(tǒng)個案采集質(zhì)量欠佳等復(fù)雜因素存在，社區(qū)圍產(chǎn)保健系統(tǒng)管理中存在活產(chǎn)漏報與漏管的情況。為使全市婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)質(zhì)量逐年提高，2014-2018年北京市連續(xù)在全市范圍內(nèi)定期應(yīng)用信息化手段對社區(qū)活產(chǎn)數(shù)據(jù)開展核查工作，幫助各社區(qū)及時掌握未管理上報的個案數(shù)據(jù)完成補報工作，同時通過分析核查結(jié)果協(xié)助市級了解社區(qū)圍產(chǎn)保健系統(tǒng)管理中存在的問題。

1資料與方法

1.1資料來源。北京市婦幼保健網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)圍產(chǎn)保健登記卡和臨時檔案分娩個案數(shù)據(jù)。1.2核查范圍及時間段。2014-2018年，北京市戶籍孕婦在助產(chǎn)機構(gòu)用臨時檔案進行分娩的活產(chǎn)個案數(shù)據(jù)。夫妻雙方戶籍地均為外地的，由于無法判斷管理區(qū)未納入本次核查范圍內(nèi)。1.3核查方法及步驟。市級每季度將已生成圍產(chǎn)保健登記卡個案數(shù)據(jù)與由臨時檔案產(chǎn)生的分娩個案數(shù)據(jù)以產(chǎn)婦身份證件號碼為唯一標(biāo)識，通過Excel的VLOOKUP進行比對。比對一致的為已生成圍產(chǎn)保健登記卡并管理上報的個案數(shù)據(jù)，比對不一致的數(shù)據(jù)返回區(qū)級開展個案數(shù)據(jù)管理上報情況核查。戶籍歸屬地原則為：產(chǎn)婦本人戶籍地為本市的按產(chǎn)婦戶籍地歸類，產(chǎn)婦本人戶籍地為外地的按丈夫戶籍地歸類。各區(qū)通過在婦幼信息系統(tǒng)中查詢檔案信息和給產(chǎn)婦打電話的方式逐一核查，對于本區(qū)已建立正式檔案的個案數(shù)據(jù)，生成圍產(chǎn)保健登記卡并完成數(shù)據(jù)補報工作；對于核查后應(yīng)屬于本區(qū)管理未建立正式檔案的個案數(shù)據(jù)，將臨時檔案納入正式檔案進行管理并完成數(shù)據(jù)補報工作，所有核查結(jié)果填寫登記表反饋市級。

2結(jié)果

2.1市級返回區(qū)級需核查的個案數(shù)據(jù)情況。2014-2018年，北京市社區(qū)上報的本市戶籍活產(chǎn)數(shù)為739416例，同期市級返回區(qū)級需核查的個案總數(shù)為7491例，占本市戶籍活產(chǎn)數(shù)的比例為1.01%。各年返回區(qū)級需核查數(shù)據(jù)見表1，占同期戶籍活產(chǎn)比例呈逐年下降趨勢，其中2017年降幅為48.28%，下降幅度最明顯。2.2區(qū)級核查個案數(shù)據(jù)情況。區(qū)級5年共核查個案數(shù)據(jù)7491例，其中69.53%的個案數(shù)據(jù)屬于本區(qū)管理，為已管理上報或經(jīng)核查后補充上報的數(shù)據(jù)；17.61%的個案數(shù)據(jù)屬于非本區(qū)管理；12.86%的個案數(shù)據(jù)屬于無法核查的數(shù)據(jù)。各年核查情況匯總見表1。2014-2018年，返回區(qū)級核查的數(shù)據(jù)量逐年大幅減少，核查結(jié)果中無法核查的數(shù)據(jù)所占比例自2017年開始有明顯下降，由此可見區(qū)級質(zhì)控質(zhì)量有了持續(xù)提升，對于地址不詳及電話錯誤等缺少核查必備信息的待核查數(shù)據(jù)，區(qū)級能夠組織社區(qū)婦幼人員通過聯(lián)系居委會、入戶等方式，對此類數(shù)據(jù)進行判定，并完成后續(xù)管理上報工作。核查后應(yīng)屬于本區(qū)管理而未能及時管理的5209例個案數(shù)據(jù)中，由于產(chǎn)婦關(guān)鍵信息不一致導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)建立圍產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)1419例，占比為27.24%；由于產(chǎn)婦產(chǎn)前未建正式檔案的數(shù)據(jù)3790例，占72.76%。重復(fù)檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%，有較為明顯的減少。通過對2014-2018年產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)進行原因分類發(fā)現(xiàn)，由于孕婦不了解需要到社區(qū)建冊均占據(jù)了最大比例，產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)具體原因分類見表2。

【摘要】航空技術(shù)的發(fā)展在一定程度上可體現(xiàn)出一個國家的發(fā)展水平，為了促進我國航空的發(fā)展，進行了航空檔案的管理研究。在知識管理的視角下，航空檔案對航空的發(fā)展起了重要的推動因素。同時，因航空作為知識密集、技術(shù)密集及人才密集的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)，對其進行有序的檔案管理顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】知識管理；航空檔案；管理視角；研究

前言

知識視角下的檔案管理是一種全新的管理理念及管理方法，對當(dāng)下的航空檔案管理具有很大的影響。同時，在知識管理的視角下，航空檔案管理存在檔案丟失及檔案質(zhì)量差的問題，導(dǎo)致航空檔案在我國的航空發(fā)展中沒有發(fā)揮其歸類整理的意義。本文通過分析航空檔案管理在知識管理視角下存在的問題，總結(jié)一些可行管理策略。

1.知識管理視角下航空檔案管理面臨的問題

1.1航空檔案丟失

由于航空檔案沒有制定相關(guān)的檔案項目分類，以至于航空檔案項目管理部門對于出借的檔案沒有進行詳細的記錄，以至于檔案丟失后無法找回。同時，航空檔案管理部門缺乏有效的管理規(guī)劃，沒有制定詳細、完整的科研檔案歸檔計劃，造成航空檔案部門無法參照檔案出借的時間點進行整理及歸類。此外，檔案管理部門對航空科研項目中使用航空檔案的文件材料的歸檔監(jiān)督、檢查不全面，且科研人員及檔案管理人員不重視歸檔環(huán)節(jié)，使航空檔案丟失或遺漏[1]。

在當(dāng)前信息化時代，我們很多工作都通過信息系統(tǒng)來完成，文件流轉(zhuǎn)有文件管理系統(tǒng)；檔案有檔案管理系統(tǒng)；生產(chǎn)有生產(chǎn)管理系統(tǒng)；安全有安全管理系統(tǒng)；施工作業(yè)有施工管理系統(tǒng)，還有合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等等?；旧闲畔⑾到y(tǒng)涵蓋了我們生活和工作的方方面面，半數(shù)以上的業(yè)務(wù)工作都需要在信息系統(tǒng)上完成。檔案作為人類活動的“記錄者”，在當(dāng)今信息化時代，做好檔案工作必須加強信息系統(tǒng)的歸檔工作。

一、信息系統(tǒng)歸檔的意義和含義

在當(dāng)今信息化時代，信息系統(tǒng)記錄著大量的個人及組織的生活、工作信息，從各個方面反映著社會的運行情況。而檔案則是人類社會在實踐活動中的真實記錄，從這個意義上，信息系統(tǒng)的歸檔必須納入檔案工作中，且應(yīng)該是當(dāng)前檔案工作的重要組成部分。各項信息系統(tǒng)的歸檔也是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要內(nèi)容，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)資源，數(shù)字檔案館是檔案工作的發(fā)展方向，從這個意義上，信息系統(tǒng)歸檔工作的質(zhì)量影響了檔案工作的發(fā)展和與時俱進。信息系統(tǒng)的歸檔就是將信息系統(tǒng)的建設(shè)、運行、管理和監(jiān)管等活動中產(chǎn)生的各種載體的記錄進行收集、整理并移交檔案部門的過程。

二、信息系統(tǒng)歸檔的內(nèi)容和方式

信息系統(tǒng)的歸檔內(nèi)容主要有系統(tǒng)自身建設(shè)及運行管理、業(yè)務(wù)流程兩部分。系統(tǒng)自身建設(shè)及運行管理歸檔應(yīng)包含信息系統(tǒng)規(guī)劃、審批、建設(shè)、驗收、運行、維護、驗收等過程文件和記錄的歸檔。業(yè)務(wù)流程歸檔應(yīng)包括具體業(yè)務(wù)流程建立、流轉(zhuǎn)、審批、反饋、依據(jù)等文件和記錄。信息系統(tǒng)歸檔可根據(jù)實際情況采取離線歸檔和在線歸檔。一般來說，如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可采取實時在線歸檔，也就是在具體業(yè)務(wù)流程結(jié)束后及時點擊歸檔；如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)沒有與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的，采取定期離線歸檔，可按年、季度等向檔案部門歸檔刻錄好的光盤。

三、信息系統(tǒng)歸檔的實施方法

1.在系統(tǒng)規(guī)劃的同時考慮歸檔功能。信息系統(tǒng)的歸檔應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)時作為系統(tǒng)的一項功能進行同步規(guī)劃和建設(shè)。在信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時，信息系統(tǒng)管理部門應(yīng)與檔案部門進行溝通，獲取檔案管理的相關(guān)要求，在系統(tǒng)建設(shè)時應(yīng)考慮歸檔數(shù)據(jù)的完整性及歸檔功能實現(xiàn)的便捷性；檔案部門應(yīng)在系統(tǒng)規(guī)劃時提出檔案歸檔和管理要求，在系統(tǒng)建設(shè)時測試歸檔功能的有效性及歸檔數(shù)據(jù)的完整性、準確性和可讀性。在信息系統(tǒng)上線驗收之前，應(yīng)由本單位及上級單位檔案部門專家對項目檔案和項目歸檔功能進行專項驗收并出具驗收意見書。未進行驗收或者驗收不合格的信息系統(tǒng)不得投入使用。