檔案管理知識全文(5篇)

一、電子檔案在現(xiàn)代信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案具有以下特點(diǎn)：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實(shí)體信息實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實(shí)現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、電子檔案歸檔工作中存在的問題

雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。

（一）電子檔案無法獨(dú)立存在

在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

第一，目前醫(yī)院的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在缺陷。我國大部分醫(yī)院注重醫(yī)院的技術(shù)和業(yè)務(wù)，忽視醫(yī)院的檔案管理，因此檔案管理的信息化建設(shè)缺乏。例如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的缺失、計算機(jī)的信息處理等基礎(chǔ)設(shè)施水平較低，難以發(fā)揮出檔案管理的功能；第二，醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范的制度，沒有明確管理的規(guī)范和管理的范圍，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理沒有完善的體制、明確的職責(zé)分工以及機(jī)制不健全；第三，醫(yī)院檔案管理的人員大多缺乏專業(yè)的管理知識和經(jīng)驗，很少有信息化的建設(shè)人員。檔案管理的工作人員年齡偏大，結(jié)構(gòu)老化，同時缺乏專業(yè)的檔案管理知識，影響了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐

1.管理理念與管理制度的創(chuàng)新

信息技術(shù)快速發(fā)展，信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，能夠提高檔案管理的質(zhì)量，更好的發(fā)揮服務(wù)作用。醫(yī)院要重視檔案管理，改變傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的多樣化。檔案管理過程中，首先，要促進(jìn)人力資源的管理，構(gòu)建完善的員工評價制度，激勵員工的工作積極性和創(chuàng)造性，營造良好的管理工作氛圍；其次，建立可行的、規(guī)范性的管理制度，確保醫(yī)院檔案管理工作的統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化.制定檔案管理的規(guī)章制度時，要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以及醫(yī)院的未來規(guī)劃，對檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行改善和優(yōu)化；最后，醫(yī)院檔案的管理中，要鼓勵信息化管理，以電子記錄代替紙質(zhì)記錄，提升檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理的服務(wù)特色與手段創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容，是服務(wù)醫(yī)院的重要手段，在檔案管理信息化建設(shè)中要凸顯出其服務(wù)職能。檔案管理要真實(shí)、全面的記錄信息，醫(yī)院各部門之間要相互合作，提升檔案信息的準(zhǔn)確性。信息技術(shù)的使用能夠提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的效率。另外，檔案管理工作還可以借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的完善、更新以及保護(hù)。文件檔案信息的管理中，完善文件檔案的結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一對文件信息進(jìn)行整理和利用，利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，利用掃描等技術(shù)將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，同時醫(yī)院負(fù)責(zé)人以及醫(yī)務(wù)人員可根據(jù)不同的權(quán)限進(jìn)行檔案的查閱。

1檔案管理工作者信息安全素質(zhì)現(xiàn)狀

1．1信息化管理意識淡薄

科技的飛速發(fā)展，帶來的是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，這幾乎從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，過去單一的紙質(zhì)檔案管理模式，逐步地演變成紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理齊頭并進(jìn)的管理模式，其中網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展明顯，但是檔案管理者的工作意識及思想觀念依舊很落后，認(rèn)為現(xiàn)代信息設(shè)備只是傳統(tǒng)管理方式的小補(bǔ)充，傳統(tǒng)的管理模式依然存在。很多的檔案工作者信息化意識淡薄或者認(rèn)識較淺，并沒有認(rèn)識到電子文件已經(jīng)成為我國重要的戰(zhàn)略信息資源，甚至意識不到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的重要性和迫切性。若在具體的工作中遇到網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險時，大多數(shù)的檔案管理者表現(xiàn)出的是無所適從，對于網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險的預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對沒有一點(diǎn)兒經(jīng)驗可談，檔案管理工作者整體缺乏必要的信息化管理意識。

1.2信息化管理專業(yè)基礎(chǔ)知識較薄弱

信息技術(shù)的日新月異，在客觀上要求檔案管理工作者要及時地更新自己的技能方法，以免被淘汰?，F(xiàn)在的檔案管理工作者本身只是一群具備基本檔案管理知識的人群，他們不能等同于信息技術(shù)專業(yè)人員，而且自身缺乏必要的信息安全意識，大部分的檔案管理者幾乎意識不到自己在信息安全技能上存在的問題?，F(xiàn)實(shí)的環(huán)境中強(qiáng)制性的專業(yè)水平提升制度極度缺乏，定期的培訓(xùn)機(jī)制嚴(yán)重匱乏，檔案管理者的信息安全能力和實(shí)際的工作要求處于脫節(jié)狀態(tài)。整個檔案信息管理隊伍呈現(xiàn)出年輕的檔案管理者缺乏檔案管理知識、老的檔案管理者雖掌握了檔案管理知識卻對信息技術(shù)能力毫無培養(yǎng)的狀態(tài)，甚至很多具備檔案管理知識和信息安全能力的年輕檔案管理者，會因待遇、職稱、工作前景等問題改行，使得整體信息技術(shù)水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術(shù)的人才。

1.3信息化管理制度不夠健全

當(dāng)下，我國對檔案管理工作者的準(zhǔn)入制度（檔案管理工作者從業(yè)資格制度等）并未展開全面的實(shí)施，對新進(jìn)檔案管理工作者的計算機(jī)能力、信息安全素質(zhì)等方面的基本素質(zhì)如何，幾乎一無所知，各級檔案部門選拔培養(yǎng)檔案干部時缺乏明顯的專業(yè)指向性，只是依靠主管機(jī)關(guān)、主管領(lǐng)導(dǎo)對調(diào)入人員各項素質(zhì)要求的掌握。那些從事檔案管理工作時間較長的老同志，他們的現(xiàn)代信息技術(shù)能力嚴(yán)重缺乏，其信息安全素質(zhì)低下。同時，有關(guān)信息安全技能方面的考核內(nèi)容，在檔案工作者技術(shù)職級晉升的各項考試中體現(xiàn)并不明顯，部分人事管理部門缺乏提高和激發(fā)檔案工作者自身信息安全素質(zhì)的主動性和激勵機(jī)制。

近年來，在國家惠農(nóng)購機(jī)補(bǔ)貼政策和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)代化發(fā)展等因素的推動下，我國農(nóng)業(yè)機(jī)械工業(yè)發(fā)展迅速，農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平不斷提高，農(nóng)業(yè)機(jī)械保有量持續(xù)增加，農(nóng)業(yè)機(jī)械在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中的提質(zhì)增效作用凸顯。與之相伴的農(nóng)機(jī)監(jiān)督管理業(yè)務(wù)量逐年增加，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)不斷提高。農(nóng)業(yè)、農(nóng)機(jī)發(fā)展新形勢對農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化建設(shè)提出了更高要求。為進(jìn)一步發(fā)揮農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理效益，推動農(nóng)業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，各級農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門履職盡責(zé)、迎難而上，農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管工作特別是農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作取得了長足發(fā)展，同時基層農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門在業(yè)務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量與效率上也出現(xiàn)了一些不足和亟待解決的問題。

一、農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案按照保管方式分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。按照業(yè)務(wù)種類分為農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案和農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案。檔案具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“兩個規(guī)定、兩個規(guī)范”相關(guān)規(guī)定首存保管。內(nèi)蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)規(guī)范化提升建設(shè)工作，經(jīng)過十余年的努力全市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化水平長足發(fā)展，取得實(shí)績。目前呼倫貝爾市共有農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案14.98萬份，農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案13.13萬份。全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，信息化和規(guī)范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規(guī)范化水平不斷提高的同時，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作出現(xiàn)了很多新形勢、新變化，導(dǎo)致基層工作仍然存在著很多不足和困難。

二、存在問題和困難

1.業(yè)務(wù)檔案管理人員素養(yǎng)偏低、知識更新較慢

2018年新規(guī)定規(guī)范實(shí)施以來該市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)及檔案管理工作移交旗市區(qū)（縣級）農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業(yè)務(wù)人員兼職、檔案知識匱乏。加之原有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，檔案管理形式和內(nèi)容逐漸復(fù)雜，特別是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化平臺管理以來，很多原有檔案管理人員知識老化，不能有效掌握和推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，亟待知識更新和本領(lǐng)提高。

2.檔案管理設(shè)施不足、裝備落后

一、中學(xué)檔案管理工作中的問題

1.檔案管理方式和管理水平落后

目前階段，我國很多學(xué)校的檔案管理依然采取舊有的紙質(zhì)檔案管理方式，并沒有形成計算機(jī)電子檔案管理。這在檔案管理方式上就落后很多。另外，檔案管理對檔案材料的帥選、歸類、整理等方面的工作也很隨意，更不用說對檔案材料的有效利用。檔案管理方式和管理水平限制了我國檔案管理體系的改善和提高。

2.管理硬件設(shè)施不齊全

目前我國很多學(xué)校的檔案管理室通常都是一些廢棄材料的堆放室。檔案本身的紙質(zhì)、放置地方都缺乏通風(fēng)、干燥、防潮防霉等基礎(chǔ)存放條件，同時對檔案室的防火、防盜意識淡薄。這些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施落后也給檔案管理工作造成了一定的影響。

3.管理人員的工作責(zé)任意識不強(qiáng)

因為對檔案管理工作的不夠了解和不夠重視，目前我國一些中學(xué)學(xué)校并沒有設(shè)定專門的檔案管理崗位或相關(guān)職位，甚至一些檔案人員完全是學(xué)校臨時從教師隊伍中任意選取的。學(xué)校檔案管理隨意而為，有時只是為了應(yīng)付上級機(jī)關(guān)的檢查而臨時拼湊出一些檔案資料。同時，一些檔案管理人員自身缺乏檔案管理知識，缺乏專業(yè)的檔案管理能力，經(jīng)常造成檔案資料的不齊全、丟失、毀損等情況。